企業辦公室行政工作精細化管理研究

王雪清

[摘 要] 近些年我國市場不斷發展，各企業切實貫徹科學發展的方針，有效進行實踐改革，使得我國的經濟實力有了進一步的發展，也為我國的社會建設工作提供了強力的保障。作為企業發展中起到樞紐作用的辦公室，在發展趨勢方面有多元化的表現。做好辦公室管理工作，提高工作效率，對于整個企業而言有著極其重要的作用。

[關鍵詞] 企業發展；辦公室管理；行政工作；精細化管理

中圖分類號：D035.2 文獻標識碼：A

隨著我國的不斷發展，各行各業的改革也在不斷推進，在發展的過程中，會迎來各種各樣的挑戰。行政管理工作作為企業的核心競爭力提升的重要元素之一，對于提高企業的自我管理水平，促進企業的健康發展方面有重要的意義[1]。

一、企業行政工作精細化管理的內涵

企業行政工作精細化管理是詳細劃分企業中的相關管理內容并進行精細化管理，進行一系列的分析研究，將企業中最重要最核心的管理要點找出，結合企業的現狀制定出相關有效的管理制度，再結合這一制度將各項工作做好。把各項工作細分到各部門及個人身上，對于各部門各人的職責劃分做好相應的管理規定，進而形成專屬于本企業的企業文化。

除此以外，行政辦公室是企業中不可或缺的一個重要部門，部門內容工作繁多而且復雜，在日常的工作過程當中需要做好有效的支撐工作，才能保障企業的良好運行[2]。

二、當前企業辦公室行政工作的主要問題

（一）辦公室內人員工作效率低下

辦公室工作的有效開展，除了對于企業工作人員的知識水平和技能水平有嚴格的要求之外，還需要工作人員具有足夠的工作經驗以及對崗位的高度責任感，在對個人本職工作的開展和上級下達的相關事項進行處理時，必須要確保高效且及時不遺漏的完成。在辦公室的日常工作中，由于其中大多數的工作都是具有較強的時限性要求的，因此最不可懶散拖拉，如由此導致的降低工作效率情況出現，對于后續的工作展開會造成影響，嚴重的甚至會妨礙到企業的正常發展。

（二）崗位責任劃分不清晰，部門及個人間缺乏溝通

企業辦公室內的崗位一般較多，若是沒有明確的崗位職責劃分，在日常的工作展開過程中就很容易出現工作內容交叉重復，或者出現部分的崗位工作空缺。與此同時，辦公室彼此間的工作還需要做好各部門以及各個崗位之間的溝通配合工作，只有彼此間相互配合協調，才能合理有效且及時地完成各項工作，這就要求辦公室行政人員在對自身本職工作進行完成的同時，兼具團隊協作能力和企業團結精神。

（三）管理制度及工作流程制定不完善

崗位職責的劃分不明情況的產生，還說明辦公室行政管理工作在管理制度上的不完善，而這一情況的出現會大大影響到整個辦公室的工作效率，降低企業經營生產的利益。另外，在各部門的工作流程正常進展中，對于工作職責和個人責任的劃分出現不到位的情況，還會導致員工工作態度不端正、工作質量低、工作內容不精細等情況。

因此，需要明確各個崗位之間的相關職責所在，使得行政辦公室的工作在各個層面上的開展都可以做到全面無遺漏，確保到每個崗位的職業劃分詳細，才能使即使面對繁雜的工作，也可以保質保量且高效地完成[3]。

（四）辦公室管理制度不規范

要確實做好辦公室行政工作中復雜繁多的工作，領導需要有頭緒地對工作的展開進行指揮工作，切不可毫無目標地對員工進行胡亂指揮。在處理事務時，要有足夠的定性，有自己的主見，對于事情輕重緩急的判斷要能夠準確地區分，對工作的安排上要有合理的規劃布局。

（五）員工綜合素質不足

企業工作中，有的員工自身的綜合素質較低，對于辦公室的行政工作不能勝任。同時因為辦公室行政工作自身的特殊性質，有些工作的開展過程中，沒有具體的責任負責人，當工作中遇到問題時，辦公室的工作人員不能對出現的問題進行及時的處理解決。部分員工的個人綜合素質能力不足，責任感較低，不具備足夠的主人翁意識，在處理沒有明確職責劃分的工作內容時，無法以積極正面的心態去對待，造成了工作中問題的持續堆積，進而影響到了企業的正常發展。

三、強化企業辦公室行政工作的對策

（一）增強辦公室工作細節的把控性，提高管理意識

辦公室的行政管理工作看似事小甚微，但是在實際的工作內容中，無論是對工作總結的擬定，還是對文件的制定發布，甚至于一個電話一個稿件的工作，都可能會對企業的整體發展產生影響。

目前的企業發展中，很多員工認為只有大事的才更值得人們注意，因此將更多的精力投放在了辦大事謀全局上，對工作中瑣碎的小事反而忽略掉了。但是，在實際的工作中，往往細節決定了成敗，任何對于細節上的疏忽都將造成巨大的隱患風險，對于企業的運行都會造成一定的影響，辦公室的工作人員在日常的工作中要從小事開始做起，辦公要腳踏實地，做好辦公室的日常工作，只有這樣才能在工作方案的制定中協助好領導做好工作的部署，進而影響到大局的成形[4]。

（二）完善辦公室工作流程，健全管理制度

對于現階段的大部分的企業而言，辦公室行政工作的精細化管理還只是一個概念性理論而已，在實際的工作中難免會出各類的錯誤行為，所以，在提升精細化管理質量方面來說，更應該運用規范化，制度化的形式來進行全面的提升。

在行政工作的精細化管理上，針對不同企業，要嚴格按照自身的實際發展情況和自身特點進行制定，擬定出一套完善的工作流程，實際執行的過程中，要求各人員按照規定的操作制度合理做事，各司其職，若在工作中出現了問題，能夠迅速有效地找出相關責任人，并且在第一時間將問題進行解決，確保到各個環節的科學合理，規范有序。

（三）明確劃分職責崗位，強化成員間溝通

辦公室中的工作性質普遍是具體的事務性工作，因此在崗位的劃分上，需要做好明確的職責劃分，否則就很容易出現工作混亂的情況。

另外，由于辦公室內的崗位較多，明確的崗位劃分可以有效地避免工作內容出現交叉重疊的情況產生，使得辦公室內行政工作可以做到面面俱到，事無遺漏。辦公室的工作除了需要在本部門內有效展開以外，還需要在其余各部門和個人之間做好相關的協調工作，彼此間共同協作，互幫互助。

在溝通上，可以分為縱向溝通和橫向溝通，首先，在縱向的溝通上，辦公室行政部門要做好與上級和下級的及時溝通。在和上級進行溝通時，精細化管理要求員工在觀察分析和表達方面有著良好的個人能力，對于上級的意思要充分領悟，把握住意思傳達，明確內容方向，將需要匯報的工作要點向上級匯報；在與下級人員進行溝通時，主要是對下級的部門信息進行收集以及對上級下達工作的傳遞和執行。在精細化管理上，要求辦公室行政人員自身能隨機應變，有好的信息組織能力。

其次，橫向溝通上，主要是對企業里有相關工作的職能部門和企業外如媒體政府機關等單位的溝通。行政人員在傳達工作精神和對工作任務進行下達時，要做到認真且負責，在和外界部門進行有效溝通時，要充分發揮自身的協調能力。

（四）完善考核督導工作制度

企業內的精細化管理，要求每一位職工在日常的工作中都要按照精細化、標準化及規范化的準則來進行工作開展，因此在日常經營中有必要對員工的考核制定相應的規章制度以及獎懲條例，合理的設定量化標準對員工的工作質量進行評估衡量，從而使得精細化管理不再只流于表面而沒有滲入到實質。

在經營生產的實際工作中，首先，要根據工作中的各項事務的不同特點，制定出相關的準則，并將其作為依據，考核每一位員工對自身本職工作的完成情況，將實際的績效和效益結合起來。以事實說話，將工作生產中的各項數據作為實際的評價標準，而非憑空的以自身主觀感受作評價，使得每個職員在工作中都能做好分內之事，對于任務的完成可以確保優質高效，實現實際工作的精細化。另外，對于監督管理的制度方面也要嚴格落實，合理完善，積極調動員工間的工作熱情和積極性，使得各部門間可以順利地開展精細化管理工作。

在制度完善方面，首先要嚴格的對工作進行督導，找出各部門間的工作差距，嚴格監督管理工作中對計劃、任務和工作的落實及進展情況，保證各項工作在實施過程中都能得到相應的落實。如遇到工作過程中進展緩慢未按計劃完成的情況，督導工作的落實可以在第一時間發現問題源頭并及時的改正工作中的不足之處。其次，督導考核對于員工間的各項工作計劃和實際表現方面可以做到及時了解，實時管控，在員工進行獎懲評定和工作報告時可以起到有利的作用，對各項工作的順利開展起到良好的促進作用。

（五）加大精細化管理宣傳力度

想要讓企業的精細化管理工作做到深入人心行之有效，就需要在員工群里加大精細化管理的宣傳力度，加深思想建設方面的工作，將精細化的管理理念植入到辦公室人員中，潛移默化地影響職員的認知，才能使得精細化管理的工作做到深入人心。

在企業持續不斷進行發展的過程中，還需要把精細化管理的規章制度融入企業文化中，從而使得員工在日常的工作中也進行自我學習和認知，實現對自我的不斷超越。增強自身工作活力和積極性，在工作中將這一工作制度轉變成工作習慣，使得精細化的管理可以在企業中發揮出更大更切實的效果。

（六）樹立良好工作作風，促進精細化管理實施

要加強辦公室的精細化管理，還需要保證辦公室工作作風方面科學扎實。在工作作風上，要加強黨風廉政工作的建設，不斷深入基層工作，根據企業發展的實際情況，做好工作結合，落實各項調研工作，在政策上實現有效的上下級傳達，提高工作效率。在抓學風文風方面，要持續強化學習意識性，努力建設企業學習型隊伍，整體提升行政工作人員的專業水平，摒棄在文字工作中出現的假大空現象，改善企業文風，積極倡導優良文風的建設工作，不斷提升辦公室內各項專業水平。

（七）提高員工綜合素質

企業員工是企業運行的根本所在，是確保任務完成的基礎組成成員，提高員工的綜合素質水平也就成了提高企業工作效率的根本所在。企業內部應加強對員工的職業道德素質的培訓，提高員工的服務精神和意識性。定期組織對員工的培訓工作，使得職員間的業務能力得到提升，從而在自身的工作崗位上具備較高的專業水準。養成員工精細化工作的習慣，對于企業樹立良好的發展方向有著積極作用，企業應重視員工的素質培訓工作。

四、企業辦公室行政工作精細化管理的重要性

（一）有利于企業進行決策

企業在對事務進行決策前，需要辦公室人員完成大量的基礎性工作，同時在一定程度上，辦公室的管理人員還對決策起到了一定的謀劃作用。因此，辦公室人員在進行準備工作和提供謀劃意見之時，需要確保準確無誤而且全面，才能為領導層作出正確決策起到作用。而要使意見建議做到全面無誤，就需要工作人員從精細化方面入手，這就對辦公室人員的工作標準提出了更高的要求。

辦公室職員不僅需要自身具有足夠的專業技能和各類知識，還要在日常工作中及時對企業內部的各項情況做出了解，及時掌握國家政府出臺的相關政策和法律法規知識的變動，及時收集整理相關的信息，為領導的決策提供有效的依據。

辦公室人員需要將各項事情做好前瞻性，提高自身預見，才不會在關鍵時候出現臨時抱佛腳的情況，也不會因為基礎工作做得不扎實而影響到最終的決策，因此，辦公室人員需要以精細化的工作將基礎性內容做好，為上級領導的工作開展提供有力的支持。

（二）有利于實現辦公室工作的科學性

辦公室的工作較為繁雜，很少有規律性，因此辦公室的職員在工作中往往會面臨各種臨時且突發性的工作。在這類情況下，如果精細化工作不到位，很容易導致工作中沒有規律和頭緒，造成混亂的局面。若是實現了辦公室的精細化管理，提高相關管理人員的綜合素養，在面對突發情況時就能合理有效地作出應對措施，保證工作的有序開展。

（三）有利于企業的持續健康發展

根據過去的數據顯示，多數曾經落實過精細化管理的企業在近幾年表現出了良好的效果，并取得了較為優異的成績。由此可見，強化企業中辦公室工作精細化管理，對于企業的發展有著積極的影響。

五、結語

企業辦公室行政工作的精細化管理在企業的發展中有著極其重要的作用，是一個企業持續發展和進步的重要標志，實現企業內部的精細化管理不是在短時間內就可以實現的，需要長時間不斷地進行實踐，同時還需要企業內各個部門的相互配合，將精細化的管理理念形成有效的制度，在企業內進行大力宣傳，完善各方面的考核評定，才能使精細化管理在企業中取得更好的成效，促進企業的發展。

參考文獻：

[1]蘇偉明.論國有企業辦公室行政工作精細化管理[J].現代國企研究，2018，138（12）：8.

[2]劉世杰.論國有企業辦公室行政管理工作精細化管理[J].財經界（學術版），2019，505（04）：75.

[3]蒲艷君.企業辦公室工作中的精細化管理研究[J].現代國企研究，2018，136（10）：8.

[4]許暘.辦公室行政精細化管理措施研究[J].經貿實踐，2018，226（08）：282.