關于工程資料管理常見問題的討論

（中油（新疆）石油工程有限公司，烏魯木齊市，832000） 王曉斌

1 引言

近年來，隨著各級審批和驗收部門對工程資料形成、編制、整理、和組卷歸檔的管理更加規范，工程資料作為工程質量的重要體現，受到工程總包單位的重視。工程資料是整個建設項目從前期、開工、施工、竣工及驗收、備案全過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括在此過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。而工程資料的管理是一項十分復雜的工作，因為其中包含專業內容多、知識面廣，需要規范化的管理。尤其是在工程總包下專業分包工程資料管理，往往還存在諸多問題，造成管理工作相對混亂。如：不同的施工單位對新規范以及相關工藝的理解也有所不同，這樣就造成了施工項目資料存在較大的差異性影響。工序以及日期無法吻合，交叉施工處界面劃分不清，導致不同專業交叉作業處，容易出現資料漏項，那么就會造成資料管理難度的提升。現場施工人員、技術人員以及其他人員對資料重視程度不夠，所以無法保證資料質量。資料員技術水平層次不齊，產生資料質量不同、格式不統一等，資料歸檔的管理難度大。信息共享滯后，導致文件編碼出現重號、漏號。分包資料員對總包資料檢查有抵觸心理，資料格式不按總包統一要求，資料質量較差。針對上述問題，本文提供相應的解決途徑，為提升工程資料管理水平提供幫助。

2 解決工程資料管理問題的要求

2.1 角色分工，職責明確

按照工程籌建處，設置項目經理、文控負責，其中文控負責下設文控資料管理工程師、竣工資料管理工程師、分管工程負責人，形成自上而下的四級負責制（見圖1）。

工程籌建作為總體把控；項目經理負責日常的監督及審核；文控負責主要針對具體文件的審核、報批和計劃的初步審核；文控管理技術員負責公司編制資料整理、歸檔計劃的編制，檢查核定各部門的文檔及后期的匯總、組卷工作；竣工負資料管理技術員專門負責竣工資料的整理和協調、歸檔工作；分管工負責人則是對分管工作范圍內容的資料進行整理，歸檔、審核工作。

圖1 工程資料管理職責分工圖

2.2 編制工程資料，制定歸檔整理計劃

針對交叉施工處界面劃分不清，導致不同專業交叉作業處，容易出現資料漏項和現場施工人員、技術人員以及其他人員對資料管理混亂問題。需制定總計劃，編制相應的程序文件。例如根據工程總包合同的開工、竣工時間，由文控負責組織文控管理技術員編制項目資料整理、歸檔總計劃及程序文件。計劃及程序文件中需對以下內容進行規定：資料整理歸檔組織機構，整理、歸檔內容，執行標準，整理、歸檔工作完成時間，驗收及移交程序等。

2.3 資料歸檔，設標準立規范

符合性要求——項目整理歸檔資料必須與實際相符，真實反映項目的實際情況，確保項目資料的原始性、真實性和準確性，做到資料齊全、物圖相符、數據準確、字跡清楚、圖形規整、簽署手續完備；

及時性要求——項目經理應在與分包方簽訂分包合同時，在合同中明確分包工程的文件資料的移交套數、移交時間、質量要求及驗收標準等，工程完工后，分包方應及時將有關工程資料按合同約定移交，確保工程資料的及時歸檔。

分管工程負責制要求——工程進行施工進行分包的，由各分包方負責各自分包工程交工技術文件的收集、整理和編制，并按照業主提供的驗收標準進行資料的整理和歸檔，并提交文控負責審核、匯總。

類別要求——交付公司檔案室的資料應按公司檔案管理部門的要求內容進行整理歸檔。管理文件應按照工程開工過程及項目需要主要分為13個類別，詳見圖2 工程資料圖。其中對不需要歸檔入庫的文件和資料在籌建項目結束之后，制定臺賬，并經項目經理批準，按照檔案管理銷毀規定進行處理。

圖2 工程資料一覽表

格式要求，主要是規范統一工程資料文檔的分類、編號與格式管理，實現工程文檔管理的標準化。主要覆蓋管理性文件、溝通類文件、合同及協議類文件、技術類文件、其他類文件。其中以管理文件為例，其又可以分為策劃文件、管理規定、實施計劃、控制程序、進度計劃、方針、報告及對項目開展具有指導性的文件等。在項目策劃階段，文控負責就需要將文件編碼要求納入項目文檔管理，并對項目籌建處全體人員進行宣貫，確保項目文件編號代碼的統一性。通常采用較典型的文件編號代碼，文控負責可根據本項目情況進行調整或自定義，文件代碼可采取字母型或字母加數字型。

3 解決工程資料管理問題的措施

3.1 設置專管技術人員

做好資料的管理，必須具備一定的的專業知識，因為資料員的工作是一土建專業知識、化工等技術知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力。熟悉檔案工作法律、法規、政策、規定、標準；能看懂一般施工圖，能正確填寫各種施工記錄及竣工技術資料表格等。因此，讓專業的人干專業的事，事半功倍。

3.2 資料整理采取“三同時”

針對資料工序、日期不符合的問題，進行資料整理“三同時”——同時施工、同時收集、同時整理。參照安全工作“三同時”的要求，在工程推進過程中，要求工程資料和工程進度同步進行，工程資料必須按施工進度及時收集、整理。為此，資料員必須按時跟蹤施工資料及施工日志，及時做好各種原始記錄和臺賬，做到實事求是，符合實際。必要時，按照日節、周節、月節為節點，定期對資料進行整理總結和復查。這樣才能避免資料工序、日期不符的問題。作為總包單位，要按照專人及時跟進資料進度，督促資料完成情況，做好登記，發現資料漏項及時反饋分包單位資料管理人員。

3.3 制定工程資料日常管理規定

工程總包下的專業分包，工程資料是工程質量的體現，要達到對工程資料形成、編制、整理、和組卷歸檔的管理規范化要求，就必須建立日常管理制度，把工程資料的工作作為系統性的工作，按照專業、內容、進度等進行類別化、標準化要求，同時圍繞公司管理目標，項目管理責任制，明確各環節工程人員的分工和工作要點，嚴格劃分單位工程，責任到人。然后，嚴格執行公司管理制度，制度化討論會議，發揚團隊精神，利用頭腦風暴法，群策群力，討論解決工程資料中有關技術問題，交流管理經驗，避免單位工程出現重項、漏項、錯項，從而避免資料因單位工程問題導致資料錯誤。

3.4 制定總包單位統一編碼制度

組織分包單位技術人員及資料管理人員掌握編碼規則。資料編碼目錄作為內部資料印制手冊，人手一份，做好編號和分發工作，避免信息滯后導致文件編碼重號、漏號。

3.5 統一學習口徑，統一認識

針對溝通不暢，認識不一致的問題。由總包單位組織分包技術及管理人員、配合資料資料人員定期共同學習新技術、新規范，必要時增加學習頻次。避免對新技術、新規范的理解不同，導致工程資料混亂，對組卷產生困難。采取協商原則，由總包單位牽頭，建設單位、監理單位共同確定建筑新工藝工程分項、檢驗批的劃分原則及資料填寫格式。

3.6 制定計劃，督辦檢查落實

根據施工進度，利用甘特圖做好進度跟蹤，同時制定督辦督查表。由總包單位資料管理人員為督辦人，對資料和施工進度做好整體掌握和協調，及時檢查、審核分包單位資料。工程部資料員在工程施工過程中定期、不定期檢查（每月必檢一次）施工單位、監理單位的質量驗收和安全資料，及時檢查資料是否按國家質量/安全驗收規范、地方主管部門相關文件要求編制，與施工現場是否同步，原材料、試件等是否按規范留置、送檢，發現有缺漏的，列出缺漏清單，督促施工、監理單位及時補齊。 其中必須檢查的施工階段：項目開工前；基礎、主體等各分部工程驗收前；竣工驗收前二個月。確保合格一批報送一批。分包單位按照分包任務和分項內容報驗完成后整理、組卷歸檔，然后交付工程籌建全套資料。上述環節中，要求分包單位資料必須做到及時準確，工程籌建單位督促協助分包單位完成資料，按照績效管理進行適當激勵。在檢查資料同時做好資料的保護，列好資料目錄，避免資料傳遞時造成資料的丟失、破損，充分利用現代化技術手段，利用數字化管理平臺，對資料進行實時檢查/指導，避免資料頻繁傳遞造成破損或丟失。工程籌建單位要在合同中增加資料方面的相關要求，作為后期資料員管理的依據，對資料員要有懲罰措施。同時要有獎勵機制，避免資料員頻繁更換，頻繁更換資料員必然會導致資料的滯后，要有對資料員的約束機制，再沒有資料移交完全之前盡量避免更換資料員。

4 結論

工程資料管理是一項復雜系統性工作。文件、資料的收集、整理、歸檔是項目管理收尾的重中之重，要按照合同約定在規定時間內組織有關人員作好項目全部文件、資料的整理歸檔工作，對工程中項目管理要求較高。工程資料的管理可根據項目合同要求和具體項目特征，對項目資料整理、歸檔管理工作要求及內容進行必要的剪裁處理，通過制度規范編碼、檢查、審核分包單位資料的標準、定期督導手段，提升工程資料管理準確性和及時性，為高質量工程的完成提供支撐。