對比分析電子檔案與紙質檔案技術保護的差別

梁菁 宋莉

摘 要：關于信息的保存方式一般分為兩種，紙質檔案和電子檔案。由于紙質檔案與電子檔案兩者之間存在差異化，對于保護技術也有著明顯的區別。基于此，本文結合電子檔案和紙質檔案存在的區別以及保護技術的差別進行細致分析，以此對長期關注這項話題的相關人士提供參考數據。

關鍵詞：電子檔案;紙質檔案;技術保護差異性

前 言

檔案因科技的發展應運而生，由于社會的不斷發展，科技時代的到來，相比于傳統的紙質檔案，人們更青睞于電子檔案帶來的便利性。由于二者之間存在著一定的差異化，對于保護的技術也有著一定的差別，因此預防紙質檔案和電子檔案受不同因素的影響，導致無法使用，做好對紙質檔案和電子檔案的保護措施，成了人們首要的任務。

一、電子檔案與紙質檔案的區別

（一）載體壽命區別。電子檔案的載體是磁性物質和光盤，盤底的底基物質是聚酯，聚酯遇靜電會產生摩擦，吸引大量空氣中的灰塵，致使光盤卷曲變形，與磁粉脫離，導致光盤以及磁盤出現發霉或磨損現象，破壞存儲的信息內容。一般的電子檔案載體的壽命在10年左右，因此有效的延長載體的壽命，有利于電子檔案的長期保存。

最早出現的記錄信息的檔案就是紙質檔案，東漢時期蔡倫發明了造紙術，推動了人類的文明和發展。紙質檔案的主要載體是紙張，紙張的主要成分是纖維素，在高溫、潮濕、酸性環境與氧化環境中發生水解、氧化反應，不利于保存，降低紙質檔案的壽命。因此，在檔案的管理中，加大對紙質檔案的有效保護，可以大大延長紙質檔案的使用年限。只要條件允許，紙質檔案的使用壽命可以達到上百年甚至上千年。

（二）兩者受溫度、濕度的影響。電子檔案在高溫或者低溫的情況下，聚酯底基極其容易膨脹或收縮變形，導致光盤載體中使用的材料也會隨之變形，影響數據的準確性，不能對信息的有效傳播帶來便捷條件，大大影響了人們文明的進步[1]。科學研究表明，對于電子文件的理想溫度在16℃-20℃，相對濕度在35%-45%。

對于紙張來說，溫度越高，濕度越大紙張的氧化反應更快，進而影響紙張字跡的擴散程度，造成字跡模糊不清的現象，紙張經過長期放置，紙張表面的油墨很容易出現褪色、滲透的現象，對于識別工作的進行造成了很大的困擾，加上人為翻閱時，對紙張不同程度的損壞，都會導致紙張的保存陷入困境。實驗證明，對紙質檔案的標準溫度是14℃-24℃，相對濕度是45%-60%。

（三）光線強度、有害氣體對兩者的影響。光線對電子檔案的破壞極強，特別是紫外線，引起檔案感光材料內部結構的變化，破壞檔案內部的結構構造，導致電子檔案的數據丟失，影響電子檔案的正常使用。有害氣體，包括二氧化硫、二氧化氮、氯氣等，具有氧化性和酸性，在一定的條件下，對磁性載體和光盤進行破壞，致使光盤老化、磁粉脫落，電子檔案信息不完整，對信息的保存存在一定的隱患[2]。

光線長期照射在紙質檔案上，使紙質檔案由于化學反應產生一定的變化，將紙質檔案上的油墨造成擴散、分離的現象，對于紙張字跡的完整保存產生不利因素，降低文字的識別度，給紙質檔案的長期保存帶來了不利影響，給工作人員的工作帶來了一定的難度。

（四）灰塵對兩者的影響。空氣中的灰塵對電子檔案的主要影響有對磁盤、光盤造成摩擦，資料無法進行正常的數據讀取，導致電子數據的丟失，對電子檔案的長期保存起到反向作用。

紙質檔案受到灰塵的影響，導致紙張出現大量的霉菌，侵害紙張的內容，出現紙張粘連的現象。因此對于保存檔案的區域，進行灰塵的有效處理，能夠減緩檔案出現的不良現象，延長檔案的使用年限。

二、電子檔案與紙質檔案技術保護的差別

（一）存儲載體保護和差異性。想要檔案能夠長久穩定的被保存，首先應該做的就是對載體本身進行保護措施的實施。紙質檔案本身有不易破裂的優勢，只要將濕度、溫度控制在一定范圍內，就可以避免紙張受到一系列的氧化反應，造成紙張的損害，在人為進行翻閱、整理的過程中，要對自身進行嚴格的訓練，戴上專業的防護工具，對紙質檔案輕拿輕放，減小對紙質檔案的接觸所產生的摩擦，保證紙張內容的完整度，對紙張檔案的有效保管起到良好的促進作用。

電子檔案的儲存內容更加現代化，可以存儲各類型的圖片、影像、圖片、文本等，因此電子檔案的有效存儲，在一定程度上記錄著人類文明的發展歷史，具有里程碑式的意義。在載體的保護上應進行靜電的有效防護措施，對于溫度濕度進行有效把控，利用現代科技，實時監控電子檔案的情況，減少靜電的產生，保護聚酯不受靜電的侵擾，減小光盤內部產生灰塵、黏土所引起的光盤或者磁盤出現發霉或者磨損現象的發生，延長電子檔案的使用壽命。

（二）存儲環境保護的差異性。紙質檔案在保存過程中，受環境的影響極其嚴重。溫度過高、濕度越大，會使紙張在一定程度上發生化學反應，加速紙張字跡的模糊，因此對于紙質檔案的保護，應該及時有效的進行，例如可以在紙張表面進行防熱防潮處理，涂抹特殊藥水，減緩水解、氧化反應的發生，對紙質檔案的長期保存及時進行處理。對于環境的把控做到位，紙質檔案相比于電子檔案的保存在環境的要求上要高，紙質檔案的標準溫度是14℃-24℃，相對濕度是45%-60%，因此對于溫度和濕度的把控要更加科學、謹慎的進行。

電子檔案對于環境的要求相對來說不是很高，理想溫度在16℃-20℃，相對濕度在35%-45%，就可以很好的防治聚酯產生靜電，延長電子檔案的使用壽命。

（三）信息保護上的差異性。紙質檔案一般保管在檔案館里，有專門的管理人員進行看管，對于資料的查詢可以通過咨詢進行查閱，信息的傳播更快，對于檔案的保護更難。紙質的檔案人們可以進行隨意的涂改，對以后的保存、管理工作帶來很大的不便，因此要對亂涂亂畫現象加以制止，強化個人綜合素養。

電子檔案相比于紙質檔案就會安全的多，信息與載體是分離的，防止信息被惡意篡改、盜竊。由于科技的進步，電腦會有黑客攻擊的現象發生，因此做好網絡監管、提高保護意識，防止信息盜竊的現象發生，勢在必行。

（四）技術保護上的差異性。紙質檔案的內容與載體是一體化，對于技術的保護沒有實質性的影響。

電子檔案的存儲主要依賴于電子設備，隨著技術的不斷更新換代，對于數據的讀取也要不斷的進行，因此對數據本身的載體造成不同程度的磨損，容易造成數據的部分丟失。同時，對于更新的新系統進行數據讀取時，不能很好的對舊程序的系統有一個良好的適應，導致讀取數據的不準確性，對信息的采集造成一定的影響。

結 論

總而言之，紙質檔案和電子檔案都有著各自的優點和不足，兩者不可或缺。不論是紙質檔案還是電子檔案，都要進行嚴謹的技術保護工作，對資料的完整性進行合理的選擇方案，保證數據的準確性，防止數據的丟失給國家造成不可挽回的損失。

參考文獻

[1] 陸萍.紙質檔案與電子檔案的區別及技術保護分析[J].辦公室業務，2019（04）：108+142.

[2] 張忠文. 淺析檔案技術保護工作[C]. 中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——企業黨建與政工創新工作發展學術研討會”論文集（下）.中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院：《科技與企業》編輯部，2016：172.

作者簡介：梁菁 1984 女 漢 山西 館員 研究生 空軍檔案館 研究方向： 檔案