ASP.NET下的電子文件檢索管理系統設計與實現
——以遼寧民族師范高等專科學校為例

徐健輝

(遼寧民族師范高等專科學校民族文化與職業教育系，遼寧沈陽110032)

0 引言

文件管理在高等院校中是一項非常重要的基礎工作.傳統的文件管理方式存在著一定的弊端.第一，存在文件泄露的風險.文檔管理的文件柜，一般都在固定房間里共用，環境不穩定，如果有不同身份的人群出入，則數據安全存在著極大隱患[1]；第二，重復電子掃描.以往的查閱方式都是通過記錄本登記，然后以目錄檢索的方式找到對應的文件柜進行文獻查找，找到紙質版文獻后再經過掃描儀等形式錄入到電腦中，進行電子文檔的傳閱.每次都需以手工方式進行操作，非常不方便[2].第三，不便于追蹤文件版本的記錄.一份文件最終下發之前，都是以試行的方式進行傳閱和審核，需要不斷對發文進行修改和校訂，所以會產生不同版本的文件，如果沒有電子文件檢索管理系統則不便于追蹤這個文件的版本更新記錄.

C#語言是一種面向對象的語言，利用.NET框架編寫程序可以快速地在多平臺的操作系統上運行，因此，本文以遼寧民族師范高等專科學校為例，設計了一套基于ASP.NET下的電子文件檢索管理系統.通過使用電子文檔管理的方式，由于服務器端有電腦硬件防火墻的保護，并且采取了分級和權限控制，減少了數據泄露的風險.同時，計算機技術的應用解決了傳統文件管理模式所帶來的弊端，提高了文件管理工作質量[3].

1 電子文件檢索管理系統模塊功能

此系統分為六個功能模塊，包括權限管理、文檔管理、在線預覽文檔、文檔檢索、文檔庫模板、系統管理等.主要模塊功能如下：

1.1 權限管理

系統默認一個超級管理員，能對所有部門進行添加、分類移除,可以進行系統內部群組劃分，使每個群組之間只能看到群內的內容[4].可以進行用戶角色權限配置，分配用戶的角色以及文檔搜索的權限等.

1.2 文檔管理

(1)文檔上傳.系統可以上傳pdf、doc、ppt、xls、jpg等格式的文檔類型，并且支持斷點續傳.根據上傳用戶所在的分組，普通用戶只能在本組內進行顯示和搜索.

(2)刪除文檔.管理員可以刪除所有成員上傳的文檔，對其進行作廢處理.當把文檔狀態修改為作廢后，該文檔不再顯示.

(3)修改電子文件的保存期限.由于文件存在時效性，管理員可以通過文檔管理對其有效時間進行設置.當超過文檔有效時間后，普通用戶在搜索頁面查看不到該文檔，從而節省查詢的時間.

1.3 在線預覽文檔

采用電子文件的管理方式進行管理，系統會記錄下更新版本的痕跡和記錄，可以追蹤和追溯此文件或條款是經過什么樣的流程產生的正式文件.由于很多版本的文件名字都是類似的，可以通過在線預覽的方式進行預覽，確定是否在查閱文件后進行下載，省去了逐個下載后進行確認的時間.

1.4 文檔檢索

電子文件可以通過用戶上傳文件時設定的多維度的關鍵字進行查詢，如上傳時間、文件類型、上傳用戶、上傳類型、部門等，可以快速定位，方便用戶快速獲取相關文檔.

1.5 文檔庫模板

利用文檔庫模板可以在線下載學校內部常用的發文和收文的文件，并對其進行快速修改，進行文檔處理和操作，極大地方便了用戶.

1.6 系統管理

超級管理員通過后臺進行登錄后，可以進行系統設置，如修改用戶密碼、重置密碼、系統的顏色配置、系統字體大小的配置、系統站點的配置、系統的備份路徑、系統的開放時間等.

2 設計管理系統使用的開發工具和技術

本系統采用了MVC模式和ADO.NET框架，后臺開發語言為C#開發語言，利用Visual studio 2010集成工具，同時前臺使用了JavaScript腳本，數據庫采用的是SQL Server 2008 R2.

2.1 MVC模式

MVC模式是一種軟件架構模式，它強制性地使應用程序的輸入、處理和輸出分開.MVC應用程序分為三個核心部件：模型、視圖、控制器，它們各自處理自己的任務.MVC模式使開發和維護用戶接口的技術含量降低，使開發時間得到相當大的縮減，提高開發效率.

2.2 ADO.NET框架

ADO.NET框架具有內置的XML支持，可以與其數據以獨立的方式存在，并且提供了一組接口來實現自定義.NET 程序，以滿足特定的數據訪問需求，可以更輕松地維護系統.

2.3 C#開發語言

C#是微軟公司發布的一種由C和C++衍生出來的面向對象的編程語言、運行于.NET Framework和.NET Core(完全開源，跨平臺)之上的高級程序設計語言.它在繼承C和C++強大功能的同時，去掉了一些它們所具有的復雜特性(例如沒有宏以及不允許多重繼承).C#綜合了VB簡單的可視化操作和C++的高運行效率，因其強大的操作能力、優雅的語法風格、創新的語言特性和便捷的面向組件編程的支持，成為.NET開發的首選語言[4].

2.4 Visual Studio 2010集成工具

本系統開發采用的是ASP.NET環境下的Visual Studio 2010集成工具，這個開發工具可支持開發面向Windows 7的應用程序，除了.NET Framework的本地代碼并行擴展以及并行模式庫(Parallel Patterns Library)，Visual Studio 2010還包含了用于調試并行程序的工具，可以快速地構建中小規模的系統，具有生命周期短等優勢[5].

2.5 JavaScript腳本語言

JavaScript(簡稱“JS”) 是一種具有函數優先的輕量級、解釋型或即時編譯型的高級編程語言.它雖然是作為開發Web頁面的腳本語言而出名的，但是也被用到了很多非瀏覽器環境中，JavaScript 是基于原型編程、多范式的動態腳本語言，并且支持面向對象、命令式和聲明式(如函數式編程)編程風格[6].

2.6 SQL Server 2008 R2數據庫

通過使用關系型數據庫SQL Server 2008 R2，提高了可管理性，強化了商業智能及數據倉庫，為最苛刻的工作負荷提供了更有力的支持，為應用程序和數據中心的服務器提供更有效率的管理.

3 電子文件檢索管理系統的整體流程和存儲設計

3.1 系統的整體流程

系統分為管理員用戶和普通用戶，其中管理員用戶又分為超級管理員和普通管理員.

登錄系統時根據工號所對應的角色標簽屬性進行區分，進入不同的界面.當超級管理員角色判定為真時，可以運行管理員設置、功能設置、文檔的維護與上傳和版本查詢等功能.當角色為普通管理員時，只具備查詢的功能.系統的流程如圖1所示.

3.2 存儲設計

本系統基于瀏覽器模式，支持PC端、IOS客戶端、Android客戶端.瀏覽器智能終端可以通過HTTP協議訪問服務器.服務器通過中間件處理成存儲服務器和數據庫服務器，并分別進行靜態備份，即使因為意外因素導致數據丟失，也可以從備份服務器上重新獲取，保障數據的完整性和降低由于數據丟失帶來的風險，存儲設計流程如圖2所示.

4 電子文件檢索管理系統的實現

4.1 后臺管理登錄

管理員通過后臺進行管理登錄.管理員需要輸入正確的用戶名、密碼登錄后方可進行操作.操作界面如圖3所示.

4.2 首頁檢索

在網址欄中輸入網站地址后就會自動進入到首頁檢索頁面，在這里會根據文檔上傳的時間進行降序排列，最近上傳的會顯示在最上面，頁面上將會按照編號、文檔名字、上傳人、文件來源、上傳時間等維度展現.每頁顯示20個文檔，通過“下一頁”標簽換頁.如圖4所示.

4.3 搜索設置

進入到檢索頁后，可以通過多個維度進行搜索，如文檔名稱、作者名、文檔關鍵字、文檔來源、備注、文件類型、更新時間等，并且匹配模式支持模糊和精確搜索，如圖5所示.

4.4 用戶管理

超級管理員用戶可以進行增、刪、改、查的操作，可以新增普通管理員的角色和重置普通用戶的密碼等，普通用戶只能修改自己的密碼，如圖6所示.

4.5 上傳模塊

當用戶想要把平時常用的模板文件上傳到系統時，可以對文件建立多維度的標簽，如文檔標題、文檔作者、文檔來源、文檔關鍵字、文檔類型、工作屬性、文件路徑、文件大小、文檔上傳時間及預留的五個可以修改的字段.文檔標題是用戶上傳文件時對該文件標題所進行的書寫，文檔作者默認為用戶本身，文檔來源來自發文單位，文檔分為發文和收文兩個類型，工作屬性分為校內和校外.通過這些維度的字段標簽，用戶可以搜索子字段，大大減輕了文件管理工作人員的壓力，減少了時間成本及人力成本.上傳模塊界面如圖7所示.

5 結語

紙質版文件和圖紙化檔案模式還會在高校內存在很長時間，但不可否認的是，電子化、信息化管理在文件管理模式里占據著越來越重要的地位.目前，文中設計的電子文件檢索管理系統經過一學期的試運行，取得了良好的效果，它使得工作人員可以方便快捷地找到想要的檔案和文件，統計特定的資料，提高了文件查詢、管理效率，也實現了網上的歸檔、查詢、瀏覽、下載利用等功能，減少了重復勞動，提高了辦公效率.當前，電子歸檔工作還處在探索階段，還需要進一步完善，未來紙質版文件與電子文件雙軌制管理模式將成為主流的管理模式.