數字化技術在檔案管理工作中的應用(1)

摘 要：企業檔案作為企業經營歷程中的重要資源，對企業管理和發展起著重要作用，在信息化技術高速發展的新時代背景下，企業檔案信息的重要性也日益凸現。為了保證高校檔案管理的有效性，滿足檔案利用的實際要求，就必須與時俱進，加強對現代科技手段的應用。正是在這一背景下，高校檔案數字化管理模式應運而生，并逐步成為高校檔案管理改革的根本方向與必然選擇。所以，本文就是從實際出發，以基層檔案管理工作為研究對象，分析了數字化技術的特點，指出了數字化技術應用在檔案管理的意義，分析了檔案管理數字化建設中存在的問題，并針對問題提出了科學的改進建議和措施。

關鍵詞：數字化技術;檔案管理;應用對策

企業信息檔案作為重要的戰略資源，在企業經營和可持續發展中起著重要作用，為企業戰略決策的制定提供有力支持。企業檔案管理隨著信息化技術的發展，也面臨著新的機遇和挑戰，傳統的檔案管理手段已無法適應信息化發展的需求。因此需要企業管理層加強對檔案信息數字化建設的重視，為了更好地適應檔案管理事業和企業發展的需要，檔案管理應積極轉變管理理念，提高所有員工對其重要性的認識，加強數字化等先進技術的應用，使檔案數字化建設工作得以順利開展，使檔案信息的數字化管理水平得到提高。

1 數字化技術在檔案管理應用的重要意義

1.1 檔案管理數字化是時代發展的結果

檔案的內容多是一些憑據，是真實記錄企事業單位發展的資料，在人類發展過程中，檔案承載著重要的任務和使命，檔案管理的變遷是促進檔案工作發展的動力，檔案的主要作用就是為服務提供可利用的資料。隨著科學技術的發展，信息化技術應用在檔案管理中是十分必要的，尤其現在辦公室工作朝著無紙化、數字化方向發展，電子文件逐年增加，計算機逐漸普及，實現信息和數據的收集、存儲和利用，提高了信息數據資源的利用率。在這樣的背景下，使用計算機網絡可以強化數字化技術的應用，檔案管理數字化建設是時代發展的必然結果。

1.2 檔案數字化是提高檔案管理效率的有效途徑

面對新時期計算機技術發展的沖擊，檔案管理工作必須要提高效率，檔案管理工作人員要明確檔案管理工作的目標，要加強學習，要學習現代科學技術，提高業務能力，進而提高檔案管理效率，數字化技術就是其中重要的一項技術。數字化技術應用在檔案管理工作中，要提高檔案管理的現代化和信息化水平。數字化檔案管理體系的建設需要依賴大量的專業技術人員，需要建立信息化檔案管理平臺，檔案資料的收集、鑒選、掃描、轉換、掛接、檢索、數據庫建立、備份等工作都要依賴數字化技術實現，這樣會顯著提高檔案管理的實際效率。

2 企業檔案管理中存在的問題分析

2.1 企業檔案信息化建設滯后

目前在企業檔案管理中，因傳統的思維模式和觀念，還普遍存在檔案管理信息化建設重視度不足的情況。不少企業仍將檔案管理視作普通資料的保管工作，缺乏企業戰略高度的認識;一些企業管理者對于信息化檔案管理系統還停留在檔案信息化建設階段，對于檔案信息化管理缺乏整體管理意識，因此企業檔案信息數字化建設需要對傳統落后的檔案管理方法和理念予以摒棄，對信息數字化檔案管理制度體系進行建立和完善。

2.2 保密性技術應用薄弱

作為企業發展歷程中的重要信息資源，企業檔案涵蓋了大量企業商業機密以及員工個人信息，隨著網絡開放程度的不斷發展，對企業檔案數據也帶來了嚴重的安全威脅。目前對企業檔案管理的安全性造成影響的因素主要有：企業相關檔案管理人員安全保密意識缺乏，在操作過程中未嚴格按照相關保密制度或管理制度進行，不當操作或操作中的失誤使檔案外泄、破壞或刪除等，另外就是來自外部環境，如：黑客、病毒入侵等，對企業檔案數據庫造成嚴重影響，導致信息泄露、數據丟失、篡改等，使企業蒙受不可估量的損失。

2.3 檔案管理人員水平不足

隨著信息化建設的不斷推進，檔案管理工作也從傳統的紙質檔案管理逐漸向電子信息數字化檔案發展，這對以往的檔案管理模式和方法造成了極大的沖擊，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的基本知識，同時還要對信息化技術、計算機技術等的應用有所了解和掌握，確保信息數字化檔案的安全性、有效性、及時性和完整性，通過先進技術手段的應用，使檔案管理水平有效提高。

3 檔案管理中數字化技術應用對策

3.1 搭建檔案管理

云計算信息處理平臺數字化技術與云計算技術有異曲同工之處，新時期，檔案管理工作要突出數字化技術的優點，云計算技術的應用也具有可圈可點之處，云計算技術主要是根據用戶的操作指令，采用網絡技術，運用搜索引擎獲取大量的信息和資料。數字化技術和云計算技術都具有一定的網絡虛擬性，利用虛擬的語言形式將檔案資料提供給用戶。

3.2 企業檔案管理信息化建設加強

在企業的檔案管理過程中，進行檔案信息數字化建設的同時，還需要對檔案信息資源的網絡共享予以實現。通過不斷的網絡化發展，實現企業檔案資源利用率的有效提高。因此檔案管理需要充分利用各種信息軟件和技術，對檔案管理的立卷、歸檔等工作予以有效保證的同時，對檔案資料相應數據庫予以構建，檔案資源的實時查詢得以實現，使檔案管理能夠為企業管理層以及員工提供更好的服務;

3.3 數字化技術應用

在檔案檢索和查詢中檔案管理數字化建設要突出檔案資料的價值，要重視檔案資料的檢索和查詢，在檔案資料檢索和查詢時，要根據固定的關鍵詞檢索檔案資料。及時確定檔案資料的位置，利用數字化技術在數據庫進行檢索，避免檢索復雜化，提高了檢索的效率。數字化技術的應用可以打破時間和空間的限制，進而提高檔案資料的管理應用效率。

4 結束語

隨著信息化技術的不斷發展，各種先進的數字化技術在各行業領域中得到廣泛應用。所以，我國比較重視檔案管理工作，從企業到事業單位皆是如此，要充分展現新技術的優勢和作用，提高檔案管理人員的素質和專業能力，提高檔案資料管理工作的效率，促進檔案管理工作的可持續發展。

參考文獻

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[2]周蘭萍.淺析檔案網站中檔案信息資源的建設與利用[J].社科縱橫（新理論版），2011，（02）.

作者簡介

趙冬（1978-），男，漢，山東汶上，檔案館員，大學，研究方向：高校畢業生及流動人員人事檔案管理工作。