文書檔案管理面臨的問題與解決對策

林小鈺

摘 要：隨著我國全球化經濟的不斷融入，市場經濟競爭機制的不斷加強，我國社會經濟出現巨大的競爭壓力。對此，相關企業和有關單位也應該充分意識到這一點，不斷提高自身的工作質量，通過內部管理發揮自身的優勢，從而提高競爭力。而在實際的管理工作之中，文書檔案管理顯得尤為重要。文書檔案是企業、事業單位、各個機關、社會團體在進行自身的發展和領導建設過程中出現的相關文件。良好的管理能夠充分發揮文書檔案自身的指導優勢，直接影響著企業、事業單位、各個機關的整體發展，是企業未來發展、建設的根本動力。基于此，相關管理人員應該引起重視，充分意識到文書檔案管理的重要意義，與時俱進，利用當前的技術優勢和環境優勢不斷在傳統文書檔案管理的基礎上進行完善。對此，本文首先敘述文書檔案管理的特點，隨后簡要說明文書檔案管理面臨的問題，最后詳細闡釋優化文書檔案管理的相關對策。以此來供相關專業人士交流思考。

關鍵詞：文書檔案;管理;問題;解決對策

隨著近幾年來我國經濟的持續發展，我國在這樣的經濟基礎上不斷完善相關社會工作和科學技術，對于我國社會發展帶來巨大的影響效果。而計算機信息技術作為當前時代影響最為深遠的科學技術，其所帶來的技術效果充分作用于我們的社會生活之中，并對各行各業、各類人群帶來巨大的影響效果。而文書檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，是企業、事業單位建設、管理的重要資料文件。這樣的管理工作也受到信息技術的不斷影響，正以科學化、信息化、專業化的方向不斷發展。也基于此，傳統的文書檔案管理不能夠滿足當前的社會經濟需要和社會運轉效率，極不利于企業、事業單位以及相關社會團體的管理和發展，因此應該積極進行優化和改善，打造新時代的文書檔案管理體系，提高管理效率和管理質量。

1 文書檔案管理的特點

1.1 內容承載形式較為多樣

文書檔案管理是管理對象的一系列關鍵資料進行收集、儲存，對于企業、事業單位相關組織、團體的實際管理質量和發展規劃影響巨大。而這樣的管理，涉及企業、事業單位發展、建設、落實工作的各項記錄。具體涉及行政管理內容、財務管理內容、人事管理內容、科技管理內容等多個方面，因此文書檔案管理的整體內容量是極大的。其次，文書檔案管理的不僅僅是文本資料管理，其隨著時代記錄方式的不斷更新，還包括紅頭文件、錄音材料、視頻材料、相關合同、相關協議等多個類型，因此文書檔案管理不光內容豐富，其承載的形式也是極其豐富的[1]。

1.2 強調保存，記錄“歷史”

文書檔案管理多為企業、事業單位的工作落實、發展歷程、重大事件、人事、重要物品為管理對象。而其進行管理工作的實質就是保存好與之相關的各類資料、文件，將其記錄、歸檔，并安全地存放到相應的儲存室內，以便進行后期的翻閱利用。因此，在進行文書檔案管理時，極度重視管理的整體性和安全性，要保證收集階段、整理階段、編碼分類階段、儲存階段四個階段都能夠完整、完全地完成。由于文書檔案的重要效果就是記錄企業、事業單位以及相關組織的發展歷史和各項工作細節內容。缺少一點細微的相關材料就不能夠發揮出文書檔案原有的價值，極不利于對其的管理和利用，因此保存的安全性和收集的完整性是文書檔案管理的重要核心。

2 文書檔案管理面臨的問題

2.1 管理設備和技術應用效果不佳

隨著我國信息化技術的不斷深入，我國對于檔案信息管理的要求愈來愈高。而傳統的檔案管理方式是不能夠達到當前的工作要求和效率的，是難以保證實際的檔案管理質量的。對此，當前的檔案管理工作應該積極進行創新，努力跟上時代的發展需要，不斷提高檔案管理的信息化程度。但是，在實際的管理過程中，部分企業和事業單位自身的管理設備和管理技術應用都較為滯后，有的企業知道當前的信息化需求，也購置了一些信息化產品輔助工作。然而，這只停留在對檔案的儲存、導入工作之上，在對其進行收集、編碼、分類工作時，還是大量依靠人工進行。沒有充分地將信息技術和信息設備應用到實際的文書檔案管理工作之中，不能夠滿足當前社會的文書檔案管理信息化需要[2]。

2.2 相關管理人員素質還需提高

文書檔案管理當前隨著信息化水平的提高，其價值和意義顯得愈來愈重要。但是，在實際的文書檔案管理工作中，相關工作人員的檔案管理素質卻不夠高，大部分企業和事業單位的文書檔案管理人員都是兼職狀態，大都是其他崗位的工作人員，只是在存放相關資料的時候臨時成為文書檔案管理人員。從根本上來說，大部分工作人員和企業都是將文書檔案管理看成是簡單的文件資料收集，雖然知道其實際具有一定的利用價值，但是沒有設立專門的工作人員進行信息化管理。其次，還有的企業和事業單位雖然設立了文書檔案管理人員，但是部分企業高層和單位領導對于該項工作還是不夠重視，較為忽視這一崗位帶來的價值和意義，這也使得實際的文書檔案管理工作很難開展。最后，我國對于檔案管理人才的培養也有很大的漏洞，從數量和質量上都難以滿足當前的社會需求，極不利于后期的檔案信息化管理體制的建成。

3 優化文書檔案管理的相關對策

3.1 積極加深信息化程度

當前，隨著信息化技術的不斷普及，我國社會已經完全融入于信息化技術之中，各行各業都離不開信息化技術的支持。而文書檔案管理作為企業檔案管理的重要工作內容，其自身也應該積極利用信息化技術，輔助其日常的檔案管理工作，提高工作效率和質量。對此，相關企業、單位和組織團體都應該積極認識到信息技術自身的技術優勢，充分利用其自動化、智能化的效果。不能夠只是單純地采購相關設備進行簡單工作，應該充分利用起來，讓信息技術和設備融入于實際的文書檔案管理工作之中，以此來減輕人員負擔，提高工作效率。其次，相關工作人員還應該提高自身的信息化意識，積極培養自身的信息化技術、設備操作運行能力，能夠真正掌握信息化技術的要求，積極應用其進行文書檔案管理工作[3]。

3.2 加強重視力度

企業管理層和領導的重視，是進行一切工作落實的基礎，只有領導層方面得到重視，才能夠通過相關的規范來約束實際工作情況，構建完善的文書檔案管理工作體制，提高工作效率和工作質量。對此，相關領導應該積極制定相應的規章制度，將《檔案法》牢牢深入到實際的檔案管理工作之中，通過良好的引導促進企業、單位文書檔案管理質量的提高。其次，還應該積極進行宣傳活動，讓工作人員能夠意識到文書檔案管理的重要意義。這樣會更大程度地讓企業員工意識到檔案管理的延伸影響和實際價值，利于工作人員提高工作責任心和熱情。最后，企業還應該建立完整的管理體系，獎懲分明，在員工出現文書檔案管理錯誤時能夠及時指出，利于檔案管理工作的穩步進行[4]。

4 結束語

綜上所述，隨著我國經濟的不斷發展，我國信息化技術也在此基礎上逐漸成熟發展，極利于我國社會的信息化發展。而文書檔案管理作為企業、單位的重要管理內容，對于我國社會發展也有巨大意義。基于此，相關企業、單位應該引起重視，積極利用信息化技術進行文書檔案管理工作，構建完善的高質量管理體系，提高文書檔案管理價值。

參考文獻

[1]穆梅.單位文書檔案管理面臨的問題與解決對策分析[J].卷宗，2019（1）：32-32.

[2]蔣文潔.淺談文書檔案管理面臨的問題與解決對策[J].中外企業家，2019，634（08）：125.

[3]謝王艷.試論文書檔案管理中存在的問題與對策[J].辦公室業務，2018，000（007）：178-179.

[4]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現代經濟信息，2019（16）：68-69.