運行核電廠服務類合同變更管理優化嘗試

于俊波 謝贈華

摘要：合同變更管理是合同執行管理的重要環節，做好合同變更管理對企業成本管控、合同管理效率提升起到至關重要的作用。文章通過列舉運行核電廠近年服務類合同變更管理過程中遇到的一些問題，及獲得的良好實踐，旨在為進一步提升核電企業合同變更管理水平提供參考。

關鍵詞：合同變更; 成本管控;效率提升; 良好實踐

隨著核電企業由建設期轉生產運行階段，產生了大量的服務外包需求，這其中又有許多是長期需要外委的服務項目。伴隨著合同執行時間的推移、與不同供應商之間的管理磨合、國家對于相關方面政策的變化、核電企業管理方式的轉變等一系列因素導致合同執行期間出現了較多不可預計的變更，變更常伴隨著價格的調整，是合同雙方利益的焦點，每一次變更都會給核電廠采購制度建設、外委成本管控以及采購效率提升工作帶來挑戰。所以，如何優化合同變更管理，減少不合理的合同變更成為核電廠采購部門必須要予以解決的問題。

1 變更的主要情形及產生的原因

從實際結果統計，變更的主要情形有：

1.1 內容存在爭議，影響合同繼續執行;

1.2 按實結算類的合同，合同未到期，合同費用已執行完;

1.3 服務范圍/外委內容/技術要求發生變化;

1.4 邊界條件發生變化;

1.5 國家相關政策調整導致合同部分約定不適用。

原因分析：

通過解剖麻雀，從采購各環節依次分析，少部分的變更是因為一些客觀條件變化導致，大多數變更事項是由前期策劃不充分、文件編制不嚴謹、相關人員培訓溝通不到位、合同執行管理不及時、不到位造成。總之，合同變更與采購需求的編制和提報、與采購文件的編制及合同條款設置、與合同執行管理都息息相關。

2 針對上述原因所采取的應對措施

2.1 樹立全局意識

采購的任何一個環節出問題都將影響合同的簽訂質量，需求領域和采購領域專業跨度較大，采購過程中應該非常重視二者的緊密融合，以采購部門為主導，需求部門提供有效的輸入，需求端和采購端通過充分溝通、統一思想，即在每個項目外委工作啟動的初期就建立只有全局策劃好、互相緊密配合才能保障合同簽訂質量的共識。

2.2 重視采購需求提報的準確性和及時性，重視技術文件的編制質量。

為保證采購工作的順利執行，提高采購管理的計劃性、合理性和科學性，由采購部門牽頭，每年下半年組織公司各需求部門編制下一年度采購計劃清單，采購需求計劃的編制應充分考慮項目進度、采購周期等因素;同時各需求部門需按照年度采購計劃要求，及時辦理立項申請，確保采購需求申請的按時啟動，以便采購部門按照采購計劃要求的采購周期，合理安排采購任務，及時完成項目采購。避免因采購周期壓縮而導致采購過程把控的質量下降。

采購部門編制技術規格書模板及注意事項，提供需求部門參照編制詳細的技術需求，采購員同步參與技術需求文件的審核，從商務視角提出建議，以此提高技術文件表達的清晰度，避免理解歧義而給合同執行階段埋下隱患。

2.3 提升采購文件、合同文本編制質量

為了降低人因失誤影響、有效利用經驗反饋成果、便于提高整體采購效率，采購部門牽頭建立了標準化文件庫。通過做好頂層設計，避免出現因個別采購人員經驗不足而導致的文件編制質量較差，進而影響合同簽訂質量。另外，標準化還是一個過程，制定、執行、和不斷完善標準的過程，注重吸收合同過程管理工作中積累的經驗，定期要對文件進行修改和補充。例如在合同條款中明確稅率及法定稅率發生變化時稅金的實際計算方式、暫定總價合同中預留一部分暫列金并明確使用方式、暫定總價合同約定以合同到期時間和費用執行完畢先到者為合同結束時間等措施均獲得了較好的實踐。

2.4 加強合同執行管理

將合同執行管理提升作為重點工作推動，合同履行期間，項目管理處室負責監督、跟蹤和組織合同的具體執行。如供應商不履行合同或不適當履行合同，項目管理處室應收集證據并及時采取措施。必要時，采購部門應負責與供應商及時交涉。

采購部門牽頭建立服務合同交底制度，并形成記錄。合同交底范圍一般應包括明確雙方合同/項目管理處室和聯絡協調機制、進度管理要求、技術管理要求、質量控制和驗收管理要求、安全管理要求，以及合同考核管理、質保管理、人員資質和授權管理、文件管理、應急響應、服務人員入場和離廠管理等方面要求等，以及相關合同項目的經驗反饋，包括需要關注的技術難點、易產生的問題、預防措施等。

建立合同費用預警機制，對暫定價合同支付費用與合同執行進度比例偏差過大的項目進行管控。如合同執行費用與合同執行進度同比例偏差過大，采購部門視偏差比例向項目管理部門簽發《合同費用控制聯系單》或《暫停新增工作委托通知單》，提醒項目管理部門和供應商關注項目費用。

2.5 完善對應制度，引入考核機制

為了保障采購計劃的準確性和及時性，建立采購計劃考核機制，對各需求處室年度采購計劃執行情況進行考核。為了強調合同變更的必要性和合理性，建立了合同變更管理制度。正常情況下，需先完成合同變更，才能執行變更項目。重大合同變更或第二次及以后需繼續進行合同變更的提高審批權限。

3 通過以上措施所達到的效果

通過以上措施，近一年來筆者所在電廠基本沒有出現先實施后變更的情形，項目管理人員、供應商在執行合同過程中能夠經常主動查閱合同文件規定，遇到不確定如何解決的問題能夠及時與采購人員溝通、交換意見。服務類合同變更的次數明顯減少、變更理由也愈加合理，達到了預期的目標。

4 結語

在履行服務類合同的過程中，合同變更是常見的。合同變更也并不都是壞事，合同變更主要就是為了更好地實現合同的預期目的。若要減少不合理的、對委托方不利的變更，除了制度上約束外，采購人員要做到全局策劃，前期文件的編制要與項目后期執行相呼應。要十分重視人的不確定因素，采購鏈條上任何一個環節出現了嚴重的問題都可能導致合同不必要的變更，所以要通過定期培訓、日常管理過程中的實踐交流等方式，不斷提高相關人員的管理水平和管理意識。擁有不斷完善的管理制度、豐富管理經驗的人才隊伍以及良好的經驗反饋機制，運行核電廠的服務類合同變更管理工作就能長期得到有效提升。