提升人社系統檔案管理質量與標準化水平的策略探討

徐光德

摘要：人社系統的各項工作開展，是以檔案管理為基本依據的，所以要想保證人社系統的社會治理與服務質量，就必須要首先重視并切實做好檔案管理工作，提升人社系統檔案管理質量與標準化水平。本文基于作者自身的實際工作經驗與學習認識，首先介紹了提升人社系統檔案管理質量與標準化水平的必要性，然后分析了當前人社系統檔案管理存在的問題與不足，最后主要就如何提升人社系統檔案管理質量與標準化水平，提出了部分探討性建議，以期能為相關的工作實踐提供參考。

關鍵詞：人社系統;檔案管理;質量;標準化水平

在當前全新的社會治理、服務及建設背景下，我們應當將人社系統的檔案管理工作作為一項關鍵課題，積極加強研究、探討與實踐，一方面要深入、客觀認識到提升人社系統檔案管理質量與標準化水平的必要性，和當前人社系統檔案管理存在的問題與不足，另一方面更要采取科學、合理的工作策略，切實提高檔案管理的質量與標準化水平，這樣才能更好的促進人社系統各項社會治理及服務工作開展，推動社會的建設、發展。

一、提升人社系統檔案管理質量與標準化水平的必要性

人社系統即人力資源和社會保障部門，這是我國社會治理與服務體系當中最為重要的單位之一，其緊緊關系著社會人才的培養、規劃、就業，以及社會保障制度的推進和落實等各項關鍵性社會工作，對社會的建設發展，以及群眾的民生水平，均具有直接的影響。從實踐的角度來看，人社系統各項社會治理、社會服務工作的開展，均是以檔案管理為基本依據的，如社會人才的教育、培訓及職業技能資料檔案，個人的工作履歷、勞動關系及社會保障、社會福利資料檔案等等，不一而足。簡而言之，人社系統的所有工作內容，都是在圍繞這些資料檔案在運轉。

當前，隨著社會人口數量的增多，以及社會各個方面管理工作的日趨嚴格，人社系統檔案管理工作需要處理的檔案信息數量也越來越多，而且信息內容越來越瑣碎、越來越復雜，這就容易在檔案的收集、整理、編撰和保管、開發、利用中，出現各種疏漏，如檔案信息不規范、不完整、不明確，甚至是完全缺失等等。這就會給人社系統社會治理、社會服務工作的開展，帶來非常大的阻礙，最重要的是會給群眾帶來諸多的麻煩和不便，嚴重的話甚至會影響到社會的公平性[1]。為此，我們便需要采取更加科學、合理的工作策略，切實提高人社系統檔案管理的質量與標準化水平，保證檔案信息的規范、完整和明確，更好的發揮出檔案管理的作用價值，促進人社系統各項社會治理及服務工作開展，對社會的建設、發展起到有力的推動作用。

二、當前人社系統檔案管理存在的問題與不足

（一）檔案管理中的立卷歸檔標準有待完善

如上所述，人社系統各項社會治理及社會服務工作的開展，均是圍繞檔案管理的，因此檔案管理的質量，也就間接決定著人社系統的工作質量、工作成效。這里需要考慮到的一個問題是，檔案的信息內容是否符合實際工作的需要，是否存在冗余等情況，如果收集保存了無用、重復的檔案信息，是完全沒有任何價值的，而且反而會增加檔案管理的工作量，并對其他的相關工作造成干擾[2]。在現目前的人社系統檔案管理工作中，便或多或少存在著上訴情況，這主要是因為立卷歸檔標準還不夠完善所導致的，這給后期的諸多工作帶來了負面的影響。

（二）檔案管理中的各環節制度不健全

人社系統檔案管理工作涉及到了一系列的流程、環節，如從檔案信息的收集、整理、編撰到保管、開發、利用等等，其中任何一個環節都會影響到檔案管理工作的質量與標準化水平，尤其是在檔案信息量越來越大，信息內容越來越瑣碎的情況下，各環節的工作稍有不慎就會出現疏漏，引發一系列的問題出現，而且在當時難以發覺，給后期的利用帶來巨大難題。可當前人社系統檔案管理各環節制度，還存在著不夠健全的問題，對于一些具體的工作細節沒有給出明確的規范、指導和約束，導致檔案管理的隨意性較大，質量和標準化水平明顯降低。

（三）檔案管理中的信息化技術標準不統一

信息化技術在現目前的人社系統檔案管理中，已經得到了廣泛的應用，這一成果是值得認可和肯定的，因為在信息化技術的幫助下，人社系統檔案管理的效率大大提升，人的勞動力投入也明顯降低，減輕了人的工作壓力，而且其能夠幫助我們自動進行一些檔案管理的錯誤檢測與修整，提高了檔案管理的質量。不過人社系統檔案是需要在整個社會中得到共享和應用的，因此其需要考慮到與其他單位的系統兼容性，這樣才能將檔案的價值最大化的發揮出來，為群眾減省不必要的麻煩和不便[3]。但當前人社系統與相關單位的檔案管理信息化技術標準還并不統一，阻礙了檔案的共享和應用。

（四）檔案管理中的人員素質能力需強化

不論是檔案管理工作的質量，還是檔案管理工作的標準化，其最核心的影響因素，始終在于工作人員。而現目前人社系統檔案管理中，相關工作人員的素質能力還較低，不足以勝任質量與標準要求越來越高的檔案管理重任，因而降低了檔案管理的質量與標準化水平。

三、提升人社系統檔案管理質量與標準化水平的策略

（一）對檔案管理的立卷歸檔標準做出進一步完善

為了提高人社系統檔案管理的質量與標準化水平，我們首先是需要根據當下人力資源及社會保障工作的實際需求，進一步完善立卷歸檔標準。如有效明確立卷歸檔的重點，針對各種文件、資源進行全面的區分，諸如各種文件資料本身在內容、形式等方面類似，必然需要針對相關問題實施系統的研究，避免檔案管理存在重復、信息冗余的現象;其次，全面掌控立卷歸檔對應的時效性，必須要完成現行文件任務之后，才能夠開展歸檔立卷操作，保障整個檔案管理流程的規范性;最后，因為檔案材料完整與否會對檔案最終的價值產生巨大的影響，同時案卷對應的立卷方法、裝訂質量同樣至關重要，必須要嚴格按照規范的流程標準來協調立卷方法、案卷裝訂質量，確保立卷歸檔的質量和標準化水平[4]。

（二）健全檔案管理中的各環節工作制度

全面、明確、細致的工作制度，是保證檔案管理工作質量與標準化水平的前提條件，因為只有以制度作為指導、約束和依據，各個環節檔案管理工作的開展，才可能得到規范，進而保證檔案管理的質量與標準化水平。如在檔案的收集、整理和編撰環節，必須要根據立卷歸檔標準，進一步明確檔案信息的內容范圍，以及內容編寫、編撰的規范和格式要求，不能存在任何的隨意性，一定要有模板作為參照和依據。這樣才能使得檔案的信息內容具有高度的完整性、可讀性、可用性。再者就是在保管和調閱環節，一定要以《檔案管理法》等法律、政策為基本依據，結合系統工作的現實情況，對相關權限給出明確的劃分和要求，嚴格禁止檔案的隨意調閱，做好應有的保密工作。

（三）對檔案管理中的信息化技術標準做出統一

為了促進人社系統檔案的共享、利用，最大化的發揮出檔案管理的作用價值，為群眾提供便利。當前我們還應當對人社系統及相關單位的信息化技術標準做出統一，以《全國檔案信息化建設實施綱要》為基本依據，結合單位自身的實際情況，制定符合自身發展的檔案信息化建設制度，明確檔案信息化建設的各項標準，注明檔案工作人員的工作職責，明確信息化建設工作流程，確定與其相匹配的獎勵懲罰和監督機制，使檔案信息化建設的制度建設趨于完善，才能更好地保障其標準化管理。對于檔案管理的信息化技術標準如檔案的存儲格式、傳輸格式等等，都需要保持統一，這樣才能防止“異構問題”的出現，確保電子檔案信息的規范性，使其能夠得到更高效的傳輸、應用和管理。再者，在檔案信息化管理的急性、安全性制度方面，我們也需要做出統一。電子檔案依賴信息技術生成，因此必須采用先進的信息安全技術對電子檔案全過程加強監控，為電子檔案管理筑牢安全屏障。如可在檔案管理系統內增設管理監視子系統，對電子檔案的存取過程進行全程監管。在保證計算機系統安全運行方面，可采取安全檢測和監控監測、防火墻技術、訪問控制技術等手段。在保證數據安全方面，可采取加密技術、數字簽名技術、文件備份與災難恢復技術、防病毒技術等手段。

（四）加強對檔案管理人員的素質能力培養

最后，在制度和技術得到標準化規范的前提下，我們還需要進一步加強對檔案管理人員的素質能力培養，一方面要提高檔案管理人員的責任意識、質量意識、標準意識，端正他們工作的思想態度、職業道德，使其可以更加嚴謹的對待自身工作。另一方面則要強化工作人員的業務能力，除了檔案管理專業知識、技能，還有信息化技術、大數據技術等，這樣才能使其能夠更好的勝任自身工作，保證自身工作的質量與標準化水平。

四、結語

對人社系統的檔案管理工作，我們必須要引起高度的關注與重視，因為這間接決定著人社系統的工作質量、工作成效，影響著社會治理、社會服務及群眾民生水平。為此，我們必須要不斷的提升人社系統檔案管理質量與標準化水平，以更好的促進人社系統各項社會治理及服務工作開展，推動社會的建設、發展。

參考文獻：

[1]關鑫鑫.淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作[J].農民致富之友，2019（15）：215-216.

[2]賈延紅.關于人力資源和社會保障部門檔案管理新方法的探討[J].蘭臺內外，2019（02）：71-72.

[3]李艷斐.簡述流動人員人事檔案管理主體的職責分工[J].辦公室業務，2018（13）：147-148.

[4]梅英華.人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識[J].農家參謀，2017（20）：261-262.