基于企業(yè)微信的高校信息公開平臺(tái)設(shè)計(jì)與應(yīng)用研究

周志成，趙 亮

(吉林化工學(xué)院 信息中心，吉林 吉林 132022)

隨著新媒體時(shí)代的到來(lái)，信息的傳遞有了新特點(diǎn)，隨時(shí)隨地獲取信息，碎片化閱讀信息.信息公開有了新途徑，獲得信息的手段和方法發(fā)生了本質(zhì)性變化，人們不再僅僅依靠傳統(tǒng)媒介獲取信息，也不再僅僅通過(guò)PC閱讀信息，基于移動(dòng)終端的信息獲取方式更受青睞[1].對(duì)高質(zhì)量的信息有新的需求，隨著生活節(jié)奏的加快，人們對(duì)信息的狂轟濫炸苦不堪言，渴望獲取信息，更渴望獲取高質(zhì)量的信息.以用戶為中心，以移動(dòng)辦公為訴求，以功能聚合為設(shè)計(jì)理念[2]，基于企業(yè)微信的信息公開平臺(tái)能夠滿足高校師生個(gè)性化的信息需求.

1 基于企業(yè)微信的高校信息公開平臺(tái)

1.1 企業(yè)微信的特點(diǎn)簡(jiǎn)介

企業(yè)微信是騰訊微信團(tuán)隊(duì)打造的企業(yè)通訊與辦公工具，具有豐富的OA應(yīng)用[3-4].企業(yè)微信可幫助企業(yè)連接內(nèi)部、連接生態(tài)伙伴，同時(shí)企業(yè)微信的使用基于騰訊云服務(wù)，安全能夠得到保證.企業(yè)微信具有以下特點(diǎn)：

1.溝通方式高效.通過(guò)企業(yè)微信發(fā)出的消息可以查看對(duì)方的已讀和未讀狀態(tài)，發(fā)送到群里的消息能夠查閱閱讀情況，使得團(tuán)隊(duì)溝通更加高效.

2.軟件配置豐富.企業(yè)微信可個(gè)性化定義員工資料，設(shè)置通訊錄查看權(quán)限和隱藏特殊部門或成員.還支持在手機(jī)啟動(dòng)頁(yè)設(shè)置企業(yè)Logo、宣傳圖，打造企業(yè)文化.

3.提供眾多辦公工具支持.企業(yè)微信提供了微文檔、微盤、日程表、打卡、審批、匯報(bào)等非常實(shí)用的辦公工具，給用戶帶來(lái)了良好的應(yīng)用體驗(yàn).

4.支持連接微信.企業(yè)微信通過(guò)“客戶關(guān)系”添加客戶的微信為好友，微信可以通過(guò)關(guān)注企業(yè)微信的“微信插件”實(shí)現(xiàn)雙向通信.

5.提供了豐富的API接口.企業(yè)微信提供了通訊錄管理、應(yīng)用管理、消息推送、身份驗(yàn)證、移動(dòng)端SDK、素材、OA數(shù)據(jù)接口、企業(yè)支付、電子發(fā)票等13類390個(gè)接口，管理員可以使用這些接口為企業(yè)開發(fā)更多個(gè)性化應(yīng)用.

目前企業(yè)微信已覆蓋零售、教育、金融、制造業(yè)、互聯(lián)網(wǎng)、醫(yī)療等50多個(gè)行業(yè)，正持續(xù)向各行各業(yè)輸出智慧解決方案[5].

1.2 基于企業(yè)微信的高校信息公開平臺(tái)構(gòu)建

由于企業(yè)微信提供了豐富的配置方案和眾多的API接口，使得基于企業(yè)微信的二次開發(fā)和設(shè)計(jì)成為可能.為了更好落實(shí)高校信息公開制度和進(jìn)一步提高學(xué)校的信息化服務(wù)質(zhì)量，吉林化工學(xué)院基于企業(yè)微信構(gòu)建了高校信息公開平臺(tái)，如圖1所示.

由圖1可知，基于企業(yè)微信的信息公開平臺(tái)的信息供給由高校的各個(gè)二級(jí)部門完成，可以在企業(yè)微信中為各個(gè)二級(jí)部門建立應(yīng)用.高校的二級(jí)部門即可通過(guò)“自建應(yīng)用”對(duì)外發(fā)布信息.發(fā)布的信息應(yīng)嚴(yán)格遵循編輯、校對(duì)、審核、發(fā)布這樣的流程.高校師生可以直接通過(guò)企業(yè)微信接收信息，而家長(zhǎng)、公眾和企業(yè)則可以通過(guò)微信接收學(xué)校發(fā)布的信息.信息接收者如對(duì)接收信息存有疑問(wèn)或質(zhì)疑，可通過(guò)企業(yè)微信平臺(tái)直接反饋給信息發(fā)布的管理者，信息發(fā)布管理者應(yīng)及時(shí)對(duì)反饋信息進(jìn)行處理[6].

圖1 基于企業(yè)微信的信息公開平臺(tái)

此外，學(xué)校可設(shè)置信息監(jiān)督員，信息監(jiān)督員作為第三方，能夠公開、透明地監(jiān)督信息的發(fā)布、反饋和反饋處理情況[7].

2 基于企業(yè)微信的高校信息公開平臺(tái)應(yīng)用情況及分析

2.1 基于企業(yè)微信的高校信息公開平臺(tái)使用情況

吉林化工學(xué)院自2017年開始探索使用企業(yè)微信，最初對(duì)企業(yè)微信的使用定位僅是校內(nèi)即時(shí)通訊軟件，供全校教師使用.隨著企業(yè)微信版本不斷升級(jí)、功能越趨完善、對(duì)辦公自動(dòng)化支持越來(lái)越好，逐漸把企業(yè)微信打造成學(xué)校的信息公開平臺(tái).企業(yè)微信一個(gè)月的校內(nèi)使用情況如圖2所示，可見企業(yè)微信使用率非常高，日均使用率達(dá)到87.5%以上.因此把企業(yè)微信作為我校的信息公開平臺(tái)顯然非常合適.

圖2 企業(yè)微信校內(nèi)使用情況

目前，我校在企業(yè)微信上開通了二級(jí)部門應(yīng)用30余個(gè)，占我校二級(jí)部門的71%，已開通的應(yīng)用平臺(tái)功能仍在不斷完善中.此外，還有一些二級(jí)部門的平臺(tái)應(yīng)用正在建設(shè)中.

2.2 基于企業(yè)微信的高校信息公開平臺(tái)應(yīng)用分析

選取我校3個(gè)二級(jí)部門一個(gè)月的發(fā)布信息閱讀情況作分析，如圖3所示.信息閱讀情況最好為招生就業(yè)處發(fā)布的信息，日均閱讀量為8 381次.招生就業(yè)處發(fā)布的信息多與就業(yè)信息相關(guān)，學(xué)生比較關(guān)注.此外，招生就業(yè)處每日更新信息，也能夠吸引更多關(guān)注.學(xué)工部發(fā)布的信息的日均閱讀量在5 000次以上，發(fā)布的信息多與學(xué)生密切相關(guān)，且不定時(shí)發(fā)布.紀(jì)檢監(jiān)察辦公室發(fā)布的信息日均閱讀量在2 500次以上，為每周發(fā)布一次，關(guān)注的多為教師.影響信息閱讀因素有很多，包括信息與自身的相關(guān)性、信息的發(fā)布更新頻率以及個(gè)人偏好等，因此不能簡(jiǎn)單通過(guò)閱讀次數(shù)評(píng)價(jià)三個(gè)部門.但是，通過(guò)三個(gè)部門的信息發(fā)布閱讀情況，說(shuō)明基于企業(yè)微信的高校信息公開平臺(tái)有效.

時(shí)間圖3 職能部門信息發(fā)布閱讀情況圖

選取我校一個(gè)二級(jí)學(xué)院一個(gè)月的信息發(fā)布閱讀情況進(jìn)行分析，如圖4所示.該教學(xué)院共2 607人,一個(gè)月發(fā)布68條信息，每條消息平均閱讀人數(shù)72.5人，平均閱讀次數(shù)86.2次，平均點(diǎn)贊次數(shù)1.8次.閱讀次數(shù)排名最高的兩條信息是與學(xué)生考研相關(guān)的信息，閱讀次數(shù)排名第三的信息是與學(xué)生就業(yè)相關(guān)的信息.該教學(xué)院信息發(fā)布頻率較高，信息發(fā)布形式多樣，信息發(fā)布內(nèi)容與學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、就業(yè)等密切相關(guān).學(xué)生根據(jù)自己興趣愛好閱讀信息，并對(duì)感興趣的信息點(diǎn)贊和留言，具有良好的交互性，能夠充分發(fā)揮信息公開平臺(tái)的作用.

日期圖4 某教學(xué)院信息發(fā)布閱讀情況圖

2.3 基于企業(yè)微信的高校信息公開平臺(tái)存在的問(wèn)題

基于企業(yè)微信的高校信息公開平臺(tái)還存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1.信息發(fā)布問(wèn)題

信息發(fā)布應(yīng)嚴(yán)格遵循發(fā)布流程，但一些二級(jí)部門發(fā)布信息未能嚴(yán)格遵循發(fā)布流程，發(fā)布的信息存在錯(cuò)字、病句等問(wèn)題.此外，還存在信息發(fā)布不及時(shí)問(wèn)題，以及信息發(fā)送給無(wú)關(guān)受眾問(wèn)題.企業(yè)微信發(fā)布信息支持選擇發(fā)送范圍，可以根據(jù)信息相關(guān)性選擇發(fā)送范圍，但信息相關(guān)性的判斷是個(gè)難題，發(fā)送的時(shí)候一般選擇擴(kuò)大發(fā)送范圍.

2．信息反饋問(wèn)題

通過(guò)企業(yè)微信平臺(tái)發(fā)布的信息，接收者可以進(jìn)行回復(fù)，但是接收者回復(fù)的內(nèi)容與發(fā)布的信息相關(guān)性較差，造成大量反饋信息被判定為無(wú)效信息，而真正的有效反饋信息則較少.對(duì)于平臺(tái)的信息反饋工作機(jī)制還需加強(qiáng)管理和引導(dǎo).

3．信息監(jiān)督問(wèn)題

信息監(jiān)督員工作機(jī)制還有待于進(jìn)一步細(xì)化.應(yīng)制定一套工作流程，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的發(fā)布信息及時(shí)與信息發(fā)布者聯(lián)系，在最短時(shí)間內(nèi)改正，把影響控制到最小.對(duì)于反饋信息應(yīng)督促相關(guān)部門在限定時(shí)間內(nèi)予以解答.

3 結(jié) 論

教育部根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》要求[8]，率先擬定了《高等學(xué)校信息公開實(shí)施辦法》并附有《高等學(xué)校信息公開內(nèi)容基本要求》，明確了高校信息公開的范圍、途徑和程序[9-10].各高校按照教育部要求，在落實(shí)信息公開過(guò)程中出現(xiàn)了較多問(wèn)題.設(shè)計(jì)的基于企業(yè)微信的高校信息公開平臺(tái)能有效地解決高校信息公開問(wèn)題，創(chuàng)造性提出信息監(jiān)督員工作機(jī)制.通過(guò)對(duì)我校信息公開平臺(tái)應(yīng)用情況介紹和分析，證明了平臺(tái)有效，同時(shí)也指出了平臺(tái)存在的不足.介紹的平臺(tái)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)對(duì)其他高校具有借鑒意義.