學校檔案管理信息化建設存在的問題及對策分析

吳良妹

摘 要：隨著教育改革的加快，學校檔案管理的創新迫在眉睫。而且加快學校檔案管理信息化建設，能夠有效提高學校檔案管理的效率，但是當前學校檔案管理信息化建設時間較短，依然還存在一些問題。基于此，筆者將分析與探討學校檔案管理信息化建設存在的問題及對策。

關鍵詞：學校檔案;管理信息化建設;問題及對策

傳統的學校檔案管理在應用過程中呈現出種種弊端，這些弊端的解決在很大程度上有賴于學校檔案管理信息化建設。但由于學校檔案管理信息化建設發展時間短，管理理念以及管理方法都需要及時更新。因此探索學校管理人員要立足于實際建設中存在的問題，采取科學、合理的對策。

1 學校檔案管理信息化建設的內容

學校檔案管理信息化是指利用信息化管理平臺、網站等多種方式，對學校檔案進行分類、收集，極大的提高了檔案管理的安全性。這要求學校要在掃描技術和數據庫技術的支持下，確保檔案管理工作高效開展。而且學校也要加強數字檔案館建設，便于相關人員快速查找、查閱相關檔案。由此切實減輕了管理人員的工作壓力，能夠為學校人員提供更加優質的服務。

2 學校檔案管理信息化建設的問題

當前學校存在不重視檔案工作，缺乏信息意識的問題。特別是部分學校領導把工作重點，集中在招生、就業、校企合作等重大工作上，對檔案管理工作普遍缺乏重視。很多領導認為檔案管理工作很簡單，只是保管檔案資料，甚至認為檔案管理部門是學校發展的重擔。在這種思想的影響下，許多學校還沒有建立起規范的檔案管理制度，甚至讓教師家屬或退休職工從事檔案管理工作，導致檔案管理沒有發揮應有的價值。而且學校的教職工也不清楚檔案工作的重要性，不配合檔案管理部門的工作，導致重要檔案資源未能及時收集整理，很多檔案資料甚至被損壞和丟失。其次學校檔案管理手段落后，加上認識不足、資金不足等實際困難，導致只有一小部分數據被掃描上傳到檔案管理系統中，大量的檔案數據仍以紙質形式存儲。較多學校檔案信息化設備也緊缺，大多檔案利用仍處于人工查詢狀態。再者檔案管理人員素質和能力低，大多數檔案工作者并不是檔案專業的畢業生，不熟悉計算機技術。學校檔案管理權限沒有明確界定，導致實際管理混亂，如會出現檔案借閱制度不完善，借閱后不能及時歸還，影響后續使用等問題。以上就是學校檔案管理信息化建設的問題。

3 學校檔案管理信息化建設策略

3.1 高度重視管理信息化建設，做好宣傳工作

要加強學校檔案信息化建設，學校就要高度重視管理信息化建設，做好宣傳工作。檔案管理需要全校領導和師生的配合，充分發揮檔案管理的價值。特別是檔案管理部門要以身作則，積極宣傳檔案管理的價值和作用。由此加強全體師生對檔案管理的重視，加快檔案管理信息化進程。

例如學校要將檔案信息化建設納入學校工作日程，根據實際需要投入一定資金。并且學校要定期檢查與更換新型信息設備，進而保證檔案信息化建設有序進行。作為學校的領導要充分認識檔案信息化建設的必要性，通過“宣傳會、微信公眾號推送、微博”等多種方式，指導各個部門的職工掌握檔案的基本收集方法。由此促使學校上下一致，形成良好的檔案信息化管理氛圍。

3.2 加強信息化培訓

要加強學校檔案信息化建設，學校就要加強信息化培訓。檔案人員的信息素質和信息技能情況，直接關系到學校信息化建設的速度與質量。由此學校要摒棄傳統和過時的管理觀念，在崗位培訓中增大信息化內容，借助現場模擬、專家講解，提升管理人員的信息素養。同時學校要杜絕退休人員及其家屬擔任檔案管理人員，要積極引進專業人才，避免出現“內部消化”的情況。

例如學校要定期開展在崗檔案管理人員的培訓教育，一方面要鼓勵檔案管理從業人員積極學習，了解相關法律法規，學習計算機知識，提高檔案管理技能。另一方面學校可以邀請專家來校講學，幫助檔案管理人員了解檔案管理的前沿狀況，選拔工作能力強的人員到學校深造，或通過開展檔案知識競賽等活動，激發管理人員自覺提升自己的專業能力，加快檔案管理信息化步伐。同時學校還可以設立檔案兼職人員崗位津貼，定期對檔案工作進行考核評價，不斷改善艱苦環境，提高檔案工作者的專業技能。其次學校還要建立檔案人員學習激勵處罰機制，對于表現突出的管理人員予以一定的獎勵，而對于玩忽職守，出現重大失誤的管理人員進行口頭批評、罰款等處理，增強管理意識，進而從多方面提升管理人員的綜合素養。

3.3 建立完善的檔案管理制度

要加強學校檔案信息化建設，學校就要建立完善的檔案管理制度，落實電子檔案系統安全運行等制度，實現檔案信息的規范化管理。從不同方面反映學校的情況，對總結經驗、指導工作和業務調研具有實際效果，是系統有效的參考資料。所以學校要建立檔案管理責任制，明確檔案職能部門、教學部門在檔案管理中的職責，提高信息化檔案管理的效率。然后學校要建立監督管理機制，通過層層分解，加強檔案管理的規范化。最后檔案管理者應該明確資料收集的范圍，制定資料收集的時間、應提交的格式、資料的保密和共享等相關規定，使檔案管理規范化。而且學校要嚴格規定如不履行必要的程序，嚴禁任何人借閱檔案，進而為檔案管理信息化建設奠定良好的基礎。

例如學校可以建立完善的檔案管理制度，對零散的資料、文件進行統一收集、分類，及時更新數據庫的安全功能，備份數據，避免出現數據損壞等問題。同時學校檔案館要利用館藏檔案的優勢，對零散的檔案進行系統整理，為學校各項工作提供準確、系統的檔案和史料。然后學校要建立統一的教育檔案管理標準，降低檔案查閱和編輯的難度。其次學校要建立一套完善的員工行為管理體系，積極應用加密技術和數據壓縮技術，保證檔案文件的安全性，進而提高學校檔案管理的實效性。

4 結論

學校檔案信息化建設是針對學校向前發展的必要條件，這要求學校要發揮原有的管理優勢，借鑒優秀案例，引進先進手段與管理理念、建立完善的檔案管理制度，進而推動學校檔案管理的現代化。

參考文獻

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