新型冠狀病毒肺炎檔案的價值分析及工作建議

■ 薛玉潔 章 睿

2019年底發生的新型冠狀病毒肺炎是新中國成立以來，傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的重大突發公共衛生事件[1]。世界衛生組織總干事譚德塞說，新冠肺炎疫情已在許多國家出現，該疫情構成大流行的威脅“已經變得非常真實”[2]。能夠嚴重威脅全球生命健康安全，除了與病毒本身的特點相關之外，人口流動也是一個重要原因。可以預計，未來隨著人口參與全球性流動的加速，防控此類傳染疫情將會成為包括醫學、公共衛生學、管理學、社會學、檔案學等多學科在內的、全球面臨的一個重要課題。

做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控關系到國計民生，而檔案具有憑證和參考的基本價值，將預防和控制本次疫情中的重要材料予以收集、整理和開發利用，是檔案工作者的社會責任和歷史責任，對于發現、預防、控制、治療類似疫情及新病種，具有重要意義。然而當前，我國疫情檔案管理工作中還存在著收集意識淡薄、重要信息流失嚴重，缺乏理論指導、疫情檔案管理不規范,開發利用不充分、提供服務不便捷等問題，檔案部門應該及時作出職業反應[3]，做好檔案信息的收集、整理和開發利用，在抗擊新型冠狀病毒肺炎等各類疫情中貢獻力量。

一、新型冠狀病毒肺炎檔案的價值分析

新型冠狀病毒肺炎檔案，是在預防和控制新型冠狀病毒肺炎的疫情過程中所形成的文字、圖表、聲像及其他各種形式和載體的原始記錄，它真實記錄了新型冠狀病毒肺炎的產生、發展、預防、控制等各個階段的全過程，較全面地反映了疫情的全貌、疫情的危害形式及變化、疫情的波及范圍及特點、針對疫情所做的防控措施及后勤保障等工作。

檔案的基本價值體現為它的憑證和參考作用。新型冠狀病毒肺炎因其本身的政治性、民生性、全球性及危害性，更加凸顯了其檔案在提供決策依據、進行科學預警，在信息資源共享以及在宣傳教育等方面的重要價值。

（一）新型冠狀病毒肺炎的政治性與民生性決定了其檔案提供決策依據，進行科學預警的重要性

新型冠狀病毒肺炎爆發以來，迅速成為國家和社會本階段的中心工作和重點工作，也成為新聞媒體報道的焦點工作。新型冠狀病毒肺炎檔案與整個疫情一起成為這項中心和重點工作的重要組成部分，具有很強的政治性。同時，國內新型冠狀病毒肺炎發生僅兩個月，累計確診病例達到8萬余例；海外疫情爆發后僅兩個月，確診病例激增到300余萬例，波及200多個國家和地區，而且確診病例仍在快速增長。因而，新型冠狀病毒肺炎檔案也涉及到千家萬戶和億萬人民群眾的健康，它記載了以人為本的疫情防控信息，其所記錄的治療方案、治療藥物及疫苗接種等信息直接反映了人民群眾所需要的最基本的醫療健康保障，關系到國計民生。

新型冠狀病毒肺炎檔案能夠如實記錄疫情發生、發展及防控的歷史全程，對這類檔案信息進行研究分析，探索疫情發生發展的規律，可以在當前和今后為各級政府和衛生防疫部門正確應對疫情并做出科學決策提供經驗和依據。同時，通過疫情檔案的記載，掌握疫情防控情況，可以進行風險分析并預測可能造成的損失，從而積極采取措施避免或減少損失的發生，更好地做好預警工作，做到早發現、早報告、早處置。

2003年北京抗擊“非典”的小湯山醫院全套圖紙再次應用到抗擊新型冠狀病毒肺炎的疫情當中，助力火神山醫院用10天時間迅速建成，為抗擊疫情爭取到了寶貴的時間。這是檔案助力疫情防控的經典案例。

（二）新型冠狀病毒肺炎傳播的全球性決定了其檔案信息資源共享的重要性

新型冠狀病毒肺炎出現后的3個多月，全球已有200多個國家及地區、300余萬例確診病例，它不僅威脅全人類的生命健康，而且對全球經濟造成沖擊。2020年1月31日，世界衛生組織將新型冠狀病毒疫情列為“國際關注的突發公共衛生事件”。經濟領域的“蝴蝶效應”讓我們看到了全球化背景下牽一發動全身的現象，更何況是可以隨著空氣飛沫迅速從一國向其他國家傳播的病毒。國際化發展態勢下，人們的出行頻率和出行方式都發生了很大變化，疫情也出現了全球化特征。與此相對應，疫情檔案資源也逐漸顯現出全球化的特點，疫情檔案信息全球共享已經成為各國政府和科研機構的共識。國家主席習近平在3月初同聯合國秘書長古特雷斯通電話時指出：“新冠肺炎疫情的發生再次表明，人類是一個休戚與共的命運共同體”“公共衛生安全是人類面臨的共同挑戰，需要各國攜手應對”。

要避免或降低疫情全球化趨勢，各個國家和地區的檔案信息資源共享就顯得尤為重要。眾所周知，在經濟欠發達國家和地區，由于醫療衛生條件較差、公眾衛生意識薄弱，一旦爆發嚴重疫情，其傳播擴散將勢不可擋，依靠本國力量進行防控將會困難重重。即使是在醫療條件很好的意大利、美國等歐美發達國家，此次疫情也超出人們的想象肆虐蔓延，中國的防治經驗正在努力幫助他國渡過難關。借鑒世界各國及地區記錄疫情發生發展、防控預案、治療醫藥等信息的檔案資源，能夠在較短時間內提供大量有價值的信息，在一定程度上有效減輕社會動蕩，緩解國際關系。檔案資源的信息共享將對國際衛生應對能力和國際合作能力貢獻應有的力量。

（三）新型冠狀病毒肺炎的突發性和危害性決定了其檔案宣傳教育的重要性

從2019年底新型冠狀病毒肺炎突襲武漢到2020年初，病毒以迅雷不及掩耳之勢的蔓延和每天增長數十甚至上百的死亡病例，一度給中國民眾造成恐慌。疫情從來不以人的意志為轉移地發生和擴散，往往讓人措手不及。如果能夠提前了解類似疫情的特點和規律以及如何有效防控，將為與病毒賽跑贏得更多時間。

檔案的宣傳教育陣地同樣也是拯救生命的戰場。新型冠狀病毒肺炎檔案能夠全面記錄該疫情的發病率、發病周期及死亡率等內容，這些內容可以反映疫情的危害性及危害程度的發展變化趨勢，體現疫情的規律和特點。它們與檔案信息中的發病原因、傳播途徑、主要癥狀、治療方法等，共同構成了研究和防控疫情的第一手資料。新型冠狀病毒肺炎檔案資料將會顯示，野生動物是病毒傳播的一個重要載體，相互接觸和人口流動是病毒傳播的重要途徑，對患者進行早發現、早隔離、早治療，和對疫區進行封鎖是有效控制疫情傳播的重要方式。用這些包含重要經驗和科學依據的檔案資料進行宣傳教育往往會令人觸目驚心，宣傳教育的效果也會事半功倍。

二、當前疫情檔案管理存在的問題

疫情檔案在提供決策依據、進行科學預警、信息資源共享以及宣傳教育等方面具有重要價值，這也決定了疫情檔案的重要戰略地位。近年來，在衛生主管部門的領導和檔案管理部門的指導下，疫情檔案的管理已經做了大量工作，但還是或多或少存在以下問題：

（一）疫情檔案的收集意識淡薄，重要信息流失嚴重

疫情的發生大多是突發性、緊迫性的，各部門的工作重心也必然會放在疫情的防控、治療及善后處理上，這就往往忽視了檔案資料的收集。“非典”期間，為了避免二次感染，一些醫院將病歷等重要資料燒毀，造成了珍貴檔案信息的散失。疫情檔案收集意識的淡薄、收集范圍不明確、管理規范不具體，無專門人員管理，甚至有時因時間緊張而缺乏必要的移交手續，這都會造成疫情檔案的散失。疫情檔案重要資料的散失必然會造成日后利用時查找的困難，甚至會造成醫療科研人員進行科學研究缺乏一手資料、國際合作無法開展等嚴重后果。

（二）疫情檔案的整理缺乏理論指導，管理不規范

目前，我國檔案建設的規范化、科學化、信息化已經越來越高[4]，而針對疫情檔案整理的理論和規范尚不明確具體，缺乏系統性、科學性，明顯與疫情檔案的戰略地位不符，這就導致了收集資料的范圍不明確，收集來的資料在分類、編目上仍存在混亂等問題。疫情檔案種類繁多、數量巨大，缺乏科學的整理、規范的存放，散落在各地各部門的檔案管理機構，勢必會造成日后查找利用的困難。

（三）疫情檔案開發利用不充分，提供服務不便捷

疫情檔案的資金和技術投入還存在不足，整理和存放的手段仍比較落后，沒有專門的疫情檔案存放基地和利用中心，后期需要利用相關檔案信息時查找困難仍是主要問題。此外，當前疫情檔案的形式仍以紙質為主，在信息資源共享方面距離利用需求仍有很大差距。檔案部門不能及時將疫情檔案資源進行深度開發編研，不能充分滿足社會需求。

三、新型冠狀病毒肺炎檔案工作建議

各級檔案部門作為檔案信息的收集、管理部門，應充分認識新型冠狀病毒肺炎檔案信息的重要價值，并積極做出職業反應，針對上述存在的問題，從以下方面做好檔案信息的收集、整理和開發利用工作。

（一）新型冠狀病毒肺炎檔案的收集

檔案收集是檔案管理工作的起點和基礎，明確檔案收集的范圍并能夠按照此范圍主動出擊，收集檔案，能夠避免重要檔案信息的散失，以免造成難以彌補的后果。新型冠狀病毒肺炎檔案的收集應該遵循全面、完整的原則，貫穿統觀全局的意識，從維護國家和民族長遠利益出發，以保障廣大人民群眾的生命健康為宗旨。

1.明確范圍。在疾控、醫療等各部門工作人員防控新型冠狀病毒肺炎的工作中，產生了大量資料，這些資料有的反映了國家和各級地方政府的政策，有的反映了確診病例的各項指標和治療情況，有的反映了各團體組織的物資捐贈情況等。根據檔案歸檔的分類，主要分為綜合類資料和專題類資料兩大類[5]。

（1）綜合類資料

①反映新型冠狀病毒肺炎期間國家和地方各級政府制定的應急預案、規章制度、決策公告等；

②在新型冠狀病毒肺炎防控期間，有保存價值的收發文、會議記錄、會議紀要、請示批復、統計報表、總結報告、反映疫情防控的照片、視頻等；

③各類新聞媒體發布的、有保存價值的宣傳資料、模范人物事跡資料、火線入黨材料、物資捐贈及分配資料等。

（2）專題類資料

①新型冠狀病毒肺炎疑似及確診病例臨床表現、診斷報告、治療方案、治療效果、病例報告等；

②疑似及確診病例密切接觸者的追蹤調查、隔離形式、醫學觀察等資料；

③應急物資登記、科學研究成果等。

在形式上，也不應局限于紙質材料，而應將重要電子材料、聲像實物材料、網絡報道材料等都予以收集，從而保證檔案材料的系統性和完整性。

明確了檔案收集的范圍，才能在疫情發生時和結束后有的放矢地收集資料，避免重要資料的散失。

2.主動出擊。從新型冠狀病毒肺炎突襲武漢，短短兩個多月，國內確診病例迅速增至8萬余例。疫情兇猛，讓人猝不及防。在本次突發事件中，所有防控、醫療等部門都高度緊張和忙碌，產生的資料也不計其數。如果檔案部門不能夠主動出擊，而是被動等待資料整理后的常規歸檔，則會使很多重要資料散失，造成難以彌補的后果。所以，檔案的收集應該變被動為主動，采取更為靈活的方式。

檔案部門應該在更早的環節介入檔案的收集工作，做到預先指導，并采取現場收集、隨時收集和集中歸檔相結合的方式。由于疫情的突發性和緊迫性，檔案部門應預先就哪些材料需要收集、如何整理這些材料等問題對歸檔部門進行指導。疫情防控壓力大，不能及時整理的材料，也應提前告知要先大致分類，暫時保管在專盒、專柜中，定點存放，最后再統一整理，以免由于工作忙亂而造成重要疫情檔案的丟失，對今后檔案利用和科學研究造成不便。

常規的檔案收集方式是以集中歸檔為主，但是新型冠狀病毒肺炎發生突然、傳播迅速，波及面廣，導致相關的檔案材料也內容豐富、形式多樣。為了保障檔案材料的完整性和系統性，各級檔案部門也可以適時深入現場，提前整理和收集，以免錯失珍貴的檔案材料；遇到有代表性的病例或治療方案時，也可以隨時收集，不必等到疫情結束時統一收集。比如，各級衛生防控機構和醫院都有兼職檔案員，他們作為醫護人員深入一線的同時，應該適時、適當地保護、保留和保存病歷、治療方案、治療過程等珍貴資料和畫面，記錄搶救的寶貴瞬間，為后人留下永恒的歷史記憶。

（二）新型冠狀病毒肺炎檔案的整理

對新型冠狀病毒肺炎檔案進行科學組件、分類、編號、編目和期限劃分，才能夠為后期利用檔案信息以及對檔案資源進行科學研究做好準備。

1.科學組件、分類、編號、編目。新型冠狀病毒肺炎檔案的性質、內容等方面都不同于普通文書檔案，所以其整理也不能簡單按照普通文書檔案的整理方式進行，而是應該盡可能地反映疫情發生發展的全過程、揭示疫情的自身規律。文章建議建立新型冠狀病毒肺炎專題檔案，進行科學組件、分類、編號和編目。

新型冠狀病毒檔案中的文書檔案數量巨大。一般的文件，如疫情總結報告、請示批復等，以自然文件為一件；疫情會議記錄、會議紀要等以一次會議為一件；統計報表，如《新型冠狀病毒感染的肺炎疫情統計表》一般一份為一件，也可以以周或者月為單位進行合訂為一件[6]。

疫情檔案資料可以按照歸檔部門或者資料類別進行分類，各部門內部按照事由結合時間順序進行排列。比如，先將同一部門的新冠肺炎檔案集中，然后按照事由分類，同一事由內的材料按照時間順序排列。確定好檔案的分類和排序后，蓋歸檔章，編寫檔案號和編制《歸檔文件目錄》。

對于疫情檔案中的電子檔案、實物檔案等類型的檔案，可以參照該類型普通檔案的整理方式進行整理，整理的原則仍然是方便保存、移交和利用。

2.期限劃分。新型冠狀病毒肺炎檔案的保管期限可以參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》執行。值得注意的是，新型冠狀病毒肺炎是一次重大疫情，全國三十余省市區啟動重大突發公共衛生事件一級響應，其檔案也有重大科學研究和歷史研究價值，所以應該按照就高不就低的原則進行期限劃分[7]。具體建議如下：

（1）反映新型冠狀病毒肺炎防控工作，具有普遍指導意義和長遠利用價值的檔案材料應當永久保管，比如：國家及各級政府的政策性文件、重要工作會議材料、緊急預案、工作方案、治療方案、重要的工作簡報、工作計劃、工作總結、年度統計報表等材料；

（2）反映新型冠狀病毒肺炎防控工作，具有相當長時期內利用和查考價值的材料應當保管30年。比如：貫徹執行上級機關文件的材料、一般會議材料、季度統計報表、工作簡報、工作計劃、工作總結等；

（3）反映新型冠狀病毒肺炎防控工作，在較短時間內有查考利用價值的材料，應當保管10年。比如：上級機關參考性文件、一般事務性工作材料、月統計報表、臨時性文件等[8]。

3.數字化加工。在新型冠狀病毒肺炎檔案的收集過程中要注意電子文件的收集，同時還應將紙質文件及時進行數字化加工，利用現代計算機網絡技術，配套建立新型冠狀病毒肺炎檔案專題信息庫，實現檔案信息共享，更好地為全國及全球疫情防控和科學研究提供參考資料。

數字化加工工作量巨大，各級各類檔案部門，主要以疫情防控及醫療機構的檔案部門為主，可以劃分為縣級、地（市）級、省（自治區）級和國家級等四個級別，分別將本級收集、整理的新型冠狀病毒肺炎檔案進行數字化加工，然后統一錄入新型冠狀病毒肺炎檔案專題信息庫，同時還可以隨時從信息庫調取檔案信息，實現檔案信息共享，及時準確為政府和決策機構提供疫情檔案預警信息。[9]

圖1 新型冠狀病毒肺炎檔案信息錄入、調取示意圖

（三）新型冠狀病毒肺炎檔案的開發利用

新型冠狀病毒肺炎檔案的收集、整理工作，都是為了實現對檔案信息的利用服務目的。加強對檔案信息的編研、展覽和輔助科研工作，進一步實現檔案信息的價值，更好地防控疫情和為各級疫情防控部門提供決策依據。

1.檔案編研。檔案部門應該利用自己管理疫情檔案的優勢，充分挖掘新型冠狀病毒肺炎檔案的內在價值，將反映疫情特點、規律、分析、統計情況、治療方案、工作總結等信息的內容匯編成冊，根據不同利用者的需求，主動提供給疫情防控部門、醫療部門等，作為他們科學防控和決策依據的參考資料，使檔案工作從幕后走向前臺，充分發揮檔案的積極作用。

2.警示展覽。檔案展覽是檔案發揮社會教育功能的基本形式之一，是服務黨和國家中心工作的具體體現。疫情結束后，檔案部門應該利用所收集的新型冠狀病毒肺炎檔案，開展固定展覽、網上展覽、巡回展覽等各類形式的警示展覽，就人與自然和諧共存、尊重生命、倡導人類命運共同體意識等內容進行宣傳教育，筑牢人與自然和諧共生的防線，將教育、警示和預防立在眼前，記在心中。

3.輔助科研。檔案信息中的疫情癥狀、防治措施等重要信息蘊含著疫情發生發展的規律，對這些信息分析研究能夠進一步預防疫情的發生和做好疫情發生后的防治工作；對應急預案、組織體系、工作方案等檔案信息進行研究，能夠為各級衛生防控部門提供科學的政策決策依據。醫療、衛生防控、各級政府等部門人員查閱、調閱新型冠狀病毒肺炎檔案信息進行科學研究時，檔案部門應該積極配合，提供查閱、復印等檔案利用服務。

此外，新型冠狀病毒爆發以來，全球已有200多個國家和地區的300余萬例確診病例，可以看出，疫情防控將是一項重大國際合作課題。國家主席習近平指出：“中方愿同有關國家分享防控經驗，開展藥物和疫苗聯合研發，并正在向出現疫情擴散的一些國家提供力所能及的援助”。檔案部門應加強檔案信息資源共享，提供疫情防控檔案信息，為科研團隊建立國際合作組、共同抵御病毒入侵、維護人類命運共同體目標的實現出一份力。

當前及今后發生大規模疫情時，檔案部門都應積極做出職業反應，做到主動收集、科學管理和開發利用，充分發揮新型冠狀病毒肺炎檔案在提供決策依據、進行科學預警，在信息資源共享以及在宣傳教育等方面的作用，在新型冠狀病毒肺炎及今后疫情的防控和治療工作中貢獻力量。