淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作

沙尼亞·布爾鐵拜

摘 要：在信息化社會發展和進步之中，對于傳統行業工作模式而言，也受到信息化技術的影響，從而在積極轉變之中尋求新的突破點。對于辦公室檔案文書管理工作而言，也同樣面臨著信息化時代的轉變趨勢。因此如何合理化運用信息化技術提升辦公室檔案文書管理工作水平，增強管理工作效果，是當下辦公室日常管理工作的研究主要問題之一。所以在信息化時代之下，應深入挖掘信息時代的優勢，充分發揮信息技術特點，結合辦公室檔案文書管理內容要求，來達到強強聯合增強管理工作的有效性。本文主要分析研究在辦公室檔案文書管理工作中，工管理工作的主要特征有哪些？進而提出借助信息化技術增強檔案文書管理工作信息化水平，提升管理工作有效性。

關鍵詞：辦公室;檔案文書;管理工作

辦公室作為一個管理機構最主要的部門，也是最主要的管理組成部分，在其中扮演著重要的角色，是上下級部門溝通的主要核心所在，也是處理各類事件的核心部門。所以對于辦公室檔案文書管理工作而言，在信息化社會發展之中，其管理要求也逐漸提升。因此為了更好的開展管理工作，增強管理水平，需要借助信息化技術有效提升管理工作效率，并增強辦公室檔案文書管理工作科學性與有效性。

1 辦公室檔案文書管理工作特點分析

1.1 資料的收集與保存

在辦公室檔案文書管理工作中，最為重要的便是對于檔案資料的收集與保存，畢竟檔案資料的真實記載能夠為后來者提供諸多便利，能夠尋找到諸多答案，但是在傳統辦公室檔案文書管理工作中所采取的儲存方式往往以紙質為主，通過紙質來記載時間內所發生的事件人物變遷等等，但是雖然紙質的載體能夠有效的記錄相關內容，但其存儲性較差，極易發生存儲失效情況，使得保險公司檔案文書管理工作出現了諸多問題。而，辦公室檔案文書管理工作的特點，便是資料收集、保存、整理和分類，以此提升資料收集和查閱效率。

1.2 檔案文書應用于文書工作

在辦公室檔案文書管理工作中，其主要內容也包括對于相關文書內容的收集登記和承辦，這也是檔案文書管理工作的后期內容，所以通過文書工作方式能夠有效的對收集分類、存儲保管文件進行相關的管理，在很大程度上直接影響了辦公室檔案文書管理工作效率和工作水平。

2 淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作

2.1 制定制度，提升水平

文書檔案管理是一個單位管理工作的重要組成。單位領導除了思想上要給予高度重視之外，還要不斷引導完善充實檔案管理制度，配置好檔案管理所需要的硬件設施，并要求對單位的檔案文書管理制度切實落到實處，從而促進單位檔案文書管理不斷邁上新臺階，使檔案文書管理工作更加規范和科學，真正提高檔案文書管理的水平和質量。此外，要持續提高檔案管理工作的規范化、現代化水平，建立一支業務素質高、細心細致、對事業高度負責的從業人員隊伍，為他們盡可能提供較好的環境和工作條件，使他們沒有后顧之憂，全身心投入檔案文書管理工作中。此外，要真正引導相關人員從內心深處樹立做好檔案文書工作的責任意識，發揚實干精神，悉心做好文書資料的收集、完善和歸檔工作，統一有序保管，從而為高效查檔閱檔提供便利。

2.2 檔案文書管理系統的建立

第一，在信息化技術投入運用之中，辦公室檔案文書管理工作應專門制定相關組織部門，通過對前期資料的合理化收集，來保證每一個環節都有責任人來負責，以利于對整個文件管理工作系統的科學化形成，為查閱者帶來諸多的便利，提升查閱效率。

第二，在檔案文書管理信息化系統構建之中，應將管理程序進行合理化排序，以此確保管理流程得到一個順暢性的發展，使得管理環節更加細致。

第三，在構建檔案文書管理信息化系統之中，要嚴格按照信息化技術發展標準與規定，對信息化系統進行審核和驗證，以此避免出現濫用信息化系統的情況，保證整個辦公室檔案文書管理信息化系統得以正常運行，使得管理權限得到統一協調。

2.3 提升檔案文書資料的收集能力

第一，通過信息化技術的引入，能夠有效的在辦公室檔案文書管理工作中增強資料的收集能力，并按照一定規統的規范和格式來進行分層次的歸檔與分類，使得檔案的分類清晰明了。

第二，應有效的進行相關程序的開發，以確保文書收發效率得到提升。

第三，應有效在檔案文書管理工作中進行相應編號的設計，以確保信息化系統中各個編號完整，使得相關檔案資料入庫信息得到保障。

總之，在辦公室檔案文書管理工作中，對于管理內容的優化與創新是彰顯信息化時代發展趨勢的主要途徑，也是有效結合信息化技術開展相關管理工作優化的主要核心所在。因此在信息化時代之中，借助信息技術強化管理工作內容和模式，將極大化提升辦公室檔案整合與分析能力，強化管理歸檔和整理工作效果，以此為社會發展提供更為巨大的幫助。

參考文獻

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