關于高校內部控制與財務管理系統有機融合的方法探討

高向紅

[摘 要] 隨著高校辦學規模的不斷擴大、辦學經費投入的不斷增加，以及經濟業務事項的多樣化和復雜化，高校的內部管理內容日趨復雜、難度越來越大，加強高校內部控制制度建設并保障制度的有效運行，對高校的有效治理意義重大。文章分析了高校內部控制制度的重要作用以及建設和實施中存在的主要問題，并根據筆者在內部控制和財務管理方面的工作實踐和研究心得，就如何高效地將內部控制制度融入財務管理系統中這一重要課題，進行了初步探討，并給出了切實可行的方法建議。

[關鍵詞] 內部控制；財務管理系統；有機融合；方法

中圖分類號：G627.5 文獻標識碼：A

一、高校內部控制制度的重要作用

（一）有助于完善高校治理結構，建立制度保障體系

內部控制制度的建立和實施，使高校內部政治權力、行政權力、學術權力、民主權力的權力范圍和邊界得以確立，有利于建立科學的內部治理結構，健全決策機制、執行機制、監督機制等內部運行制衡機制，并使之貫穿高校財務、資產、招標與采購、基建工程、合同等經濟活動的決策、執行和監督的全過程，實現依法辦學，依法治校，不斷提高辦學效益和治理水平。

（二）有助于強化業務流程控制，防范與管控風險

高校內部控制主要針對預算、收支、資產、招投標、政府采購、基建工程、科研、合同等重要的經濟活動環節。通過梳理每一環節的業務流程，分析風險隱患，找出風險點，制定歸口管理和授權制度等管理制度，防范與管控風險。

（三）有助于強化權力制衡，規范權力運行

高校應結合學校的性質、業務范圍和管理結構，按照決策、執行、監督相互分離、相互制約的原則，科學設置內部機構和管理層級，合理確定崗位職責權限，制定經濟活動的運行規則，切實做到分事行權、分崗設權、分級授權并定期進行輪崗，將權力關進制度的籠子，形成不敢腐、不能腐、不易腐的機制，規范權力運行。

二、當前高校內部控制制度建設和實施中存在的主要問題

（一）內部控制制度建設不系統

當前高校對內部控制制度的建設普遍比較重視，但不少高校在結合學校實際，建立學校的內部控制制度時，系統化思想不足，缺乏通盤考慮，所建立的內部控制制度往往只針對財務控制、資產管理等若干環節，對其他方面的控制重視不夠甚至未加考慮，內部控制各環節之間也相互孤立，關聯度差，內部控制不全面、不系統。

（二）內部控制制度的實施流程化程度不高

當前不少高校在建立內部控制制度時，對制度文本內容著力較多，但對制度實施的程序考慮較少，導致內部控制制度在具體實施中流程化程度較低，運轉不順暢，很難將控制制度落實到位，影響了內部控制制度的有效實施[1]。

（三）內部控制制度與財務管理系統脫節

內部控制制度涉及高校事務的方方面面，其有效實施離不開財務人員的參與，實施的效果最終要在財務管理中體現。當前不少高校的內部控制分散存在于資產、學工、預算等諸多獨立運行、互不關聯的管理系統中，與財務管理流程脫節，孤立于財務管理系統之外，使財務部門和財務人員很難有效和適時地參與到每一項內部控制活動中來。

三、高校內部控制與財務管理系統有機融合的方法

要解決當前高校在內部控制制度建設和實施中普遍存在的系統性差、流程化程度低、與財務管理系統脫節等問題，積極推進內部控制制度建設和確保制度的有效實施，高校可以采用信息化手段，遵循系統化、流程化、常態化的思路和原則，將內部控制制度所包含的管理理念、管理規則和管理程序，特別是內部控制的流程和關鍵環節，嵌入到學校財務管理系統中，實現內部控制的流程化和精細化管理，并在內部控制中最大限度地減少和消除人為操縱因素，實現對經濟業務和相關事項風險的有效控制。具體方法如下：

（一）將預算控制融入財務管理信息系統

合理編制預算、有效執行預算、準確編制決算，真實反映學校的預算執行情況，是財務預算管理的核心工作。高校的預算業務控制以預算為主線，以資金管控為核心，能夠有效地監督學校各項事業計劃的完成情況，便于學校對全部收支實行全過程、全方位的管理和監督，保證學校教學、科研、后勤等各項工作的順利開展。高校預算管理遵循 “量入為出，收支平衡”的原則，收入預算應積極穩妥，支出預算應當統籌兼顧、保證重點、勤儉節約，確保預算年度事業發展目標的實現[2]。

為此，高校應在財務管理信息系統中建立預算管理子系統，實施以流程化管理為核心的全面預算管理。信息化的預算管理子系統使過去必須手工采集、手工傳遞、面對面交換的預算信息，跨越時間、地域和部門的限制，實時交互、反饋，實現預算申報、批復、下撥、執行及考核全過程的流程化管理。

高校財務部門根據學校的《全面預算管理辦法》，在預算管理子系統中，按照不同的收入、支出申報要求，分別設置由不同部門申報、審核。校級領導、財務處預算管理人員、二級部門預算申報員等主體根據預算管理權限參與預算管理活動。

同時，預算管理信息系統與學校的學工系統、教務系統、工資管理系統、收費管理系統、人事系統、國有資產管理系統以及科研管理系統等各個系統緊密關聯和融合，實現預算數據的實時傳遞和信息共享，既保障了數據的準確性，又能夠實現對收入和支出情況的適時掌握，及時了解預算執行進度。

（二）將支出管理控制嵌入財務報銷系統

支出管理控制是高校財務管理的關鍵環節和重要管控點。要保證財務核算的經濟業務是真實發生的，支出是合法合規且未超出規定的范圍和標準的，需要一套完整的支出控制制度和程序來有效地防范舞弊和錯誤，從制度上和程序上防止腐敗。

目前，高校由于辦學規模大，二級學院較多，往往采用學校、院系二級管理模式，授予各二級學院管理自主權，發揮其管理的主動性和積極性，但這也同時增加了管理層級，加大了管理難度。因此，高校一定要根據學校的事業發展目標和管理原則，對重要的經濟活動進行把控。

為此，高校首先要建立財務授權審批制度，根據經濟活動決策事項的類別和標準，明確分級授權審批程序，對資金劃轉、結算事項明確責任。下級單位發生的經濟事項需按照授權級別的不同，依次向上報批，嚴格履行程序，對重大經濟活動決策事項要根據重要程度，報校長辦公會或黨委會研究決定。其次，高校應將經濟活動的決策、執行和監督等不相容的職責相互分離。決策是為了達到一定目標而對方案進行選擇，執行是由具體部門按照決策結果和適當的權限辦理業務，監督是實施內部控制的重要保證，主要對決策過程、執行過程的合規性以及執行效果進行檢查評價，確保經濟活動各環節都有適當的授權并按授權的額度和范圍辦理業務。要有效防范腐敗和風險，經濟活動的決策、執行和監督相互分離、相互制約是至關重要的。

在完善了上述制度設計后，高校應根據財務授權審批制度，將審批授權的額度、權限和流程嵌入到財務報銷系統中。

目前，高校越來越重視信息化建設，基本實現辦公自動化，同時配備了財務管理、資產管理、學工管理等眾多管理系統，多數高校已經實現遠程報賬。高校完全有條件將支出內控制度嵌入到財務管理系統中，例如，可以將差旅費報銷標準、公務接待標準、辦公用品招標的最高額度、不同級別教師的課酬標準、單位物業管理費標準嵌入系統中，經辦人員在遠程報賬時，凡超過標準的就無法提報。

提報的經濟業務按經費審批權限和流程逐級審批。涉及物資采購和固定資產的，需符合資產管理系統制度流程和審批權限，才能到財務系統辦理資金支付及報銷。如此一來，支出的控制實現了流程化和精細化，并減少了人為干預和操縱，從制度上和程序上杜絕了腐敗，防范了風險。

（三）將收入管理控制嵌入財務收入管理系統

高校收入的類型和渠道較多，涉及的部門和人員也較多，容易發生應收未收、坐收坐支、截留挪用、甚至私設“小金庫”等問題，輕則給學校帶來經濟損失，重則引發腐敗。因此，建立收入管理的內部控制制度，并將制度嵌入到財務管理系統中的收入管理系統中，可以有效降低收入業務的內控風險。

基于上述目的，高校應將收費業務歸口到財務部門統一收取，避免多頭管理，權責不清。首先，財務部門應根據國家相關政策和學校業務情況確定收費范圍和標準，并進行公示，規范學校的收費行為，禁止亂收費。其次，財務部門要及時提取學工系統中的學生信息、培訓學員信息，結合收費標準和生均撥款標準，維護收費系統和收入系統的基礎數據，并及時提取合同管理系統中教育服務、資產出租出借、聯合辦學等涉及收入的數據，在此基礎上，準確測算學校的總收入。最后，利用銀校互通系統，通過微信、支付寶、銀行轉賬等方式收取費用，避免收取現金。

與此同時，財務部門根據收費的內容，按行政事業性收費和服務性收費分別管理，定期將學生繳納的學費、住宿費等行政性事業收費導入財政開票系統，批量開具行政事業性收款收據。財務人員定期查詢導出收費系統數據，將欠繳費數據及時反饋到各二級學院進行催繳。高校收取的刊物版面費、房屋校舍租金、實驗儀器設備使用等出租出借取得的收入和培訓、校企合作產品銷售等經營性收入開具地方稅務發票。財務部門定期將收費情況與合同管理系統進行核對，將未按時到達款項反饋到業務部門催收，做到應收盡收。財務部門在財務管理系統中維護上繳財政國庫或專戶的項目及時間，系統根據已到賬金額和設定的時間，通過銀校通系統自動上繳，保障“收支兩條線”的管理落到實處。

（四）將合同管理控制與財務管理系統有機結合

高校作為公益性事業單位，為更好地履行教學、科研和社會服務職能，需廣泛地參與社會經濟活動。高校的政府采購、工程建設、合作辦學、技術轉讓、業務培訓等重要的經濟活動都涉及合同。隨著高校合同的種類和數量的增多，構建科學合理的合同管理制度，并將合同管理控制與財務管理系統有機結合，是高校規范管理、依法治校的迫切任務。

首先，高校應明確合同歸口管理部門，對合同實行統一管理。對于規模較大、經濟業務復雜的高校，應成立合同管理領導小組，成員包括分管校領導、技術、財務、審計、監察等部門負責人及法律顧問，并明確相關職能部門在合同管理工作中的職責，將職責落實到崗位，從而使合同歸口管理和分類專項管理密切配合，形成層次化、規范化的合同管理組織體系。

其次，高校的合同歸口管理部門應參與項目談判，審查合同文本的合法性、完備性、嚴謹性，負責合同履行階段的監管，及時在合同管理系統中登記已訂立合同要素，做好合同履行、合同結算、合同解除、合同糾紛處理、合同補充、合同變更、合同轉讓和合同終止的信息維護。

第三，高校將財務管理系統與合同管理系統有機結合，數據共享。財務系統根據合同簽訂的應收或應付款項的時間，自動確認收入或支出，并及時催收和支付款項，嚴格按合同的約定收、支款項，保障合同的履行。

（五）將基本建設控制嵌入到財務管理系統中

近年來，隨著招生規模的擴大，高校的建設項目越來越多，資金投入量大，建設工期長。部分高校與基本建設相關的內部控制，在設計和執行上存在較大的缺陷，使得高校在建設領域出現較多的經濟案件和腐敗案件。加強高校建設項目的內控制度建設，并與財務管理系統有效結合，在確保項目資金合法合規、安全有效使用的同時，預防貪污腐敗，是高校基本建設內部控制的重要任務。

為此，高校在基本建設的內部控制上，首先，要確保基本建設項目必須符合學校的實際需要，并經過科學的論證。建設項目的立項建議書和可行性研究報告要經過嚴格的審查，實行集體決策，確保技術上可行，資金上可控，能夠產生預期的經濟和社會效益。

其次，在建設項目實施過程中，建立科學的管理體系，明確崗位職責，建立與項目相關的決策、執行與監督相互分離、相互制約的機制。依據相關法律法規對建設項目的勘察、設計、施工、監理進行招標，并確保招標、開標、評標等環節符合相關法律法規的要求。招標過程要公開公正、程序規范，中標人符合資質要求，嚴格防范招標過程中舞弊和腐敗現象發生。同時，加強施工過程的監管，工程變更要合理有據，符合工程的總體要求并經過嚴格審批，確保增加成本可控。

在上述內控制度建設基礎上，將建設項目控制要素嵌入到財務管理系統中，使之成為支付工程價款的必要條件，財務部門根據合同的規定、監理和全過程跟蹤審計確認的工程進度及時進行工程款結算，保證項目資金撥付審批嚴格，規范合理，完整反映項目建設成本、資金來源。項目竣工要及時辦理竣工的決算和驗收，及時移交到資產管理部門并同時進行固定資產登記。

（六）將資產管理控制與財務管理系統無縫對接

資產是高校履行職能和開展業務的物質基礎。很多高校由于辦學歷史悠久，存在大量的文物文化資產、教學設備、實驗室、圖書、房屋建筑、對外投資等各類資產。面對龐大的資產規模，如何保障高校資產安全完整、有效使用、合理配置、處置合規，是高校資產管理的嚴峻課題，加強高校資產內部控制制度建設刻不容緩。

高校的資產管理部門是高校資產管理的責任主體，資產管理部門首先應建立一套資產內部管理控制制度，設置管理崗位，明確崗位職責，落實資產管理主體責任，確保不相容崗位相分離。

其次，建立定期盤點制度，建立資產使用績效評價體系，并根據評價結果調配資產，使資產使用發揮最大的效能。此外，還應建立資產購置、處置的論證制度，并成立資產購置、處置領導小組，明確購置、處置程序，確保資產采購、使用、處置等業務流程規范有序。

在完善了資產管理內部控制制度的基礎上，高校應將資產管理與預算管理相結合，并與財務管理系統有效關聯。

一方面，使得財務部門能夠根據資產管理系統和資產管理部門提供的資產狀況、使用效果，結合學校實際教學業務需要以及事業發展規劃，科學合理地安排資產預算，確保資產配置最大限度地滿足學校事業發展需要。

另一方面，有利于資產的實物管理與價值管理相結合。學校的財務管理系統每月提取資產管理系統資產的增減、資產的原始價值等數據，財務管理系統中新增資產必須附有政府采購的相關材料作為附件和依據，確保需政府采購的項目嚴格遵守了政府采購程序。

同時，通過設定折舊方法、折舊年限等來處理資產的入賬、折舊、清理、減值等資產業務，使學校的資產及時入賬，按期折舊，依法依規處置，使資產賬實相符、賬證相符，真實反映資產狀況。

（七）將科研經費管理嵌入到財務管理系統中

國家的科技進步和技術創新，高校扮演著重要的角色。近幾年，高校承擔的科研項目越來越多，科研經費規模龐大且經費來源渠道多元化，如果管理不善，極易出現違規違紀和學術腐敗問題，甚至誘發經濟犯罪。加強高校科研經費內部控制制度建設，并在財務管理中切實嚴格管理，科學、合理、合法合規地使用科研經費，具有很強的現實意義。

科研經費管理貫穿于項目立項、實施、結題驗收全過程。高校科研管理部門，應建立一套科學合理的科研管理內部控制制度，包括項目申請、立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣等一系列的管理制度，并將該制度植入到財務管理系統中。

科研經費實行項目負責制，項目經費落實到項目組，項目成員應充分了解科研經費額度和資金來源、使用的規則。科研項目的負責人對科研經費使用的合法性、合理性、真實性和相關性負責。

項目組成員根據項目進展情況和資金使用需要，適時在財務管理系統中提報資金需求。財務部門要本著“放管服”的原則，建立財務系統和科研管理系統的有效關聯，進行數據共享，實現項目執行實時控制。在財務管理系統中設置科研項目經費使用必備條件，對達到條件的項目及時撥付資金，確保資金使用規范有效。

總之，在信息化和大數據時代，高校應運用先進的計算機通信技術及網絡技術，將高校的內部控制制度與高校的財務管理制度有效關聯，將內部控制管控流程及關鍵控制點融入財務管理系統，以各管理平臺數據的互聯互通和高度共享為基礎，實現內部控制的系統化、流程化和精細化，確保內部控制制度得以有效執行，為高校實施科學管理、實現事業發展規劃、不斷提升辦學效益，奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]張慶龍.高校內部控制建設實施操作指南[M].北京：經濟科學出版社，2018.

[2]劉罡.高校財務內部控制實務[M].北京：經濟科學出版社，2018.