如何做好檔案數(shù)字化工作

摘 要：科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推行了行業(yè)進(jìn)步。檔案管理工作也有了較大提升，在當(dāng)前一個(gè)時(shí)期如何做好檔案數(shù)字化工作是提升檔案管理水平的一項(xiàng)重要工作。檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展、社會(huì)節(jié)奏加快的必然選擇，檔案數(shù)字化工作在推行中也存在一些問題，對(duì)檔案數(shù)字化工作中的問題進(jìn)行分析，提出有效改進(jìn)策略，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化工作的提升。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化;檔案管理

1 引言

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推行了行業(yè)進(jìn)步。檔案管理工作也有了較大提升，在當(dāng)前一個(gè)時(shí)期如何做好檔案數(shù)字化工作是提升檔案管理水平的一項(xiàng)重要工作[1]。檔案數(shù)字化工作有利于提升檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理快速檢索，提高檔案管理工作水平。檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展、社會(huì)節(jié)奏加快的必然選擇，檔案數(shù)字化工作在推行中也存在一些問題。要對(duì)檔案數(shù)字化工作中的問題進(jìn)行分析，提出有效改進(jìn)策略，提高檔案數(shù)字化工作水平，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化工作的提升[2]。基于此，本文對(duì)如何做好檔案數(shù)字化工作這一課題進(jìn)行了探析。

2 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義

檔案數(shù)字化工作有重要的現(xiàn)實(shí)意義，做好檔案數(shù)字化工作，提升檔案整體管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化改進(jìn)。

1）檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要內(nèi)容。檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前信息化社會(huì)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。做好檔案數(shù)字化工作對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化保存，把檔案資料從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化[3]。通過(guò)檔案資料的數(shù)字化應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

2）檔案數(shù)字化能讓紙質(zhì)檔案資料更加具有邏輯性、關(guān)聯(lián)性。紙質(zhì)材料數(shù)量大，整理復(fù)雜，占用空間大，查找檢索較為不便[4]。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理能讓檔案數(shù)字化水平不斷提升，實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型，完善信息化管理體系建設(shè)，把紙質(zhì)版檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。做好“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的數(shù)字化檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)信息資源共享有重要意義[5]。

3）檔案數(shù)字化能夠有效提升檔案價(jià)值，檔案存在的意義在于檔案的有效應(yīng)用，對(duì)現(xiàn)有工作的幫助和提升。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是能夠有效的促進(jìn)檔案資料的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。做好檔案數(shù)字化管理工作，能夠打破檔案管理的“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與應(yīng)用。做好檔案數(shù)字化應(yīng)用工作，提高數(shù)字檔案資料的共享應(yīng)用，以為社會(huì)提供全方位服務(wù)，讓檔案數(shù)字化服務(wù)于現(xiàn)代檔案管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化和科學(xué)化[6]。

3 檔案數(shù)字化管理的不足

當(dāng)前發(fā)展環(huán)境下我國(guó)對(duì)檔案數(shù)字化工作非常重視，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代應(yīng)用檔案數(shù)字化管理工作，提高檔案數(shù)字化管理水平，做好基層檔案數(shù)字化管理工作，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理提升[7]。目前檔案數(shù)字化管理工作中還存在一些不足：

1）檔案管理人員能力水平有待進(jìn)一步加強(qiáng)。我國(guó)檔案管理工作經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，已積累了一定基礎(chǔ)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下檔案管理人員已適應(yīng)紙質(zhì)檔案管理模式，對(duì)電子檔案的管理技術(shù)和管理能力儲(chǔ)備均不足。檔案管理人員素質(zhì)和能力與檔案數(shù)字化管理要求還有一定差距，在專業(yè)素養(yǎng)方面積累還有所欠缺[8]，不利于檔案數(shù)字化管理水平的提升。

2）數(shù)字化檔案利用率較低。檔案數(shù)字化的目的在于實(shí)現(xiàn)檔案管理應(yīng)用，目前對(duì)數(shù)字化檔案應(yīng)用較低，不利于檔案數(shù)字化管理[9]。檔案數(shù)字化管理能有效提高檔案管理效率。目前檔案數(shù)字化利用率較低，對(duì)檔案利用水平還有待進(jìn)一步提高。

3）數(shù)字化檔案無(wú)法滿足公眾個(gè)性化需求。檔案數(shù)字化應(yīng)用中公眾對(duì)檔案數(shù)字化信息需求也呈現(xiàn)多元化發(fā)展需求，應(yīng)用檔案數(shù)字化做好數(shù)字化檔案管理工作，以實(shí)現(xiàn)信息的共享，提高檔案數(shù)字化應(yīng)用管理水平[10]。目前檔案數(shù)字化管理應(yīng)用水平較低，不能滿足公眾多元化、個(gè)性化需求。

4 檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用對(duì)策

1）提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理工作人員是檔案數(shù)字化主要實(shí)施者，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化需要工作人員有較強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)，具有一定信息技術(shù)應(yīng)用能力，能將檔案進(jìn)行數(shù)字化操作管理，將檔案進(jìn)行數(shù)字化操作，形成數(shù)字化操作的平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，需要專業(yè)工作人員加以實(shí)施操作。要有效提升檔案信息化安全水平，提升檔案數(shù)字化應(yīng)用工作。提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，做好檔案數(shù)字化管理工作。

2）加強(qiáng)檔案計(jì)算機(jī)建設(shè)，提高數(shù)字檔案利用率。在當(dāng)前一個(gè)時(shí)期檔案數(shù)字化工作有助于提升管理水平，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化操作。需進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)建設(shè)，提高數(shù)字檔案利用率。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，滿足信息網(wǎng)絡(luò)化需求實(shí)現(xiàn)安全管理，建立基于網(wǎng)絡(luò)化的檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，利用管理工具，提升計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，加強(qiáng)數(shù)字檔案的利用率，提高管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案文件的便捷查詢，提高檔案使用率。

3）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，滿足公眾個(gè)性化的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作全面提升。做好檔案數(shù)字化管理工作，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔，組織人力、物力，配備專業(yè)設(shè)備，形成檔案數(shù)字化管理體系，建立相應(yīng)檔案數(shù)字化管理規(guī)范，形成標(biāo)準(zhǔn)流程，完善檔案數(shù)字化資料的整理，對(duì)電子檔案資料密級(jí)進(jìn)行界定，實(shí)現(xiàn)分權(quán)限審定、分密級(jí)應(yīng)用。提高數(shù)字檔案資料的應(yīng)用效果。滿足使用者個(gè)性化、多元化需求，提高檔案數(shù)字化資料應(yīng)用效果。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前一個(gè)時(shí)期做好檔案數(shù)字化工作是提升檔案管理水平的一項(xiàng)重要工作。檔案數(shù)字化工作有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理快速檢索，提高檔案管理工作水平。檔案數(shù)字化工作在推行中也存在一些問題，對(duì)檔案數(shù)字化工作中的問題進(jìn)行分析，提出有效改進(jìn)策略。在新歷史時(shí)期，強(qiáng)化數(shù)字化和信息化技術(shù)應(yīng)用，提高檔案數(shù)字化工作水平，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化工作提升。提高檔案資料管理效率，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

侯敏（1983-），女，貴州省，初級(jí)，明年評(píng)中級(jí)，本科。