論新形式下企業檔案管理存在的問題和解決方法

杜亞利

摘 要：隨著時代的進步和市場經濟的不斷深入，企業檔案管理工作也有了新的變化。一些陳舊的管理模式已適應不了企業的飛速發展，找到行之有效的解決方法成為檔案管理人員的當務之急。

關鍵詞：新形式;檔案管理;解決方法

隨著社會的發展、時代的進步和市場經濟的不斷深入，企業檔案管理工作也有了新的變化。一些陳舊的管理模式已適應不了企業的飛速發展，出現的問題越來越突出，如何妥善解決好檔案工作中的這些矛盾，成為我們企業檔案管理工作的當務之急。

1 企業檔案主管領導重視力度不夠

存在問題：企業檔案是企業重要的信息資源，同時也是企業工作的重要組成部分。隨著社會的不斷發展，企業對各項工作的資金投入也隨著增大，而檔案工作也應從檔案管理人員素質、軟件硬件建設等方面加大資金投入力度，以適應企業的高速發展。但部分企業主管領導因認識不足，檔案意識淡薄，對檔案工作缺乏重視。大部分主管領導雖然分管檔案工作，但卻并非檔案專業管理人員，不懂專業，不了解檔案管理的重要性，只單純從管理的角度進行例行安排，逐漸就會發展成為“分而不管”的局面，企業檔案工作因主管領導的不作為，極易導致基層檔案管理人員工作懶散、不負責任，檔案工作停滯不前。

解決方法：對于企業檔案分管領導重視不夠的問題，應通過上級單位和當地政府的檔案領導部門加強管理，做好監督檢查工作，通過逐級簽訂責任書，對檔案工作開展情況進行獎懲，把壓力變成動力來推動企業檔案管理工作。同時，上級主管部門要積極組織下屬企業檔案分管領導參加檔案工作會議，及時傳達相關文件精神，言明檔案管理的重要性，加深認識，助力企業檔案工作良性發展。

2 企業檔案制度建設有待加強

存在問題：舊的檔案管理制度早已跟不上新形式下的企業檔案管理步伐，然而企業因各種原因并未及時更新檔案管理制度，這將直接導致企業檔案管理無章可循，管理混亂。傳統的檔案管理制度在企業檔案機構設置、檔案門類范圍、信息化運用及設備設施要求等方面都需要創新改革，以此適應企業的發展。一套規范完善的企業檔案管理制度對加強企業檔案標準化、科學化管理有至關重要的作用，這將進一步提升企業在競爭激烈的市場中的核心競爭力。

解決方法：建立系統科學的檔案管理體系必然會極大提升企業檔案管理的規范化、標準化、科學化程度。企業檔案管理部門應首先對企業原有檔案管理制度進行認真梳理，根據國家、省、市、區檔案管理部門及企業上級管理部門的檔案管理規章和相關要求，同時結合企業實際和檔案工作具體情況，不斷完善各項檔案規章制度，有力推進企業檔案的標準化和規范化管理進程，以確保檔案管理與企業發展步調一致，高效助推企業高質量發展。

3 檔案管理人員專業素養有待進一步提高

存在問題：當前企業檔案工作正向信息化、數字化和網絡化的方向邁進，而檔案管理工作開展的主體是檔案管理人員，其自身素質的高低將直接影響企業檔案管理工作質量水平，這對于傳統的檔案管理人員來說是一個很大的挑戰，人員專業素養不足與檔案管理的高標準形成了極大的矛盾沖突。因企業人員流動性較大，基礎水平較低，對檔案管理認識不到位等問題，檔案專業人才缺乏，部分企業甚至安排一些不符合要求的其他崗位人員從事檔案工作，不經專業培訓和嚴格考核就上崗，這樣勢必會造成企業檔案管理工作的嚴重滑坡，導致檔案工作出現很大的紕漏。在人員考察方面，不注重其職業素養的要求，這與檔案管理的保密性要求也相背而行，容易發生泄密事故。

解決方法：企業管理層應高度重視檔案專業人才隊伍建設，通過開展專題培訓、現場學習觀摩、座談交流等多種靈活的方式不斷提升人員專業素養。從其他專業或崗位調換到檔案管理崗位的人員，因其在年齡、文化水平、專業技能等方面存在很大的差異，要經過嚴格審查篩選，通過系統的專業培訓，同時達到考核標準，才能負責檔案工作。檔案管理部門應做好檔案人員的選撥任用工作，不能隨意安排。只有具備了過硬的專業技能和職業素養，才能夠勝任本職工作，肩負起自身的檔案管理責任。企業只有建立起一支高素質、專業化的檔案管理隊伍，企業檔案才能變成價值高的信息資源，快速高效轉換為企業的經濟效益，助力企業改革發展。

4 企業檔案設備設施配置需進一步更新改善

存在問題：科技進步日新月異，檔案管理設備設施也應與時俱進，才能跟上時代的步伐。部分企業因管理不到位，效益不好等等問題，檔案設備設施陳舊老化，或者配置不到位等問題，使得檔案人員工作量加大、效率低下等，檔案資料也得不到安全保管，這些都嚴重阻礙了企業檔案工作的推進速度，影響了企業的快速發展。

解決方法：作為企業檔案的分管領導，應正確認識檔案信息資源的重要價值，高度重視檔案工作的設備設施配置情況，積極組織檔案管理部門召開專題會議，研討檔案設備設施購置方案，按制定的工作計劃穩步推進工作，督促檔案管理人員及時完成相關工作。目前檔案信息化、電子化程度越來越高，與之相配套的專業檔案管理系統、網絡電子設備（比如電腦、多功能打印復印一體機）等設備設施需及時更新，逐步達到辦公自動化。檔案資料保管從最初的木制柜到后來的鐵皮柜，再發展到現在的密集柜，在防潮、防蟲、防火等方面都有了很大的進步，有力確保了檔案資料的安全保存。

5 檔案利用價值有待進一步挖掘

存在問題：檔案信息資源的開發利用是檔案管理工作的重要內容。部分企業的檔案開發利用工作沒有起色，就像一潭死水，檔案進庫以后難得有機會重見天日。如何才能把死檔案用活，讓歷史檔案煥發生機，這需要檔案管理人員努力挖掘其潛藏的信息價值，使其轉換為生產力，助推企業高質量發展。

解決方法：企業檔案管理部門要加大檔案宣傳力度，讓企業全體員工了解檔案，知曉檔案的重要價值。同時要積極開展檔案開發利用的相關工作，進行深層次挖掘，做好檔案編研工作，不斷提升檔案信息價值。

信息化時代的飛速發展，促使檔案管理工作面臨更大的挑戰。企業檔案管理工作在競爭日趨激烈的市場環境下，要想做出突出成績，必然要在領導重視的前提下，積極做好制度建設，人才隊伍培養，更新設備設施及開發利用等重要工作，把檔案信息資源積極轉化成生產力和效益，助力企業高效快速發展。