人性化管理模式在事業單位檔案管理中的應用

齊林松

摘 要：在事業單位中檔案管理占據著極為重要的位置，其主要對事業單位的發展予以了詳細記錄，充分體現了事業單位不同時期各項工作開展情況。伴隨著社會的不斷進步與發展，以及事業單位工作領域的不斷拓寬，進一步對檔案管理工作提出了更高的要求，而將人性化管理應用在事業單位檔案管理中，不但可以提高檔案的管理水平，而且還能推動檔案管理朝著現代化方向發展。

關鍵詞：事業單位;檔案;人性化管理

事業單位檔案即和事業單位發展有關的文字和媒體形式的資料，如設備檔案、財務檔案、科技檔案等全部具有價值的資料整理歸檔，對檔案進行科學規范管理，反映了一個事業單位的管理水平和業績。但是縱觀當前，事業單位在檔案管理中還暴露出諸多問題，因此需要管理者積極探尋新的管理理念和管理方法，而人性化管理遵循以人為本，將其應用在檔案管理中具有諸多優勢。

1 將人性化管理模式應用在事業單位檔案管理中的意義

人性化管理最早被應用在企業中，主要指的是企業在管理過程中注重人性要素，將人的潛力挖掘出來作為自己的任務的一項管理模式，其包含了尊重人、物質激勵、精神激勵等等。隨著人性化管理的發展，逐漸被應用在各個領域中。在事業單位檔案管理中應用人性化管理模式，主要有以下幾個意義：第一，實現了事業單位檔案管理方式的創新。將檔案管理模式由傳統的“物本管理”轉變成“人本管理”，高度注重工作人員的需求，讓他們在檔案管理中占據主體地位，結合其需求開展檔案管理，達到人性化管理的目的。在檔案管理過程中注重內心的需求，有利于激發其工作積極性，在提升檔案管理效率的同時還能幫助工作人員肯定自我價值，實現自我目標。第二，有助于提升事業單位檔案管理的水平。在檔案管理中采用人性化管理模式，要求為工作人員提供培訓或者再學習的機會，定期或者不定期組織他們參與培訓活動，有助于提升其整體素質。另外，應用績效考評制定選拔出優秀的人才，給予他們外出學習和交流的機會，通過這樣的形式進一步提升了專業水平，有助于提高檔案管理的水平。第三，有利于優化事業單位檔案管理制度。就傳統檔案管理制定的相關制度來看，存在著僵硬、死板等問題，雖然可以發揮約束員工的目的，但是忽略了員工需求，容易引起員工的不滿。而實施人性化管理模式，注重對員工的柔性管理，考慮到員工內心的需求，有利于提高員工工作的積極性，提高檔案管理的水平[1]。

2 人性化管理模式在事業單位檔案管理中的應用策略

2.1 樹立人性化管理理念

要想將人性化管理模式應用在檔案管理中，首先需要從思想上高度樹立人性化管理理念，基于該理念構建檔案管理體系，如此才能讓事業單位中的職工圍繞相同的目標和相同的價值創新性工作，在努力實現自我價值與團體戰略目標這一前提下，自覺提升個人的業務素養，從而讓事業單位檔案管理工作更加高效，將檔案的作用更好地發揮出來。為此，事業單位應該對現有的檔案管理工作體制予以重構，要結合人性化管理理念為職工創造更好地工作條件，多為檔案管理工作者提供交流和接受專業培訓的機會，從而不斷提升其檔案管理水平。其次，檔案管理工作還要積極轉變自身的工作理念，實現檔案管理朝“人”的方向積極轉變，將服務作為準則，將人們對檔案的實際需求作為檔案管理的重點，以更好地滿足人們對檔案的需求。

2.2 完善人性化管理制度

事業單位需立足于制度規定，并結合事業單位具體狀況，建立適合本事業單位發展的檔案管理方式，特別是檔案收集、形成等環節，制定人性化的管理制度，將傳統檔案管理工作的硬性規定轉變成柔性管理。其次，檔案工作人員還需樹立正確的服務意識，充分認識檔案在事業單位發展中所具備的重要作用[1]。同時，在開展實際工作時，應始終和時代發展保持同步，積極對自身結構進行更新，確保檔案管理工作能夠落到實處。簡而言之，事業單位應保證檔案可以將事業單位發展全過程真實、全面反映出來。新形勢下，事業單位始終處于發展狀態，需實現對檔案的動態管理，提高檔案資料所具備的服務價值，讓事業單位發展有據可循[2]。

2.3 提供人性化的檔案信息服務

縱觀事業單位傳統的檔案管理模式，在服務環節上大多處于被動的狀態，而服務的內容主要是滿足不同用戶提出的各種需求。因為用戶與檔案管理工作者之間溝通不到位或者用戶不明確自身的需求，導致很多用戶的檔案信息服務未得到滿足。針對這一情況，事業檔案要為用戶提供人性化的檔案信息服務，要針對不同用戶分析對檔案信息需求，然后為其提供針對性服務，以便自己在面對用戶的服務請求時能夠迅速做出準確的判斷，并提供針對性的優質服務，通過這樣的方式不但可以讓事業單位檔案工作者感受到工作的價值和意義，而且還能帶給用戶滿意的服務，賦予了檔案管理工作人性化特征。

2.4 營造人性化的管理環境

事業單位檔案管理水平的高低還在很大程度上與檔案管理環境有關，良好的環境能夠讓管理工作者身心愉悅，并隨之提高了檔案管理的效率。為此，事業單位應該注重營造人性化的管理環境，具體而言可以從以下兩個方面著手：第一，優化內部環境，所謂內部環境主要指的是精神層面與心理層面，因此要在這也方面融入更多的人性化內容，賦予事業單位檔案管理個性化特征。例如：在事業單位內部營造整體良好的工作氛圍，讓檔案管理工作中在這和諧、愉悅的氛圍下工作，身心均處于最佳狀態，從而將其主觀能動性充分發揮出來，更好地做好檔案管理工作。第二，優化外部環境，換而言之要改善檔案管理工作的環境，不僅要積極人性化的工作氛圍，還需要購置一些人性化的設置，以便為檔案管理工作人員帶來諸多便利，常見的如：對檔案室進行合理布局，優化檔案室的環境，張貼醒目的標識等等，通過優化工作環境來提高事業單位檔案管理的效率與質量[3]。

2.5 應用現代技術，創新檔案管理模式

當前，我們已經全面步入了信息化時代，各種信息技術被廣泛應用在生產與生活中，而要想提升事業單位檔案管理的質量，還需要結合事業單位檔案管理的需求不斷創新管理的模式。為此，首先需要應用現代技術加強檔案的開發與利用，即事業單位在檔案管理過程中，要根據檔案目錄積極構建檔案管理體系，及時整合分散的檔案信息，在信息技術的輔助下積極開發和利用檔案資源。再對檔案信息進行整合過程中，應該構建科學的管理體系，采用分級管理對檔案資源信息進行管理，從而將檔案的作用充分的發揮出來，更好地為事業單位服務;其次，要進一步加強檔案的保密工作，作為從事檔案管理工作的人員除了要高度重視檔案信息的安全，還應該借助信息技術來保證檔案信息的安全，例如：可以安裝防護軟件、安全密匙等來提升檔案信息的安全等級[4]。

3 小結

綜上所述，檔案管理工作作為事業單位發展的基礎，同時也是事業單位不斷前進的推動力，做好檔案管理不但可以提高事業單位的管理水平，而且還能促進其各項工作的順利開展與發展，當前我們已經全面步入了信息化時代，要求不斷創新檔案管理的理念與方式，因此要堅持人性化理念作為指導，實現檔案的人性化管理，如此才能將檔案在事業單位中的作用充分發揮出來。

參考文獻

[1]鐘姍，蘇怡心.簡述事業單位檔案工作中的人性化管理[J].辦公室業務，2020（05）：116-117.

[2]鞏春玲.事業單位檔案工作中的人性化管理[J].中外企業家，2019（27）：106.

[3]丁莉.事業單位檔案管理工作中的人性化管理[J].科技創新導報，2019，16（17）：165-166.

[4]姜慶紅.淺析事業單位檔案工作中的人性化管理方法[J].人才資源開發，2018（24）：19-20.