信息化建設在放射防護檔案管理中的應用

張志龍 劉欣 郝秀蓮 蘇婷婷 任瑞

摘 要：綜合醫院放射防護檔案是醫院管理的重要內容，是放射性職業病診斷的主要依據，也是放射影像工作的重要組成部分。本文結合工作實際，分析放射防護檔案管理現狀及存在問題，闡述放射防護檔案信息化建設的優勢，以及信息化建設在放射防護檔案管理中的應用措施，并提出應加大對信息化的重視程度和投入支持力度、建立健全檔案信息化管理規章制度流程、加強工作人員的信息化知識培訓等相關建議。

關鍵詞：信息化建設;放射防護;檔案

基金項目：本文系濱州醫學院附屬醫院科技計劃項目“人腦白質纖維解剖學及其相關影像學研究”（項目編號：BY2013KJ30）階段性成果。

放射防護檔案作為記載放射防護依法執業、放射診療建設項目、放射診療設備、放射工作人員等信息的重要載體，真實地反映了一個醫院放射防護管理情況，對醫院放射診療事業發展和職工本人都有十分重要的意義。《中華人民共和國職業病防治法》、《放射工作人員職業健康管理辦法》都明確規定“放射工作單位應當為放射工作人員建立并終生保存職業健康監護檔案”，《放射診療管理規定》、《放射性同位素與射線裝置安全和防護條例》也明確用人單位應建立個人劑量、職業健康管理和教育培訓檔案。由此可見放射防護檔案不僅管理要求嚴格、涵蓋內容多、保存時間長，更關系到醫院職工和公眾的切身利益。而且隨著時間推移，放射防護檔案保管的內容和數量也會不斷增加，現行的傳統檔案管理模式已不能滿足新形勢下醫院放射防護工作需要，因此放射防護檔案的信息化建設勢在必行。

1 放射防護檔案管理現狀及問題分析

醫院現有放射診療設備40臺、放射工作人員210人。雖然醫院對照各級主管部門要求進行梳理，建立了放射防護檔案，但按照傳統檔案管理模式，仍存在許多問題。

1）紙質檔案占據空間大，使用查閱不方便，檢索效率不高。醫院放射防護檔案內容涵蓋依法執業、放射診療規章制度、建設項目評價驗收、放射設備年檢維修、質控檢查及整改反饋，還包含所有放射工作人員查體、培訓及個人劑量檢測等內容。由此可見，放射防護檔案內容繁多且涉及多個部門科室，而原有檔案管理模式，檔案保管相對分散。在保管使用過程中，也以紙質檔案為主，單純依靠翻閱紙質檔案查詢，不僅影響檔案的檢索效率，也容易造成紙質檔案的磨損、破壞。同時在資料轉借的過程中，也容易因管理不善導致資料丟失。

2）醫院各級領導重視程度不夠，對放射防護檔案信息化建設投入配備明顯不足。醫院不僅要做好放射防護檔案資料的收集、整理，還要對各種檔案資料做好分類、歸檔、使用、處理，因此更需要各級領導、工作人員投入更多時間和精力。如果在管理過程中重視程度不夠，很可能會出現錯誤，影響檔案的使用效能[1]。同時放射防護檔案信息化建設是也一項系統和長期工作，必須要配備必備硬件設施和軟件系統，配備不足必然影響到信息化建設的發展。

3）原有檔案保管缺少動態監管，不利于及時掌握放射防護管理的動態情況。放射防護檔案是一個動態管理的過程，隨著設備的新增淘汰、人員的不斷更新，要不定期的更新補充檔案內容。原有檔案保管模式只是簡單的將放射防護檔案歸檔，并未對設備檢測情況，放射人員的查體、個人劑量監測結果進行系統的統計分析。這樣不僅不利于及時了解到放射人員、設備最新信息，也會影響到日常放射防護管理工作的正常進行。

4）檔案信息化管理制度仍不完善，尚未形成完整檔案管理體系。醫院制定了相應的規章制度，但檔案信息化方面的制度建設與工作實際脫節，發展較為滯后，使得制度建設跟不上信息化發展需要，制約了檔案信息服務功能的發揮。同時醫院對于信息化檔案管理職責、管理標準尚不明確，沒有形成全面的行為約束機制，也沒有建立合適的激勵機制和獎懲機制[2]，容易造成醫院檔案信息化管理混亂，管理不規范。

5）檔案管理人員理論水平不高，欠缺信息專業知識。醫院放射防護檔案信息化建設離不開專業人才，檔案管理人員不僅需要掌握放射防護管理和檔案管理專業知識，還需要熟練的掌握信息技術。醫院檔案管理人員的計算機水平不高，不具備豐富的信息專業知識及檔案管理技能，導致信息技術在檔案管理中的利用率不高[3]。也很難將信息技術融入到放射防護檔案管理工作中，限制了檔案信息化優勢的發揮，影響了放射防護檔案信息化進程。

2 放射防護檔案信息化建設的優勢

隨著醫院標準化建設的開展和“互聯網+”時代的到來，現代醫院管理對于放射防護檔案的管理要求也越來越高，而檔案的信息化建設相對傳統檔案管理模式有著諸多優勢。

1）檔案的信息化便于快速查閱使用，提高了工作效率。放射防護檔案在放射人員進修，建設項目評價驗收過程中會頻繁使用。信息化有其開放性和共享性的特點，打破了原有管理模式下空間條件的束縛，能夠實現及時查詢、電子借閱、快速統計信息，極大地提高了檔案利用效率。

2）放射防護檔案信息化利于檔案長期保存、實現資源共享。根據法規要求，放射防護檔案要求永久保存，而檔案信息化可以實現多點存檔、永久保存。電子檔案可以減少頻繁翻閱對紙質檔案造成的磨損，也會避免因借閱人保管不善導致丟失的情況發生。同時通過檔案信息平臺，相關科室人員可以查詢相關資料，實現資源共享。

3）放射防護檔案信息化有占據空間小，存儲信息量大的優勢。綜合醫院往往面臨醫療區域有限，行政辦公區域會盡可能壓縮的現實，這樣能拿出做庫房的空間會更加有限。在信息化建設的條件下，醫院通過掃描軟件、建立數據庫等方式構建信息庫，將實體檔案轉為電子檔案，節省了大量空間，能夠真正實現海量存儲。

4）有利于放射防護檔案資源整合，改進管理方式。信息化建設的過程也是對檔案資源整合的過程，在管理過程中工作人員采用新技術，新方法，對檔案數據進行收集、整理、分析，有助于改善檔案文件歸檔的方式，提高檔案整理和歸檔的質量和效率[4]。檔案信息化也有利于培養檔案管理人員樹立信息化理念、改進管理方式、提高檔案管理水平，從而進一步實現放射防護檔案信息的規范化、標準化建設。

5）放射防護檔案信息化建設有利于放射防護工作的動態管控。醫院是在不斷發展的過程，在信息化建設的同時，使管理人員能及時了解醫院放射防護管理運行情況，放射工作人員本人可以及時了解個人查體、個人劑量監測情況，從而實現信息共享。

3 信息化建設在放射防護檔案管理中的應用

1）加大對放射防護檔案信息化建設的重視程度和投入支持力度。信息化是未來發展的趨勢，醫院領導應充分認識到檔案信息化建設的重要作用和意義，加大對信息化建設的扶持和資金投入力度，為醫院配備必備的硬件設施和先進的軟件管理系統，借助辦公設備、掃描軟件，建立信息數據庫，構建信息化平臺。

2）建立健全檔案信息化管理規章制度流程。醫院參照《檔案法》、《電子檔案移交與接收辦法》、《電子檔案長期保存辦法》等法律法規，結合工作實際，加強制度建設，不斷建立完善信息化的規章制度和管理流程，明確資料收集、查詢、借閱、保密等相關制度。同時建立獎懲機制，調動工作人員積極性。

3）轉變放射防護檔案管理理念，實現傳統檔案管理向信息化管理轉型。醫院應制定信息化建設規劃方案，積極組織工作人員學習其他醫院管理經驗，熟練掌握信息化管理方法和技能，不斷提高管理人員的管理能力和綜合素質[5]，培養信息化管理理念，從而全面提高醫院的信息化管理水平和管理效能。

4）加大放射防護檔案管理人員信息化知識培訓。加強人員專業培訓才能更好地實現信息化，才能有效快速改變人員組織素質架構，從而適應工作需要[6]。檔案管理人員不僅要學習檔案專業知識培訓，更要提高檔案管理人員計算機水平、數據統計分析的能力，醫院不斷提升檔案管理人員綜合素質，從而打造復合型人才，確保信息化建設的順利進行。

5）建立放射防護檔案信息化管理質控標準，積極開展檔案信息化內容質控檢查。醫院制定相關質控管理標準，由主管部門定期組織質控檢查，對于日常質控檢查發現的問題，及時調查原因、糾正處理，形成質控檢查記錄，同時將整改內容及落實情況整理歸檔。對于未能整改落實的，寫明原因，從而建立質控管理長效機制。

總之，信息化建設是未來各行各業發展的趨勢，放射防護檔案管理信息化建設是未來醫院放射防護管理的必然要求，醫院應盡早樹立信息化管理理念，緊跟“互聯網+”時代的步伐，不斷加強放射防護檔案信息化的重視程度和推進力度，從而確保放射防護檔案管理穩步有序的發展。

參考文獻

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[2]時洪亮.加快醫院檔案管理信息化建設的實踐探索[J]中國城鄉企業衛生，2019（8）：221.

[3]于彥瑩.醫院人事檔案信息化管理策略研究[J]辦公室業務，2019（17）：77.

[4]劉曉華.新形勢下醫院檔案管理信息化的問題與對策研究[J]中國管理信息化，2016，19（2）：183.

[5]吳灼之.事業單位檔案信息化管理策略探討[J]中國管理信息化，2019，22（4）：167.

[6]陳穎.對醫院檔案管理信息化的思考[J]辦公室業務，2019（22）：101.

作者簡介

張志龍（1987-），男，漢，山東省青島市，本科，學士學位，社會醫學與衛生事業管理專業，助理館員，2014年1月于濱州醫學院附屬醫院參加工作。

劉欣（1989-），女，漢，山東省濱州市，研究生，碩士學位，社會醫學與衛生事業管理專業，館員，2012年7月于濱州醫學院附屬醫院參加工作。

郝秀蓮（1986-），女，漢，山東省青島市，研究生，碩士學位，社會醫學與衛生事業管理專業，館員，2012年7月于濱州醫學院附屬醫院參加工作。

蘇婷婷（1988-），女，漢，山東省濱州市，研究生，碩士學位，社會醫學與衛生事業管理專業，助理館員，2014年7月于濱州醫學院附屬醫院參加工作。

通訊作者

任瑞（1979-），男，漢，山東省高唐市，本科，碩士學位，醫學影像專業，副主任技師，2004年8月于濱州醫學院附屬醫院參加工作。