醫院文書檔案管理現狀及改進措施

沈琪

【摘要】從目前形勢來看，大多數醫院的文書檔案管理工作存在領導不重視、管理人員素養較差、制度不完善等問題。為適應目前醫院發展，本文基于醫院文書檔案管理工作存在的問題及其具體解決措施展開分析，提出加強規章制度、加強人員素養提高、加大資源投入等措施，切實發揮文書檔案管理工作的社會效用。

【關鍵詞】醫院;文書檔案管理;改進措施

醫院部門的文書檔案主要由各類公文轉換而成，文書檔案管理工作是各級公文分類以及醫院重大事件、重要活動、原始數據收集等各類工作，是檔案管理體系中的一大重要組成部分，是醫院管理過程中的一大有效見證和有效憑證。隨著醫院的不斷發展，各類文書管理工作在醫院管理中發揮著越來越重要的作用，其管理質量體現了整體管理過程中的一大基礎水平。為此，如何在科學有效管理過程中做好醫院文書檔案，決定著后期醫院的整體管理水平，能夠促使整體部門得到有效提升。

一、當前醫院文書檔案管理狀況

（一）缺乏領導重視，管理人員意識淡薄。從目前總體形勢來看，大多數醫院領導認為醫院只要做好醫療，在教學、科研工作方面做好，就能夠推動醫院獲得經濟效益。個別領導有這樣的看法——醫院文書檔案管理的質量不會影響后期醫院的整體發展。為此，他們在檔案收集和管理方面也并沒有投入過多的人力、物力，個別領導認為，整理工作增加投入是浪費。為此，目前醫院對于文書管理的工作總體投入經費較低，整體設備較為陳舊，各類信息化無法得到正常普及，這一系列問題都嚴重影響了文書檔案管理的現代化過程。個別領導對于整體文書檔案管理并不重視，各管理人員也未從根本上了解自我責任，他們在檔案管理方面缺乏意識，無法認識到其相關的法律知識，認為檔案管理就是簡單地把各類資料進行收集、管理、保存，認為這樣一份工作是任何人就能夠擔任的，沒有太大的技術含量。

（二）人員綜合素養不高。醫院內部的檔案管理工作除了沒有得到足夠重視之外，由于院辦工作人員經常要進行一系列較為繁雜的手術或者日常工作，為此，他們根本沒有時間停下來靜心思考該如何做好文書管理工作。在一年一度的積累過程中，各類文件材料問題只會越積越多，這類不能夠按時完成整理、歸檔的材料會逐漸積壓。同時，從醫院任職來看，部分檔案管理人員并沒有專業的職業素養，他們不是專業出身，學歷水平較低，相關知識匱乏，或者根本不了解有關檔案管理的專業知識，不具備能夠從事文書檔案工作的基本素質，這影響了整體文書檔案管理工作進行的具體效率與質量。醫院很少提供相關機會給文書檔案管理工作進行培訓或者進修，即使擁有著相當才能的人員來到醫院，他們在繁瑣的工作與日復一日的重復過程中也會喪失工作自信，這一文書檔案管理人員在觀念上會慢慢趨于陳舊，他們會停留在過去的管理經驗過程中，他們的法律意識十分淡薄，不能夠在新形勢發展之下順應時代挑戰。由于缺乏相應的激勵機制，為此，大多數文書檔案管理人員的工作熱情不是太高，他們在工作中無法提起信心，缺乏一定的責任心，這很有可能會導致管理過程中的文書檔案內容缺少、裝訂混亂、分類不規范等問題。

（三）文書檔案管理制度不健全。雖說隨著目前的時代發展，大多數醫院都在自我管理過程中建立了一套非常完全的醫療管理制度。但是，他們在檔案管理方面的制度卻仍然處于一種基礎階段，一些醫院甚至根本都沒有健全的檔案管理制度，無法了解各文書檔案管理部門的具體流程，缺乏一定的考核機制，沒有形成相對應的文書檔案管理體系。醫院缺乏相應的責任制度，缺乏日常工作機制，這使得整體檔案管理工作逐漸混亂，甚至進入三無狀態，檔案管理工作無法科學有效進行，這嚴重影響了整體文書的完整性，降低了文書檔案的使用價值。在實踐操作過程中，具體表現為各部門之間缺乏協調，遇到問題時相互推諉，部分有價值的材料得不到統一使用，在收集方面流失嚴重，這給整體醫院文化財產帶來了損失。部分人員在工作中缺乏相應的保密機制，造成外漏，這一系列問題都是如今醫院在文書管理方面遇到的。

（四）管理方式落后。近幾年來，隨著科學技術的不斷發展，信息化應用于醫院的各項工作管理過程中。但是，在文書檔案管理方面，部分醫院人員仍然采用十分老舊的方式，將各種文書進行整理、立卷，雖說這樣的方案在過去取得了十分不錯的成果，但是現在，此種方案卻往往趨于一種老舊，具體操作流程過于復雜，無法給服務者提供一種快捷的服務體會。

二、具體改進措施

（一）大力宣傳，提高工作人員的檔案管理認知。醫院相關管理部門應理解檔案管理是整個醫院管理進行的一大重要組成部分。為此，相關領導必須了解自我責任，提高重視，只有對檔案管理足夠重視，后期的檔案管理才能夠有效運行。相關部門需宣傳文書檔案管理工作，使醫院領導能夠提升對于整體檔案管理的具體重視，得到領導的認同。及時將文書檔案管理狀態更新，依據相關法律、法規將其傳遞給領導，做好檔案服務管理工作的升級，為領導提供實時服務，整理相關部門資料，為領導提供檔案利用信息，讓領導逐漸認識檔案管理工作的重要性。醫院管理者還要通過各類培訓機制加強專業人員的職業本領，組織相應的業務講座，提高全體醫院工作人員對于文書檔案管理工作的具體認識，增強他們的法律觀念，使各部門都能夠認識到文書檔案的重要性，在自身參與過程中維護文書檔案管理的運行。

（二）加強訓練，提高文書檔案管理人員素質。在新時代，醫院文書檔案管理現代化發展要求檔案管理人員掌握相應的專業技能，熟悉各類計算機知識，應用法律知識等。同時，他們還要具有較高的服務意識。為此，醫院必須做出實時調整，建立一支專業化的管理人員建設隊伍，提高管理人員的整體職業技能，讓管理人員在自我發展過程中完成提升。例如，平常醫院可鼓勵各文書檔案管理人員積極參加專業學歷教育，提升自我學歷與專業水平，并提供他們外出進修的機會，了解各檔案管理工作的最新發展情況，以理論知識充實自我，拓展自我知識面，順應目前的文書檔案管理挑戰，在滿足現代化需求的同時，通過錄用專業管理畢業生來提高文書檔案管理隊伍的素質，優化醫院文書檔案管理人才結構，打造一支更高素質，精通業務，能夠為醫院后期發展奠基的管理隊伍。

（三）強化服務，提高檔案人員工作效率。管理人員需了解自我責任，關注各類國家大事，積極開展檔案管理工作，以良好的服務意識去對待利用者，具備高度的責任心，將以往的被動收集材料變為主動服務，在工作過程中堅守原則，按照規則來辦事，具備完全的服務與奉獻精神，注重改革，在服務中提高自我工作效率，在服務中樹立自我良好形象。

（四）更新觀念，利用文書檔案資源。醫院進行檔案管理的最終目的是使各類檔案得到有效利用。為此，各醫院必須樹立相關的服務意識，在多途徑、多渠道的開發資源過程中使整體醫院檔案得到有效整理、分類。當然，管理人員也要提高自我認識，在全方位的利用檔案過程中，對部分有價值的檔案進行深層加工，將其演變成醫院發展重要的文化資料。另外，在多方開發過程中，要讓檔案信息資源順應目前發展挑戰，提高檔案在醫院管理過程中的地位，促進醫院的可持續化發展。

三、結語

醫院文書檔案管理工作是目前醫院工作的一大重點，見證了整體醫院發展的歷程，是醫院發展過程中的一筆重要財富。為此，做好檔案管理工作是每一位管理人員的職責，為適應目前的現代化挑戰，醫院也必須加強整體文書檔案管理工作的軟硬件建設，建立完善措施，提升服務意識，讓文書管理工作提升社會效應。

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