合同管理常見風險因素及有效控制

辛霞

[摘 要] 合同管理屬于企業(yè)業(yè)務管理工作的重要組成部分，但在實際合同管理中的合同訂立、履行、變更、撤銷、轉讓及終止等都面臨相應的法律風險。常見風險主要表現(xiàn)為忽略對方信用審查、合同內容協(xié)議存在缺陷、合同擔保審查出現(xiàn)遺漏、合同執(zhí)行監(jiān)督薄弱等，因此做好合同管理工作就顯得尤為重要。為此，文章擬通過論述合同管理中的較為常見的風險類型，探討合同管理中常見風險產生的主要因素，結合對風險因素的分析最終提出合同管理中常見風險的有效控制對策以供參考。

[關鍵詞] 合同管理 風險因素 控制

中圖分類號：F272 文獻標志碼：A

合同管理屬于企業(yè)運營發(fā)展中較為重要的內容之一，更是企業(yè)實現(xiàn)自身業(yè)務風險控制的重要方式。然而合同管理本身也存在相應風險，為了降低合同管理的風險，必須充分了解和掌控合同管理工作中各個環(huán)節(jié)可能存在的風險。合同管理工作通常分為合同前期準備，包括合同計劃制定、信用調查、合同的初步確定，談判合同文本起草和審查的程序；合同正式簽訂階段，包括正式簽訂合同和分發(fā)合同。通常合同管理風險的產生，究其主要原因多與內部合同管理機制有關，因此為切實防范合同風險，需要在簽訂合同的初期就積極做好信用調查工作、了解簽訂合同必須遵守相應的原則、依法加強對合同擔保事項的審查、強化合同履行情況監(jiān)督等[1]。具體討論如下：

一、合同管理中常見風險因素

（一）忽略對另一方的信用審查

在簽訂合同之前，一些公司沒有注意對合同另一方的信用審查，也不了解另一方的業(yè)務范圍、信譽等基本信息，導致公司遭受經(jīng)濟損失及人力浪費。在實際經(jīng)濟活動中，許多公司或個人為了獲得合同簽署資格而存在欺騙行為，甚至故意隱瞞自身的主體資格、合同履行能力及社會聲譽等。結果在合同簽訂后，卻導致無法按照協(xié)議履行義務，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失和人力浪費，嚴重時甚至會被迫連帶卷入犯罪活動。還有一些公司擁有未經(jīng)授權的銷售辦事處、銷售中心、作業(yè)部等內部部門，若與其簽訂合同，實際上是無效的。

（二）合同內容的缺陷

在簽訂合同的過程中，由于合同條款和內容完整性不夠明確，導致公司面臨合同糾紛的風險。甚至有違反合同合約的情況發(fā)生時，在合同中找不到相應的處理約定。此外，還有些合同條款含糊不清，容易引起爭議。也有的為了節(jié)省進度而更改合同簽訂時間，一些公司選擇建立另外簽署一份書面協(xié)議用以更改原始協(xié)議，甚至以口頭協(xié)議代替。口頭協(xié)議的最大缺點在于發(fā)生爭執(zhí)時很難取證，最終難以有效劃分責任[2]。

（三）合同履行過程中監(jiān)督管理不足

合同的法律風險也同樣存在于合同履行過程中。當事方簽署合同時，有時雙方可能很難就合同的某些條款和條件達成一致。于是隨著合同的逐步履行，特別是一些主題重大、條款復雜、執(zhí)行時間長的合同，合同在具體執(zhí)行當中將很有可能產生相應變化。因此，合同審查只是合同管理工作的一部分，但是許多公司將合同管理限制為僅對合同進行審查，并且缺乏對合同績效的全面監(jiān)督和管理。結果在合同履行過程中，企業(yè)管理部門無法由具體實施部門進行管理和控制。有時合同的履行已經(jīng)與合同的內容大為不同，但是合同管理部門并不清楚這種現(xiàn)象的存在，這種現(xiàn)象在工程企業(yè)合同中較為普遍。

二、合同管理常見風險因素的有效控制對策

（一）權責分明與授權審批控制

企業(yè)合同管理需執(zhí)行分級分類授權與歸口管理的形式，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：

1.建立合同管理崗位責任制，針對相關部門和崗位的職責、權限加以明確，對規(guī)模小的合同管理崗位進行分離，限制和監(jiān)督管理。合同管理中的小型兼容職位至少包括：合同的起草和批準；合同的批準和執(zhí)行。

2.建立合同訂立授予權的分級獎勵制度，以此針對相應的單位、部門機構和職責的授權范圍、日期時間、條件等因素加以明確。

3.執(zhí)行合同歸口管理。主要要求企業(yè)方面應當充分結合合同管理工作實際需求及具體單位職責范圍建立一個專門的合同管理部門，由此實現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范的合同管理。中央管理部門可以設立法律事務崗位，并配備法律專業(yè)資格工作人員。

4.需結合單位本身的業(yè)務發(fā)展性質進行組織設置，具體可在此基礎上建立合同的分級分類管理體系。比如當上級合同管理單位權限的合同交由下級單位簽署時，一旦下級單位認定簽訂合同超出自身權限時，應提出申請。經(jīng)上級管理部門審查批準后，實施授權或委托簽訂。

（二）加強合同的起草和審查控制

1.在正式簽訂合同之前建立相應的體系，以規(guī)范資格審查、內容談判和文本起草過程，確保合同按照相關的國家和行業(yè)法規(guī)以及公司自身的利益簽署，并避開如舞弊風險、合同簽訂過程中欺詐風險等。

2.針對重大合同及存在復雜法律關系的合同，需邀請各個領域內的專業(yè)人士參與談判，必要時可外聘專家協(xié)助。談判當中涉及的重要事項需做好相應的記錄工作。

3.嚴密審查業(yè)務合同的主體資格、注冊資本、資本運作、技術水平、質量保障能力等方面內容，同時需做好市場信譽、產品、品質、質量等內容的資格審批，由此明確其履約及履責的能力，并驗證對方合法身份和法律資質。

4.指定負責起草合同文書的人員。合同文本在具體原則上需交由承包商起草，但是對于一些重大或特殊合同，應交由法律部門負責起草，如有必要，還可以請外部專家起草擬定。非己方起草的合同，應當仔細審查另一方的合同起草內容，以確保合同的內容能夠真實、準確地反饋企業(yè)需求[3]。

（三）合同簽訂控制

企業(yè)合同的執(zhí)行，變更或終止應受到有效監(jiān)督。具體如下內容：

1.建立合同專用章，并交由專人保管和建立追回制度。印章管理部門（或相關崗位）不得在沒有編號、沒有經(jīng)過合同審查、簽署文件以及缺乏代表合同授權書的情況下在合同上使用印章。合同蓋印完成后，應及時收回合同專用章并做好相應保管工作。

2.企業(yè)原則上應與合同另一方簽訂重要合同。針對要求蓋印簽名的企業(yè)，需在移交簽名蓋印之前，應通過在合同頁碼之間加蓋印章和使用防偽標志控制合同文件。

3.正式締結的合同，除立即解決外，應采用書籍形式，包括合同，補充協(xié)議，正式信函，數(shù)據(jù)電文等。如果由于緊急情況或條件未及時簽署合同，隨后應進行相關的補簽合同程序。

4.合同訂立后，應將合同副本和相關的審核材料提交給當?shù)貦n案管理部門，提交保管及履行。

（四）控制合同履行

針對企業(yè)違約風險應當秉持及時發(fā)現(xiàn)及時解決的原則，具體控制舉措如下所示：

1.要求相關合同管理部門需做好對合同執(zhí)行情況的定期監(jiān)督管理。在實際履行當中，如果對方違反合同，小規(guī)模履行，延遲履行等，或者企業(yè)自身無法履行或延遲履行合同，應及時采取對策。并向企業(yè)有關負責人報告。合同到期后，應立即與另一方處理相關的和解程序，并建立義務關系。

2.合同已訂立，但事后發(fā)現(xiàn)另一方存在明顯的不公平、不正確條款或欺詐行為，已經(jīng)或可能嚴重損害公司的利益。這就要求合同管理部門必須及時向企業(yè)相關負責人匯報詳情。并在此基礎上采取有效法律舉措，以此控制有害行為產生及持續(xù)拓展。如有必要，也可以申請仲裁機構更改或終止原始合同。

3.搭建嚴格化合同執(zhí)行結果驗收機制。具體要求依照內控規(guī)章制度明確獨立合同的職能，最終切實保障合同的履行。

4.公司財務部門需嚴格依照合同具體條款針對結算業(yè)務的執(zhí)行情況進行審查。并且有權駁回未按照合同條款履行合同的人員、已簽合同但未簽正式合同或未能接受業(yè)務的人員付款。

5.制定違約處罰管理制度。一旦其中一方產生違反合同行為，要求應當按合同條款收受違約賠償金；當違約賠償金能夠充分補償企業(yè)損失時，要求由對方賠償相應損失，情況緊急可實施有效的防控舉措。

6.建立及時解決合同糾紛的制度。合同執(zhí)行過程中發(fā)生爭議的，應當在規(guī)定的期限內與另一方協(xié)商解決，并按照國家有關法律法規(guī)的規(guī)定報告有關企業(yè)負責人。經(jīng)雙方約定的合同爭議解決方法，應當經(jīng)簽字同意，并經(jīng)雙方授權人共同簽字蓋章才可真正生效。如果合同爭議無法借助協(xié)商的方式解決，則要求應當上報至企業(yè)負責人，由負責人結合合同條款采取仲裁或訴訟形式加以解決。

四、結語

簡而言之，防控合同管理風險是企業(yè)發(fā)展必須重視的基本任務。應當以持續(xù)完善制度，強化管控為前提，采取預防措施，在活動進行中進行控制，事后進行補救，以預防和應對合同風險。在工作中，要求企業(yè)需制定包含合同管理不同環(huán)節(jié)的風險防控舉措，以此達成對合同風險的防控效果。

參考文獻：

[1]陳乾.全過程合同管理的工程項目風險規(guī)避技巧[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019（03）：9，11.

[2]周建華.企業(yè)合同管理中常見風險及防范[J].中共伊犁州委黨校學報，2016（02）：79-80.

[3]鄧小容.為企業(yè)合同管理提供借鑒——讀《企業(yè)合同管理常見問題與對策》[J].中國石油企業(yè)，2015（06）：121.