淺談ERP系統在獨立學院財務管理中的實施

葛軍 錢雯怡 沈宇娟

摘 要：ERP（Enterprise Resource Planning）系統又被稱為企業資源計劃系統，在當今信息化環境下，將ERP系統引入獨立學院財務管理已是勢在必行。通過ERP系統，可將獨立學院管理數據進行整，在系統內對數據進行處理和存儲，從而大幅度優化財務工作流程，降低財務工作量，提升財務管理效率和效果。本文主要探討了如何結合獨立學院的特征，在其財務管理過程中引入ERP系統，分析了過程中可能出現的問題，并提出了解決方法。

關鍵詞：ERP系統;財務管理;實施

一、ERP系統實施過程簡述

（一）保證穩定的設備支持

保證穩定的設備支持是在獨立學院財務管理中使用ERP系統的基礎，設備支持包括硬件支持與軟件支持，即ERP系統運行所依托的服務器及數據庫環境、辦公電腦硬件環境與ERP系統軟件的安裝。ERP系統服務器、數據庫等的籌備與安裝需要根據獨立學院的實際情況進行。一般來說，相對于普通高校，獨立學院從業人員數量與在讀學生數量均處于一個較低的水平，可適當縮減該部分的支出。但是，若獨立學院從業人員及學生數量較多、各項流程較為復雜，則需要增加預算購置更高級別的服務器與數據庫系統。目前市面上存在多種ERP系統軟件，對ERP系統軟件進行調查與選擇時，獨立學院應綜合考慮其辦學規模、日常業務種類、平均業務量、資金量、民辦企業性質及高等教育行業特征等因素后，方可選擇適用軟件。在選定軟件后，財務人員應在事前與ERP系統軟件開發公司核實本單位辦公電腦配置情況，防止出現軟件安裝后卻無法使用的情況。

（二）財務人員支持

ERP系統的實際使用人員是財務人員，有力的財務人員支持是ERP系統有效參與獨立學院財務管理的關鍵。為方便系統安裝及日后運行，獨立學院應在財務人員中選出一人作為系統管理員。系統管理員在接受軟件開發商的培訓與考核后可以獨立處理其他用戶日常疑問及要求，在遇到問題后也可由系統管理員及時與開發商聯系。同時，將ERP系統引入財務管理流程中需要全體財務人員的參與。ERP系統的實施過程代表著由傳統的手工記賬向電算化核算轉變的過程，這要求所有財務人員都要改變以前固有的思考模式和記賬模式，適應新的核算方式。若財務人員過去沒有相關軟件使用經驗，應由開發商對財務人員進行集中培訓，以保證系統能被實際運用到財務工作中。

（三）ERP系統的后續運行

保證ERP系統的后續正常運行，是提高獨立學院財務管理效率的根本手段。成功購買、安裝系統和完成財務人員培訓后，即可將ERP系統正式投入使用。在ERP系統投入使用初期，由于先前可能存在的硬件安裝錯誤或財務人員培訓不充分，會出現一系列的問題。財務部門應要求系統開發公司保持兩周至一個月的跟蹤服務，對系統運用進行全面測試，發現問題后及時解決。ERP系統全面投入使用后，財務人員應明確各自職責，在權限范圍內使用系統。財務人員使用系統的過程，就是財務管理數據基礎收集的過程。只有通過日常的使用及數據整合，ERP系統才能對財務現狀進行分析，幫助獨立學院管理人員優化財務管理效果。

二、實施過程中的潛在問題

（一）管理層對ERP系統認識不足

獨立學院管理層對ERP系統不夠重視，認為ERP系統的安裝與使用僅僅關系到財務部門，覺得ERP系統單純是一個財務進行賬務處理的工具。實際上，ERP系統不僅關系到財務部門，更與全學院的人事情況、后勤保障情況、收入支出情況等息息相關。管理層對ERP系統片面的認識，使得系統的應用局限在財務這個單一部門，沒有基層部門整體的數據和人員支持，系統就無法全面了解學院資金運用情況并參與學院財務管理。另一問題是，許多管理層人員對ERP系統不夠了解，甚至并不知曉系統如何運行，容易產生財務部門“自立門戶”的情況，導致ERP系統無法被有效運用于學院財務管理。

（二）財務人員素質較低

實際操作使用ERP系統的財務人員缺乏相應的技能，無法充分發揮系統作用。在ERP系統上線初期，財務人員對系統了解不充分或對系統應用不熟練，很容易導致效率低下、出現錯誤等問題。若此時財務人員無法堅持繼續使用ERP系統，則ERP系統的實施很有可能以失敗告終。會計核算部分電算化的問題也較為突出，在引進ERP系統后，財務人員可能無法立刻將全部工作轉為電算化核算，部分業務仍保留手工記賬方式。部分電算化可在系統過渡期間暫時起到輔助作用，但如在過渡期后仍采用此方法并形成固定模式，ERP系統數據來源將出現缺口，基于此數據做出的財務分析也將是片面的。財務人員順利掌握ERP系統操作技能后，由于工作分配及操作權限等的限制，大多數財務人員只掌握本了職工作范圍內的系統操作，一旦某特定崗位員工離職或轉崗，容易出現工作斷層，其余財務人員無法暫代相關工作。同時，長期從事同一項工作會導致思想僵化。隨著科技的發展及會計準則的變化，ERP系統也會出現相應的改變。若財務人員怠于學習新知識，拘泥于已掌握的固有操作方式，拒絕接受新技術，則該獨立學院財務管理方法將逐漸落后于時代。

（三）系統軟件選擇錯誤，缺乏后續優化

目前市場上的ERP系統軟件種類繁多，財務管理效果也不盡相同。未經過市場調查或未考慮獨立學院實際情況隨意選擇一款ERP系統軟件，安裝后很可能發現該軟件無法順利運行，有些軟件雖能夠順利運行但軟件功能無法達到獨立學院財務管理目標效果，造成人力物力的浪費。有的獨立學院將ERP系統的安裝及使用當成“一次性”交易，系統投入使用后沒有對系統缺陷提出優化要求，或者未能及時將系統軟件更新到符合最新技術和現行會計準則的軟件版本，使得ERP系統無法有效地參與到獨立學院的財務管理活動中來。

（四）網絡信息安全問題

ERP系統中儲存了獨立學院的重要的財務數據、人力資源數據和業務數據，若缺乏網絡信息安全管理，導致學院信息流失，將對學院帶來無法估量的損失。有的獨立學院使用廣域網，未設置學院內部局域網，開放的網絡環境使網絡中的計算機更容易受到病毒的攻擊。有的獨立學院設置了局域網，將ERP系統與局域網連接，用戶在使用局域網訪問互聯網時很可能不小心將病毒下載至計算機。移動存儲設備的使用也可能威脅到ERP系統的安全，病毒可能存在于存儲設備中的文件里，隨著文件傳輸進入計算機，并入侵ERP系統。

三、改進措施

（一）樹立全局觀念，提高員工素質

獨立學院實際上為民辦企業，缺少政府財政補助收入，通過財務管理對有限收入進行高效分配的重要性顯而易見。ERP系統被引入財務管理環節并不僅僅關系到單一財務部門，獨立學院領導層應樹立全局觀念，認識到實施ERP系統的重要性，通過管理層對ERP系統的重視來帶動普通教職工對系統的重視。將財務部門的ERP系統關聯至學院其他工作流程，從各個基層部門收集數據，使獨立學院日常營運與ERP系統運行聯系起來，將ERP系統功效最大化，達到財務管理目標。

在學習中不斷提高自身素質，在掌握財務技能的同時提升計算機技術，是ERP系統主導下的財務管理模式對財務人員最基本的要求。財務人員在掌握自身本職工作所需技能的同時，也需要對ERP系統的操作和ERP系統能完成的工作有基本的了解。財務部門可采取輪崗方式，定期調整財務人員的工作內容，擴大財務人員工作范圍的同時，加強其對ERP系統運用的熟練程度，加深其對學院整體財務工作的認知，從而樹立其財務管理意識。只有接觸到學院各類數據的財務人員將財務管理的思維方式貫穿日常工作，才能提高財務工作效率及準確性，為學院統籌管理提供寶貴數據支持。

（二）理性選擇，不斷更新優化系統

每一個獨立學院都有其特殊情況，對ERP系統的選擇需要事先做好市場調查并結合該獨立學院實際情況，而不是一味跟風或是認為“越貴越好”。在安裝好ERP系統后，應要求系統開發商根據學院自身情況對系統軟件進行微調。為保證ERP系統被順利用于財務管理中，系統管理員起著至關重要的作用。系統管理員應該同時具備計算機技術和財務管理能力，如學院內沒有符合要求的人選，則建議對外招聘該類型人才。系統管理員和其他財務人員都需要用創新及發展的態度面對工作及ERP系統，在使用系統的過程中如若發現問題，應如實向系統開發商反應，提出優化和改進要求。同時，財務人員需要關心最新會計法律法規和會計準則變化，以此調整系統中的程序設置，使獨立學院的財務工作更合法合規。如若開發商對ERP系統有大規模升級及調整，系統管理員應及時向管理層匯報，經過管理層商議，綜合考慮獨立學院財務管理目標，決定是否將ERP系統升級到最新版本。

（三）加強信息安全管理

第一，設置本學院的專用局域網并進行加密。對于部分沒有條件設置ERP系統專用網絡的獨立學院，可設置經過加密的局域網，對用戶進行篩選。第二，設置ERP系統專用網絡。有條件的獨立學院應設置ERP專用網絡，將ERP系統單獨裝載在固定計算機上，該計算機無法接入其他網絡，真正將系統與外網的威脅“隔離”開來。第三，加強財務人員信息安全意識。對財務人員進行信息安全教育，在計算機中裝載殺毒軟件，對接入計算機的移動存儲設備進行定期殺毒。設置復雜密碼并定期更改密碼，從而增加計算機及ERP系統的保密性，為系統數據安全性提供保障。

結束語：

獨立學院性質的特殊性及資金來源的單一性決定了財務管理在獨立學院營運活動中的重要地位，使用ERP系統則是一種有效的財務管理方法。ERP系統的正常運行，需要基礎設備和財務人員的支持。只有獨立學院管理人員樹立全局觀念，獨立學院財務人員不斷學習創新，在保障信息安全的環境中，ERP系統的實施才能幫助獨立學院提高財務管理效率，達到財務管理目標。

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作者簡介：葛軍（1970.1-），男，漢族，江蘇省蘇州市人，蘇州大學文正學院，助理研究員，本科。研究方向：財務管理;錢雯怡（1992-），女，漢族，江蘇省蘇州市人，蘇州大學文正學院，研究實習員，碩士。研究方向：財務管理;沈宇娟（1987-），女，漢族，江蘇省蘇州市人，蘇州大學文正學院，研究實習員，碩士。研究方向：財務管理。