公文管理工作中的“堅守”與“變通”

李子木

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）05-089-04

摘 要 公文管理是辦公室工作中，一門理論與實踐緊密結合的科學，在實際工作中必須堅守一定的工作原則和規范。同時，公文管理又具有綜合性、多樣性和復雜性等特點，在處理具體事務時很難尋求一套放之四海而皆準的模式。公文管理工作日新月異，工作的方式方法也需要與時俱進、常變長新。本文基于新時代對辦公室工作的新要求，從事業單位公文管理者的角度出發，論述了對于公文管理中“堅守”與“變通”的辯證看法，從理論和實踐角度探討了辦公室事務中公文管理工作需要“堅守”與“變通”的一些見解。

關鍵詞 公文管理 堅守 變通 傳遞 督辦 服務 效率

黨的十八大以來，習近平總書記作出一系列重要指示，明確中辦“四最一中樞”的職責定位，提出“五個堅持”要求，賦予黨委辦公廳（室）抓落實的基本職能，希望黨委辦公廳（室）建成“堅強前哨”、“鞏固后院”。這充分體現了黨中央對黨委辦公廳（室）工作的高度重視和殷切期望，也為我們新時代基層辦公室工作人員提供了根本遵循、指明了努力方向。

面向新時代，國家各級機關、單位也對辦公廳（室）全面提升“三服務”工作提出了新課題、新要求。作為中央企事業單位的辦公室，是一個單位的綜合職能部門，起著承上啟下、溝通內外、協調各方的樞紐作用，工作千頭萬緒、紛繁復雜。如何在基層辦公室工作中進一步增強“四個意識”，提高服務素質，不斷改革創新，全面提高“三服務”工作水平是我們每一位辦公室人應當思考和努力的方向。

一、公文管理是辦公室工作的重要內容

辦公室工作從內容上可以粗略劃分為：辦文、辦會、辦事，三個方面。公文管理則是“辦文”工作的最主要內容，是公文從形成、復制、運轉、辦理、傳遞、存貯到轉換為檔案或銷毀的完整周期中，以特定方法和原則對公文進行創制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過程[1]。它是使公文得以形成并產生實際效用的全部活動，是機關實現其管理職能的重要形式。

其實，公文管理并非一門新興學科。我國早在4千多年前就出現了公務文書和文書工作。隨著國家機構的出現，一切公共事務的管理也就成為了國家行為，公務文書也就成了國家管理的重要工具。《呂氏春秋·先識》中就有對夏朝“太史令終古”這樣的秘書官員的記載。秦漢時期已設立了“御史府”、“尚書臺”這樣的專門處理文書的機構，并對公文的文種、格式和傳遞等做了統一規定，并第一次有了上行文和下行文的使用規范。唐宋時期中央政府已逐漸形成“中書出令、門下審議、尚書執行”的“三省制”格局，公文管理也逐漸發展成熟，秘書工作主要由中書省和門下省分工承擔，負責公文的起草、保管、抄寫、審議以及處理臣下報送的奏章等。

我國歷史上形成了許多行之有效的公文管理制度，有的還沿用至今，對現有公文管理有著重要意義。例如請示類公文需一文一事制度，即一件公文只陳述一件事情，不同的事由不能混雜在一件公文中。南宋《慶元條法事類·卷十六·文書門》中明確規定：“諫奏公事，皆直述事狀，若名件不同，應分送所屬，而非一宗事者，不得同為一狀。”這是目前所能見到的關于“一文一事”制度的最早記錄。

新中國成立后，先后發布了《公文處理暫行辦法（草案）》《國家行政機關公文處理辦法》《黨政機關公文處理工作條例》，對公文管理作出了明確、詳細的規定。

由此可見，公文管理在行政管理工作乃至國家機構管理工作中歷史悠久、不可或缺。可以說，在一定意義上行政管理的過程主要是對公文的處理過程[2];公文管理工作的質量，直接關系到行政效率的高低。提升公文管理的水平與質量，使之更好地為各項行政管理活動提供優質、高效的服務，能直接作用于行政機關工作效率和管理水平[3]。

二、辯證看待公文管理中的“堅持”與“變通”

“堅守”意為堅決守衛，堅定地遵守或保持。出自《墨子·號令》：“官吏豪杰與計堅守者十人及城上吏比五官者，皆賜公乘”。是對原則的堅持，是不畏磨礪、直面壓力的毅力和勇氣，是不忘初心，不辱使命的信仰。

“變通”意為明達、靈活。出自《周易·系辭下》：“《易》窮則變、變則通，通則久。是以‘自天佑之，吉無不利。”是依據不同情況，作非原則性的變動，是具體事務中的酌情處理、是特殊情況的靈活機動。

“堅守”與“變通”，看似一對反義詞，二者卻并不矛盾。“堅守”不是守著舊思想、老黃歷，一味“死腦筋”的本本主義。俗話說，無規矩不成方圓，我們要堅守的是原則、大是大非，是工作的目標和方向，是一種面對壓力、困難，不低頭、不退縮的精神和態度。“變通”絕非投機取巧，更不是圓滑、耍小聰明。而是要求我們學會創新創造、換位思考，不固步自封，不墨守成規。時代進步，生產力在發展，“變通”更是要求我們的思想跟得上歷史發展的需求。

公文管理工作是基層機關事務中的一個重要組成部分，它具有很高的專業性和規范性要求，是做好機關服務工作、連接“臺前”與“幕后”的紐帶[4]。無論在公文辦理的各個環節，都有嚴格的制度，要求做到準確、及時、安全。準確，不僅包括公文的質量，也包括公文管理程序中的各個環節的質量;及時，應根據公文的輕重緩急處理，做到不積壓、不拖延、不誤時誤事。安全，保證公文內容的安全，特別是涉及國家秘密的文件，一定要嚴格遵守國家保密法規，嚴格管理。

但是，與“文”打交道，其實質還是與人和事打交道，看似一成不變，實則因時因事都在變。如何在工作時間中找到平衡點，把握處理事務的分寸，在公文管理中做到流轉高效、審核正確、督辦及時、歸檔完整，需要公文管理工作者不斷的學習和實踐，掌握好公文管理中的“堅守”與“變通”，從而實現公文管理的優化和高效。

我們應該辯證的看待“堅守”與“變通”兩者之間的關系，防止兩種定勢思維誤區。只有正確認識兩者之間的關系，樹立正確的思維意識，找到共贏點和工作切入點，把二者結合起來，在實踐中不斷磨礪，才能游刃有余的開展公文管理工作。

三、公文管理中“堅持”與“變通”的幾點淺見

（一）文件傳遞過程中的“堅持”與“變通”

1.堅持保密底線不動搖，保證文件傳遞過程的安全可靠

當前我國保密工作面臨的形式復雜尖銳，要求我們時刻堅持保密底線不動搖，履行好職責使命。毛主席說過“必須十分注意保守秘密，九分半不行，九分九也不行，非十分不可。”由于從事領域的特殊性，我們常常需要處理一些帶有敏感信息的文件。這就需要辦文人員看問題、辦事情善于抓住重點和主流，在這類文件中緊急的督辦，必須有的放矢，抓住主要矛盾，不能一味想著公文的辦結，忽略保密的底線。

保密工作有很強的政治性，必須嚴格按照程序辦事。公文管理不僅僅要在紙面工作上下功夫，更要嚴守組織紀律，切實管牢自己的嘴，嚴謹辦事，認真對待每一個電話、每一份文稿、每一項督辦。無論是涉密文件的制作、收發、傳遞、使用、復制、保存、維修、銷毀等日常工作，還是落實承辦文件事項等，都要嚴格規范、遵循章法。絕對不在普通通訊過程中提及敏感信息的督辦;不將文件或相關附件傳遞給知悉范圍以外的人員;不在非密的OA系統中處理涉密文件。把一絲不茍、精益求精的嚴實作風貫穿辦文的全過程，力爭做到“辦文零缺陷”。

2.變通使用信息化流程，提高文件傳遞過程的及時性

文件的傳遞過程需要處理大量的信息，如：文件質量、辦文進度、流轉節點、部門協作、信息交流等等。提高文件傳遞的質量和效率，保證公文的及時性、實效性，是公文管理工作的重要部分。隨著信息時代的來臨，人類社會正向第三次浪潮文明跨越，這種跨越讓信息化辦公逐漸向機關、企事業單位的各項事務中滲透，帶給我們前所未有的便捷與高效。在公文管理領域，隨著辦文電子化的不斷推進大大便捷了文件流轉路徑，優化和提升了辦文的效率。電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速處理、共享和傳遞，我們可以通過辦公設備輕而易舉的閱讀和利用它們，不再受到時間和距離的約束[5]。

我們必須明確，是公文管理規定信息化流程，而不是信息技術，公文信息化的基礎是公文的管理模式。公文管理人員必須“變通”的使用信息化流程，通過優化電子流程模塊的應用，打破原來部門之間的壁壘和信息不對等，提升各部門的協作，從而實現文件傳遞過程的加速。

辦公軟件的模塊化和可開發性也給公文管理者提供了相當大的發揮空間。我們在流程優化再造上，應堅持目標導向，根據文件涉及的業務需求，提出整體設計框架，通過對模塊重組、創新，幫助我們匯總、處理大量的文件數據，在整體框架之下解決各部門的具體需求。遇到緊急的文件，可以通過郵件、移動辦公平臺給予提醒或告知。公文管理人員應當學會主動利用電子化管理手段，通過電子流程節點的設置，控制審核步驟、便于對承辦人員、承辦情況、文件進度進行實時掌握。通過流程的閉環，監控事項的進程、推動任務的完成。充分利用流程的檢索、提醒等功能實現“外包大腦”，將有限的精力放到更核心的工作上，實現流程便捷人，而非流程支配人，使得公文管理工作效率躍遷到更高的層次。信息化系統擁有高技術、智能化、便于操作等特點，公文管理的信息化步伐已成為必然，只要我們轉變觀念，不讓信息化流程成為束縛我們工作的枷鎖，而是成為我們手中的魔方，才能“萬變不離其宗，一切盡在掌中”，讓電子化手段為公文管理服務，真正實現協同辦公、高效辦公。

（二）公文督（催）辦過程中的“堅守”與“變通”

1.堅守責任擔當，提高服務水平

督辦是公文管理的一個重要環節。它是落實公文承辦事項，推進機關行政事務的一項重要工作。公文督辦，應當堅持實事求是，適時督辦的原則。通過督辦使機關各項事務責任到人，做到事事有人負責，提高工作效率。公文管理工作者應當對公文流轉的進度、時間節點心中有數，分清輕重緩急及時催辦，歷次催辦的過程和情況應有所記錄;要及時了解督辦事項情況，跟蹤查督;公文如有更新和補充，需及時與承辦部門（人）溝通;督辦過程中發現的問題和信息，應及時反饋，以便協調解決，直至落實完畢;任務完成后及時將公文閉環，歸檔。

作為辦公室工作的重要內容，督辦，督的不僅僅是公文本身，更是一種工作態度和職業素養，必須堅守牢固的責任意識和服務態度，不能變。

首先，凡事講規矩，不能變。公文具有鮮明的政治性、法定的權威、現實的效用等特點。它的督辦必須確保準確、把握節奏，其跟蹤、回訪、閉環等環節應該嚴守紀律、講規矩。已辦事項要回頭看落實情況，有具體事項的承辦結果應該明確到報送時間、報送途徑、以及是否有上報實體等。要分清職責范圍和服務對象，任何時候都不能越級越權督辦。突出重點，講規矩，注重實效，保質量，做到有查必有果，有果必匯報。

在公文的督辦、催辦過程中，會接觸到形形色色的人和事，公文管理人員應該時刻保持做人做事的準則，防止拖沓和推諉扯皮。給予提醒、建議和幫助時，絕對不能為了維護“情面”隨意通融。沒有原則、違反規章制度的事，堅決不能做。只有堅守好這些基本環節，才是做好“堅強前哨和鞏固后院”的前提。

秉承恪盡職守的職業操守，謹言慎行，可靠忠誠，是衡量一個公文管理人員是否合格的一項基本準則。公文管理人員要明確自身職責，遵守制度和章程，嚴格按規矩辦事，忠于崗位職責、忠于服務對象、忠于理想信念，做到知行合一，努力成為一名“對黨忠誠、個人干凈、敢于擔當”的新時代辦公室工作者[6]。

其二，堅守俯首做事的態度，不能變。公文管理工作有一定的被動性，常常是文牽動著事，事推動著人。只有俯首做事、埋頭苦干，才能立得住、站得穩;不等不靠、不推不拖，腳踏實地的做出成績，才能有底氣。習近平總書記在任寧德地委書記時所寫的《從政雜談》中提到“不能只熱衷于做‘質變的突破工作，而要注重做‘量變的積累工作”。強調了俯首做事，默默奉獻的精神，強調了實踐經驗積累和總結的重要性。公文督辦工作可能遇到的問題復雜多樣，其解決問題的經驗更是必須通過具體問題的反復實踐和琢磨才能得到的。

其三，堅守真誠服務的意識，不能變。督辦本身就是一種服務，應當做到周到、細致、熱情，不能盛氣凌人、不能含糊其詞，更不能夸夸其談。要牢固樹立真誠服務的理念，對辦事人員要禮貌、熱情;對待同事要互幫互助、相互尊重，顧全大局、謙讓包容，著力營造團結協作、溫馨融洽的工作氛圍。必須堅決杜絕“話難聽、臉難看”的現象。一張熱情笑臉、一杯暖心的熱茶、一份待人的真誠都是服務態度的堅守和體現。

辦公室工作是領導的參謀助手，公文督辦要傳達上級的工作決策、指示精神，協調處理好工作中的業務關系，確保政令暢通。因此，在具體工作中，必須樹立辦公室就是為領導服務、為基層服務、為群眾服務的工作理念，應以“功成不必在我”的精神境界和“功成必定有我”的責任擔當，爭做優秀的公文管理工作者。

2.學會思想變通，善于換位思考

在公文的全生命周期管理過程中，與人交流是必然的，也是不斷變化的。當各環節要素之間、要素與規則之間存在矛盾沖突時，公文管理者應學會換位思考，從解決問題、促進流程推進和公文閉環的目的出發，分清主要矛盾和次要矛盾，靈活變通的給予幫助或有技巧的拒絕。首先，應當夯實基本功，當強化責任擔當，增強政治定力，對規則制度心中有數。面對咨詢和請求，該說的說，不該說的堅決不能說，更不能亂說。其次，在溝通交流中，應以幫助對方解決問題為溝通著力點，嘗試從聽者的角度出發，注意表達方式和用詞匯的情感密度來緩和對方的負面情緒，以提供明確的理論支撐材料等方式幫助對方解決問題。決不能站在督辦對象的對立面思考問題，一味指責對方的錯誤做法，導致矛盾激化。在督促、提醒和處理問題時，態度堅定但語氣溫和，拒絕之余提供幫助方案，從而保證做到對事不對人，既保守住辦文的規則，又服務好職能部門。

不同的表達處理方式導致截然不同的結果。公文督辦過程中，拖沓、模棱兩可的表達，只能使對方感到公文管理者的不專業和對事、對人的不重視。在協調矛盾沖突時，反而容易讓對方感到敷衍和輕視。我們不能一味只想著自己工作的節奏和進度。要靈活變通、換位思考，根據文件的具體時間節點和承辦事項，提前或者延緩督辦，甚至有些公文需要多次提醒、實時跟進，這樣既給承辦對象一個緩沖時間，又能及時、有節奏的督促公文的閉環。

俗話說，“一言以興邦 一言以喪邦”。語言是溝通的重要橋梁，說話是最直接的窗口和形象。在督辦溝通的過程中靈活變通，能讓我們在交流中保持良好的服務姿態，讓對方感覺到我們的真誠，使工作更高效的推進。

（三）提高公文管理工作效率中的“堅守”與“變通”

1.堅持“第一次就把事情做對”

公文管理的整個流程是環環相扣，緊密聯系的。當各個環節的工作一直在正向跑道上推進時，工作效率就會成正向疊加。可是當公文管理中出現即便很小的錯誤，反過頭來補救、重復勞動的時間消耗可能會遠遠大于做這項工作本身。正所謂“一字入公文，九牛拔不出”，公文一旦發出，里面的紕漏就很難挽回。及時疏忽了看似很小的錯誤，都會造成人力、物力和時間上的浪費，實則影響巨大。

因此，首先在公文管理的各個環節，必須做到字斟句酌，精益求精。建立嚴格的登記制度，便于統計、查找和督辦;把好文書入口，嚴格控制進入文書實際處理體系的文書量;按要求采取適當的傳閱方式，避免文件積壓和丟失;及時督辦，加速公文運轉，保證事項落地;清退、銷毀和歸檔有記錄、有交接、不遺漏。二是嚴格遵守公文程序。審核公文時，必須牢固樹立標準意識，從嚴要求、符合規范。這就要求公文管理者對公文管理的各項規章制度學深悟透，自覺做到往心里走、往實里走，投身工作，拼搏奉獻，在實踐中不斷磨練內功心法，錘煉心智。

做好公文管理工作，必須有高度的責任心，樹立“零距離服務”和“零差錯服務”的理念，樹立辦公室工作無小事的工作理念，要保持高度的責任意識、一絲不茍的嚴肅態度、嚴謹細致的工作作風，認真的對待每一項工作，才能提高每個環節的工作質量，縮短每個節點的辦理時間，從而提高公文管理的整體工作效率。

2.變通破局，提高工作效率

公文管理的被動性并不意味著要抹殺公文管理工作的前瞻性和創造性。公文管理人員容易形成按部就班的機械工作的惰性思維，結果陷入“當一天和尚敲一天鐘”的狹隘的定式化工作模式中。如何打破這種定勢，在思維方式上尋求變通，是提高公文管理工作效率的一個突破口。公文管理人員不能僅僅把自己當作文件的“打印機”“二傳手”，而是要熟悉公文所牽涉事務的目標、思路，通過綜合分析，發揮主觀能動性，靈活變通，才能打開工作的新局面。

文件管理工作細致且瑣碎，如果只是為了完成任務而忙碌，工作就真的像蒙眼驢推磨一樣，感覺一直往前走，事實上只是原地打轉。想要破局，就要在工作中主動思考，學會從忙碌的現狀中跳出來看問題，從全局角度把握公文的節奏。

提升工作效率，不僅僅是提高單位時間的工作密度，更需要公文管理人員具備一定的戰略眼光，做到心中有數，“越位”思考，主動分析工作中可能遇到的潛在需求。正所謂“身在卒位，胸懷帥謀”，工作的開始往往是從初生牛犢的“看山是山”，到感到焦頭爛額的“看山不是山”，只有不斷實現思維方式的常變常新，才能做到胸有成竹的“看山還是山”，從而實現工作效率層級的躍遷。

公文牽涉的事務、環境都有可能不斷變化，這些都要求公文管理人員具備靈活的思維，變通的意識，具體問題進行具體分析，破除工作中的因循守舊，生搬硬套和僵化刻板。只有學會靈活變通，才能提高工作水平和效率，實現理想的工作目標，更好實現公文管理在辦公室工作中的價值。

四、結語

公文管理工作不是所謂簡單的“文字的搬運工”。浮光掠影、走馬觀花式的編號、登記、排版，并不能算是管理了公文。無論是公文寫作的筆下生花、字字珠璣，還是處理公文事務中的輕重緩急，其中的“保守”與“變通”都不是毫無根據的，而是建立在對具體事務的正確認識和精準把握基礎之上的，其中還有許多地方值得我們共同探討，并在長期的學習和實踐中積累。只有靠注重平時工作中的自我訓練，不斷的補齊自己的短板，才能做到“臨陣磨槍不快也光”“大聞小情，遇事不慌”。

“倡導默默無聞，甘于奉獻”是新時代機關事務工作領域的價值導向，作為中央企業辦公室的工作人員，我們要自覺把學習貫徹"五個堅持"要求作為一條紅線貫穿各項工作始終，在平凡的崗位上盡職盡責、潛心鉆研、銳意進取，堅定正確政治方向，處理好“臺前-幕后”“傳統-創新”之間的尺度、把握“堅守-變通”之間的分寸。

如果將公文管理比作建筑，那么堅守的是基石、加固的是鋼筋骨架;變通的是格局和裝修。只有雙管齊下，才能將它建成堅不可摧的摩天大廈。在公文管理工作中，我們每個人都是奮斗的主角，都有一份責任。將“小我”融入“大我”，在辦文、辦會、辦事中把握正確輿論導向，堅持以共產黨人的初心使命為精神動力，在為中心工作服務、為領導決策服務、為單位工作大局服務方面作出新的貢獻。

參考文獻：

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