試析鄉鎮醫院病歷檔案管理存在的問題及對策

摘 要：病歷檔案是醫院檔案工作的一個重要門類，是醫院管理的重要信息資源。加強和做好病歷檔案是提高醫院管理水平的重要基礎。筆者就目前基層鄉鎮醫院在病歷檔案管理方面存在的問題進行分析，提出措施對策，以供交流借鑒。

關鍵詞：鄉鎮醫院;病歷檔案管理;問題;對策

病歷檔案作為醫院檔案工作中的一個重要門類，它在醫院開展的為醫療、教學、科研及管理服務工作中具有十分重要的參考借鑒和憑證作用。尤其是在處理醫療矛盾、醫療糾紛及醫療事故中更有著不可或缺的第一手資料和法律依據，這在依法依規快速處理新形勢下的醫患矛盾中顯得尤為重要。因此，切實加強病歷檔案建設和規范化管理已成為各級醫院做好整個檔案工作的重中之重。

1 鄉鎮醫院當前病歷檔案管理存的主要問題與不足

1.1 檔案人員兼職過多，專業素質不高

當前，受各方面條件限制，絕大多數的鄉鎮醫院一般規模都比較小，人員編制也不多，專業技術力量不足，更談不上配備專門的檔案工作人員。從事檔案工作的同志大多數是兼職，一般由醫院辦公室的文秘人員或是負責信息和宣傳工作的同志負責，往往是一人兼數職，在開展醫院檔案工作的過程中很難投入過多的時間和精力，通常是心有余而力不足。特別是工作忙起來的時候，只能先干領導交辦的緊急和相對重要的工作任務，不可避免的就忽略了檔案這一重要的基礎性工作。加之工作雜而多，缺乏對檔案業務知識的學習研究，其專業素質很難適應和滿足開展檔案工作的需要。

1.2 病歷檔案歸檔不及時不完整

鄉鎮醫院普遍存在重視業務工作，而對檔案管理這樣的基礎性工作明顯有認識不足、重視不夠、管理不到位的現象。其檔案工作中的重要門類病歷檔案，由于受制度不健全、工作條件差、人員專業素質低等因素影響，往往是不能按要求及時歸檔，部分歸檔的檔案經常存在不完整、書寫不規范等問題，少數病歷檔案由于不能及時歸檔而出現丟失、損毀現象。

1.3 檔案管理設施落后，安全保管條件差

鄉鎮醫院屬于基層醫療衛生單位，與縣級醫院相比，難免存在經費不足、辦公條件差等實際困難。因此，在檔案安全保管方面，一般沒有按檔案管理的“九防”要求建立專門的檔案室，檔案、圖書資料、辦公用品等“一室多用”現象居多，檔案裝具也多是鐵皮櫥、木質櫥為多，只有極少數的有條件的鄉鎮醫院配備了檔案密集架、空調、去濕機、溫濕度記錄儀等現代化的設施設備，檔案安全隱患十分嚴重，直接影響了醫院病例檔案的有效利用。

1.4 管理標準不統一，缺乏規范

按照《檔案法》的規定，鄉鎮醫院的檔案工作由其業務上級行政主管部門即各地的縣級衛生行政部門負責監督指導。縣級檔案行政部門的依法監督職能目前僅限于一級單位（縣直科級部門），像鄉鎮醫院這樣的二級單位還沒有列入檔案主管部門的監管范圍。因而，鄉鎮醫院由于沒有檔案部門制定的統一管理標準，故只能參照其他行業的有關標準和方法，往往是各地有各地的管理體制，各家有各家的標準要求，沒有像機關檔案工作那樣全國一個標準。這就造成了在檔案管理上的各自為政、各行其是的現象。

1.5 重管理輕利用，病歷檔案的作用發揮不夠

檔案保管的目的，就是為了利用。當前受多方面條件限制，鄉鎮醫院在檔案管理方面普遍存在“說起來重要，做起來次要”和“重管理輕利用”的偏面認識及做法，讓很多有參考借鑒價值的檔案信息資源被束之高閣，得不到充分開發利用，其潛在的價值和作用也得不到有效發揮，失去了加強和做好檔案工作的重要意義。

2 加強鄉鎮醫院病例檔案管理的有效對策

2.1 堅持依法治檔，切實加強對檔案工作的領導

要通過召開會議，印發宣傳材料、宣傳欄等多形式多渠道，廣泛開展和加強《檔案法》《檔案法實施辦法》等檔案法律法規的學習宣傳貫徹力度，大力提高醫院全員檔案意識，不斷增強醫院領導依法治檔的自覺性，為檔案工作的健康開展營造良好的外部環境。同時要切實加強對檔案工作的領導，將檔案工作列入重要議事日程，成立檔案工作領導小組，切實解決開展檔案工作的組織、協調和落實工作，切實解決開展檔案工作所需的人、財、物等難題，做到檔案工作與醫院的業務工作同步規劃、同步發展，實現總體工作有人管、面上工作有人抓、具體工作有人干的良好工作局面。

2.2 加強業務培訓，提高檔案管理人員專業素質能力

檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，它要求檔案人員必須具備熟練地專業知識和實際操作技能，否則很難適應和滿足檔案工作的開展需要。為此，一方面，要通過專業培訓、以會代訓、繼續教育等方式，將檔案人員的專業培訓納入相應的人才培養計劃中，有條件的還要積極支持他們參加檔案管理專業的進修、函授學習，不斷提升專業水平。另一方面，要按照“一專多能”的要求，在檔案管理上多培養一些既懂檔案業務，又熟悉醫療業務的復合型人才，只有這樣，才能收到事半功倍的效果，進而推動醫院病歷檔案的規范化建設和健康發展。

2.3 健全規章制度，提高檔案科學化管理水平

沒有制度不成方圓。建立健全一套完整的檔案管理工作制度，是做好醫院檔案管理工作的有效保證。要根據上級有關規定，結合本單位實際，進一步建立和規范檔案收集、整理、歸檔、保管、保密和查閱利用的一系列規章制度。依靠制度來管人管事，來保證和促進檔案工作的依法監管，依規開展，依序進行，照章辦事。同時，醫院的相關科室人員也要積極配合支持檔案人員的工作，特別是在病歷檔案的形成階段、收集整改階段、歸檔移交階段，一定要按檔案人員的要求把好質量關口，確保形成的病歷檔案質量過關、手續完備、程序規范，齊心協力共同提高檔案管理水平。

2.4 加大資金投入，切實保證檔案的安全保管

改善檔案安全保管條件、提高檔案現代化管理水平，是做好醫院檔案工作的重要基礎。一方面，要加強檔案的實體安全保管措施，要積極爭取各方面的支持，加大資金投入，建立標準檔案室，配備計算機、復印機、密集架、空調、除濕機、掃描儀、滅火器等現代化設施設備，保證檔案的絕對安全。另一方面，要加強對檔案信息數據的保證措施，在加快推進檔案信息化和數字化建設步伐的同時，可以通過異機備份、異地備份、刻錄光盤等形式，來確保檔案信息數據的安全性、保密性。

2.5 多措并舉，提升醫院病歷檔案的服務作用

利用檔案是檔案保管工作的最終目的。檔案工作人員要與時俱進，勇于樹立服務意識，增強服務觀念，“想利用者之所想，急利用者之所急”，由被動服務轉向主動服務，拓寬服務領域，擴大服務范圍，創新服務方式，注重利用效果。在認真做好日常查檔接待工作的基礎上，可以通過編寫《大事記》《典型病例匯編》《病例數據統計分析》《科研成果簡介匯編》等形式，積極開展高層次的檔案信息開發利用服務工作，以滿足不同利用者對各類檔案信息的需求。

總之，鄉鎮醫院檔案工作受客觀條件的制約難免存在很多問題和不足，也一定程度上影響了醫院管理工作的快速健康發展。為此，新形勢新任務要求鄉鎮醫院必須引起高度重視，采取有效措施，把檔案工作常抓不懈，促使其在醫院的管理工作中發揮出應有的作用。

參考文獻

[1]劉祥.新醫改背景下醫院檔案管理存在的問題及對策[J].山東檔案，2019（06）：74-75.

[2]黃永萍.淺談醫院病歷檔案管理存在問題及對策[J].辦公室業務，2016（07）：95.

作者簡介

高玉玲（1977-），女，山東膠州人，膠州市醫療保障局，護師，大學本科，研究方向：檔案管理。