供銷社人事檔案管理問題與對策探討

楊樹立

【摘要】近年來，伴隨著社會進步及經濟發展，供銷社人事檔案管理水平日趨成熟，社會對供銷社人事檔案管理的要求也更為嚴格。人事檔案管理作為供銷社日常工作的主要組成部分，其管理水平高低與內部人才配置合理性間存在著密切聯系。一旦忽略人事檔案管理則可能影響其人員崗位結構，造成不可預估性損失。本文以供銷社人事檔案管理為切入點，分析現存問題，提出管理對策，旨在為相關從業人員提供更多的實踐經驗。

【關鍵詞】供銷社;人事檔案管理;問題;對策

自進入21世紀以來，在社會經濟穩健發展的大背景下，我國供銷社人事檔案管理水平趨向成熟，社會對于供銷社人事檔案管理提出全新的要求及標準。從供銷社角度來看，人事檔案是單位中所有工作人員基本信息的重要載體，真實記錄所有工作人員的儲備能力，占據著單位人員調整及工作分配極其重要的地位及作用。同時，供銷社所有工作均圍繞客戶開展，并且各項工作開展無法脫離工作人員的支持，說明做好供銷社人事檔案管理工作具有重要作用。受社會環境持續改變的影響，供銷社日常管理工作內容發生了較大的改變，而如何主動迎合時代發展潮流，調整人事檔案管理模式，得到越來越多從業人員的關注及重視。鑒于此，本文針對“供銷社人事檔案管理問題及對策”進行分析研究，具有重要的意義。

一、供銷社人事檔案管理的現存問題分析

（一）管理意識淡薄。目前我國供銷社人事檔案管理普遍存在認識層面誤區，錯誤認為人事檔案管理工作無法為單位創造更多的經濟效益，其工作內容可有可無，同時部分管理人員對檔案科學管理的方法規范不能清晰認識。并且，部分供銷社管理人員自身人事檔案管理安全意識相對淡薄，以不注重檔案積累及保護為集中體現，尤其是表格填寫過于隨意，造成人事檔案資料中出生年月及參加工作時間出現前后不一致的問題。此外，與其他管理工作相比，人事檔案管理工作具有機密性、政策性及專業性強等鮮明特點。同時，受人事檔案管理往往需要交由專業人員全權負責的影響，其存放區域相對獨立，一旦供銷社自身辦公用房無法得到保證，則直接影響總體管理效果。相較于其他事業單位，供銷社人事檔案管理設備配置過于簡陋，極個別供銷社檔案存放室始終與人事辦公室合用。此外，部分供銷社人事檔案往往交由人事相關人員進行監督管理，造成其檔案管理專業性遠遠不足的問題，無法從根源上認識到材料歸檔及信息收集的必要性及重要性，而檔案管理人員自身身兼多職，不僅難以保證自身精力完全投入到工作，而且還會影響歸檔整理的及時性。

（二）管理制度不全。即便供銷社基本形成完整的人事檔案管理規章制度，但是僅僅停留于檔案整理、檔案收集及檔案管理等基礎工作環節階段，尚未靈活運用現代化及信息化技術手段，造成其檔案管理理念及管理模式遠遠滯后。從管理流程角度來看，人事檔案材料收集、整理、鑒別、歸檔、查閱及更新等環節的工作效率低下，而其管理工作效率低下問題的產生原因相對復雜，與計算機及檔案管理軟件購買更新速度緩慢存在密切聯系。一旦缺乏專業的計算機則造成檔案管理人員僅僅停留于手工檢索及編輯的階段，造成檔案歸檔及利用率遠遠不足，甚至可能造成檔案裝訂不夠及時，無法全面整理流動性檔案，導致檔案信息混淆的問題。

（三）檔案利用不足。現階段我國供銷社人事檔案利用水平相對較低，無法充分發揮其真正價值及作用。供銷社人事檔案管理中收集、鑒別、整理及保管等環節均應以向受眾提供全面檔案信息資料為核心目標，尚未在真正意義上做到服務于供銷社人員調動等人事方面工作，為干部人事決策提供強有力的支持。同時，與其他管理工作相比，人事檔案管理廣泛存在“輕利用、重保密”的問題，其檔案資源及服務開發的意識遠遠不足。即便開展檔案利用，但是其利用范圍僅僅停留于內容查閱的范圍，例如：工資、職稱、簡歷及自然情況等，一旦其利用方式過于單一則造成檔案開發利用工作始終停留于被動服務階段。

二、供銷社人事檔案管理問題的解決對策分析

人力資源信息具備準確性、完整性及原始性等鮮明特點，而如何保證信息來源準確可靠，完全服務于供銷社日常工作，得到越來越多從業人員的關注及重視。由此可見，搭建高效的人力資源信息化管理系統，不僅能實現供銷社人事檔案信息化管理的目標，更大大提高了人力資源信息收集工作效率，確保人事檔案信息利用效果。

（一）組織崗位培訓。一般說來，供銷社人事檔案管理工作水平高低與自身重視程度及檔案管理人員綜合素質水平間存在著密切聯系。因此在實際管理的過程中，相關供銷社秉持實事求是的工作原則，持續擴大檔案管理相關法律法規的宣傳力度，幫助管理人員從根源上認識到開展檔案管理工作的必要性及重要性，糾正其認知，并且加大對于人事檔案管理的重視程度，積極建設專業化管理團隊，盡量納入日常議事日程，通過組建檔案管理領導小組等方法進行定期督促、指導及檢查等方面工作，便于及時發現及徹底解決檔案管理的現存問題，保證人事檔案管理工作有序開展。同時，為了向人事檔案管理提供物力財力人力的支持，供銷社必須嚴格要求檔案管理人員的準入標準，例如：要求檔案管理人員具備很強的責任心，保證作風正派等。同時，需要做好人事檔案管理人才的教育培養工作，定期或不定期組織檔案管理專業化培訓活動，幫助管理人員及時更新及全面掌握最新的理論知識及管理技術手段，有助于糾正其人事檔案管理的錯誤認知，樹立管理人員強烈的工作責任感及責任心，進一步提高檔案管理的總體技術水平。此外，鼓勵人事檔案管理人員主動學習，持續提升自身綜合素質水平及專業工作能力，真正意義上完成本職工作任務。

（二）健全管理機制。在實際管理的過程中，供銷社應立足于自身人事檔案管理工作的具體情況，不斷健全人事檔案管理工作機制，例如：明確人事檔案管理相關實施細則，詳細落實其具體管理流程，并且積極引進人事檔案計算機輔助管理機制，規范檔案材料收集、整理及歸檔的管理流程，尤其是檔案轉出及轉進等環節，預防出現虛假材料入檔的情況。同時，細化人事檔案案卷整理工作內容，突出人事檔案案卷整理工作的完整性、全面性及科學性，搭建具有供銷社特色的人事檔案管理模式，真正意義上做到檔案收集及時收集完整，消除影響檔案鑒別質量的風險因素。

（三）形成業務檔案。在實際管理的過程中，供銷社應盡早形成獨具特色的專業化技術人員業務檔案，實現高效管理專業技術人員的目標，對于干部選拔任用及職稱晉升等方面占據著極其重要的地位及作用。同時，供銷社專業技術人員業務檔案內容相對復雜，包括基礎材料、專業技術資格任職材料及供銷社專業技術成果材料，例如：以基礎材料為例可細分為個人基本情況材料、學歷學位證明、繼續教育及專業技術進修證明、個人專業技術工作總結及脫離原單位參與借調、掛職及培訓等工作經歷證明。由此可見，建立具有供銷社特色的專業化技術人員業務檔案能完全服務于人事檔案管理工作，大大提高供銷社行政管理及業務開展的效率。

三、結語

通過本文探究，認識到供銷社所有工作均圍繞客戶開展，并且各項工作開展無法脫離工作人員的支持，說明做好供銷社人事檔案管理工作具有顯著作用。因此，相關供銷社應秉持具體問題具體分析的工作原則，加大對于人事檔案管理的重視程度，全面分析人事檔案管理的現存問題，以樹立內部管理意識為前提條件，采取相應的解決措施，搭建以人力資源信息為主題的信息管理模型，充分發揮管理模型的作用，為促進我國供銷社人事檔案管理水平進一步提高提供強有力的支持。

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