探討如何提高文書檔案的管理效率

隨著云計算和云存儲技術服務模式的成熟，文書檔案數據信息管理系統(tǒng)的建設應滿足高效、多樣化、專業(yè)化的要求。因此，在文書檔案信息化背景下，結合實際文書檔案管理工作，研究政務服務中心文書檔案管理體系構建與實踐具有重要的意義。

1.文書檔案信息化建設背景下文書檔案管理前提

先進的文書檔案管理理念。文書檔案管理要引進高科技的系統(tǒng)，改革原來傳統(tǒng)的低效的模式，可以促進整個政務服務中心的發(fā)展。在這一過程中也要注重對工作人員的引領，完善他們的工作機制，政務服務中心要及時更新管理的觀念，讓自己能夠在大環(huán)境下的競爭中不斷的進步，可以實現達到更高的水平。相信如果在這個信息化的時代，許多政務服務中心可以趁這一特殊的時機抓住機會，產生更多的更好的政務服務中心效益，能夠在競爭中更有主動權。^[1]

建立完善的內部管理結構。如果想要整個政務服務中心的文書檔案管理更加的科學，那我們從組織上去優(yōu)化它。在建設背景項目下，我們的政務服務中心應該趁著這個機會加強文書檔案管理的改革。沒有健全科學的內部管理結構是無法實現的。因此，從政務服務中心文書檔案內部管理改革入手。政務服務中心的文書檔案管理的最終目標是應該用這個作為最基本的手段，最后將促進整個政務服務中心的全面制度更新。^[2]

2.構建現代政務服務中心文書檔案管理體系

文書檔案數據作為重要的信息管理，應進行科學規(guī)劃和應用。基于文書檔案信息化建設背景，政務服務中心的文書檔案管理人員應該從當前文書檔案信息管理的現狀出發(fā)，進行數據管理內部建設和體系構建。目前的文書檔案管理是利用現代技術手段，以文書檔案信息管理整合為目的。文書檔案信息化建設背景下，政務服務中心文書檔案管理系統(tǒng)的建設應考慮以下幾個方面：

進行信息化數據總量的擴充和延伸。在文書檔案信息化建設背景下，數據是取勝的關鍵。擁有大數據的政務服務中心將占據優(yōu)勢。政務服務中心文書檔案管理體系構建應樹立新的管理觀，通過擴大和拓寬數據總量，構建文書檔案管理體系。首先，我們將重點構建物理數據管理。要解放思想，打破傳統(tǒng)文書檔案結構和時間限制，從社會需求和管理收集價值兩方面整合數據，增加管理總量。二是做好管理分類工作，集中精力收集豐富的管理，優(yōu)化管理結構。第三是政務服務中心關注的實體化建設數字文書檔案館信息管理、數字管理的整合是當前文件的關鍵管理體系建設，實現文書檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃和管理，利用管理的物理管理，平衡用戶需求的分類特征，可滿足不同部門的需要和廣泛的應用。政務服務中心文書檔案的獨特和不可替代的價值早已得到人們的認可。同樣，人們也很清楚，保護和管理文書檔案需要準確和詳細的信息。^[3]

積極建立開放式文件數據服務。促進文書檔案的開放過程中的信息，動態(tài)管理應該從信息披露的角度進行用戶的知情權和機密信息，這不僅有利于利用用戶的文書檔案信息，同時也有效地保護用戶的隱私，促進政務服務中心文書檔案管理的價值。數字數據泛濫具有深遠的影響：商業(yè)和國家之間的關系;以及社會學想象的本質。迄今為止，關于這些問題的討論大多集中在大型復雜的數據庫中保存的“事務性”數據上。這種強調是可以理解的——這種事務性數據確實構成了正在出現的信息基礎設施的關鍵部分。然而，近年來，新的數據來源已成為可利用的，具有相當不同的特點。這是在文化領域產生的數據，不僅是與各種數字媒體進行日常交易的結果，也是一些人希望看到的由所謂的反消費過程主導的大眾文化形式轉變的結果。積極建立開放式文件數據服務，這也是當代的消費實踐、數字技術、數據的公共生活的生命力。[4]

注意管理的整合與共享。在文書檔案信息化背景下，政務服務中心有必要建立一個科學的文書檔案管理的空間布局和內部結構，并加強統(tǒng)一規(guī)劃的社會化文書檔案和電子文書檔案分享文書檔案管理，以及文書檔案管理和各種業(yè)務系統(tǒng)之間的數據集成。加強數字的統(tǒng)一標準，建立一個明確的標準，尤其是高質量的文書檔案數字化和標準化的有效方法是避免分散管理建設的前提和有效保障。例如建立從數據結構、數據交換格式和到電子文檔分類的方法.

用文書檔案信息化方面的機制改革推動整個的傳統(tǒng)機制革新，這樣可以讓政務服務中心的發(fā)展更加有活力，政務服務中心的管理變得更加高效，形成一套機制創(chuàng)新、改革完善、質量優(yōu)良的內部文書檔案管理結構體系。

參考文獻

[1]劉蓓.試論信息社會背景下辦公室文書文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].蘭臺內外，2020（10）：31-32.

[2]汪子璇，王芹.我國文書歸檔制度變遷及其規(guī)律研究（1949—2019）[J].文書檔案學研究，2020（01）：14-18.

[3]解華波.開闊文書檔案人員國際視野? 學習文書檔案工作先進理念——陜西省文書檔案館赴日本、韓國訪問交流[J].陜西文書檔案，2020（01）：12-13.

快遞信息：陳曉玲?? 13575270704，湖南省衡東縣道路運輸服務中心（交通東路255號）