關于高校檔案管理數字化建設的思考

牛妍懿 溫明明 郭久智

摘要：計算機、互聯網和大數據技術的發展與普及，正在不同程度地影響著我們的工作與生活。面對數字化技術的深入發展與普遍應用，高校檔案管理的數字化建設已成為必然趨勢，對高校檔案管理的現代化建設起到了前所未有的推動作用。本文將基于高校檔案管理數字化建設的內涵和意義以及存在的問題，展開對高校檔案管理數字化建設策略的探討。

關鍵詞：高校檔案管理;檔案數字化;數字化平臺

中圖分類號：G271.2 文獻標識碼：A

科技改變生活，數字化技術正在不斷引領高校檔案管理朝著數字化建設的方向發展。鐵一般的事實證明數字化在高校檔案管理中發揮著重要的作用。高校檔案管理有其自身的特性，是一項集教學、管理、科研等數據信息存儲的龐大復雜的管理體系，其牽扯的工作人員眾多、工作量龐大。從現代化檔案管理的角度來講，傳統的手工式高校檔案管理模式已難以適應現在高校檔案管理的多重性需求。高校檔案管理的數字化建設是對傳統管理手段的革新，是對具有現代特征的高校檔案管理工作的總結、分類和優化，契合了高校檔案管理的時代特征，順應了高校檔案管理的時代發展。

1 高校檔案管理數字化建設的內涵和意義

1.1 高校檔案管理數字化建設的內涵

高校檔案管理數字化建設就是利用現代化的數字信息技術、手段、工具來進行高校檔案管理工作。高校檔案作為一種記錄信息的手段，常以文本、圖像或數字的形式表現出來，檔案管理的實質就是對所記錄的數據信息進行分類、整理，以利于他人借閱和查看。檔案管理數字化建設就是把傳統的文本信息檔案轉化為電子的形式，以便進行記錄、存儲和管理，對文本信息的數字化保存有助于提升檔案管理的效率。在傳統的高校檔案管理中，對信息的分類、整理必須通過工作人員的手動操作來逐一查看、分類，而利用現代化的數字技術能夠實現計算機的自動分類、整理，只要根據記錄的數據信息和分類的要求，輸入關鍵詞即可實現對數據化、電子化、網絡化高校檔案的自動化分類、整理。

1.2 高校檔案管理數字化建設的意義

第一，檔案管理的數字化建設能夠實現信息的多方實時共享，例如高校教學檔案所涵蓋的內容非常豐富，學期教學計劃、課程教案、教學參考資料、課程反思、課程延伸等。通過實時共享，學生利用移動或互聯網端能夠隨時關注到高校發布的教學信息、教學檔案及其相關的教學內容信息，有助于學生及時地知悉學校教學相關的一系列安排，幫助學生更好地制定學習計劃和按要求來完成學校擬定的年度學習計劃和培養方案，同時便于學生對老師教學資料和課程教案的反復學習。通過課程反思，發現自身學習中的不足，更好地適應課堂的教學進度安排。

第二，檔案的數字化管理對學生對教學資料的查詢是極為重要的，在豐富的教學檔案信息中，只要依據自身想要查詢的內容，輸入關鍵詞，數字化網絡系統即可自動篩選、檢索或導出存儲，既便利了檔案管理者，也便利了學生。同時數字化的檔案不易丟失、磨損，可多層復制，增強了教學檔案管理的安全性和重復使用性。同時，數字化的檔案存儲或管理，利用龐大的網絡存儲空間，借助先進的信息處理技術，能夠存儲無限量的教學檔案信息，為高校檔案管理提供了充足的空間。

第三，諸多的高校教學檔案中包含著較為機密的科研成果，其體量大、機密性高，利用數字化信息手段，既節省了檔案存放的空間，又增強了檔案的安全性，已成為現代檔案管理的重要舉措，對提高檔案管理質量具有重要的意義[1]。

2 當前高校檔案管理數字化建設中存在的問題

高校檔案數字化建設是一項持久性、長期性的工作，需要一步一步地加以完善和跟進。從文本信息檔案的數字化轉換到數字信息的完成性存儲，都需要相當長的時間才能完成。故在高校檔案管理數字化建設的過程中會衍生出諸多的問題，需要檔案管理者去解決。

2.1 高校檔案數字化信息網站的管理存在問題

高校大規模地對教學檔案進行數字化管理需要依托一個強大的網絡系統，以便教學檔案工作能夠穩定運行。因而，網絡系統的搭建、優化和更新對高校教學檔案的管理十分重要。網絡系統的性能會直接影響高校教學檔案數據的完整性和系統性。高校教學檔案數據不斷輸入，數據體量增大，但管理系統的承壓能力有限，如不及時的更新、擴容，會直接導致網絡系統的崩潰、癱瘓。當前教學檔案的表現形態具有多樣化、多元性，如ppt、短片、動畫以及各種格式的圖片和文件，若原有數據庫對文件格式的兼容性不夠，容易導致文件無法打開和教學檔案無法上傳的問題。檔案管理網站數據庫的更新和優化目的在于為海量的數據信息提供承載格式，實現教學檔案信息傳遞、分享、瀏覽、下載的速效性和可行性，構建真正的現代化高校檔案數字化管理系統。

2.2 高校檔案數字化管理的資金不足

高校檔案的數字化管理在提供諸多便捷服務的同時，也需要大量的資金來維護系統的穩定運行。基于目前高校在教學檔案數字化管理方面的投入情況和建設力度，高校檔案數字化管理過程中還存在諸多的問題和不足。如專項或特定資金的投入存在很大的問題，高校在教學檔案管理方面的資金投入在高校基礎建設中的比例低且嚴重不足。系統的運行、維護和更新都需要穩定的服務器來保障，其穩定運行的前提就在于支持系統軟硬件的配置和標準能否滿足系統運行的需求。當前，高校檔案管理系統技術更新換代快，在系統硬件或軟件方面的資金投入不足，是嚴重制約高校檔案數字化管理建設的重要因素。由于海量的教學檔案信息數據存儲、運行和管理需要相匹配的服務器系統，隨著信息數據的海量化、多元化和多樣化，服務器系統的數據容量將面臨巨大的挑戰，如不及時地進行跟新、擴容，將會影響管理系統的整體運行情況，但這一切得益于有效的資金支持和資金保障。同樣，檔案數字化管理建設，不同高校的建設情況不同，數字化程度不一。有的高校因歷史、文化等的因素，教學檔案的文本量巨大，其數字化轉化過程將是一個長期的、耗費大量人力、物力的龐大工程，在此階段的資金投入不足，將會制約檔案管理系統的數字化建設。

2.3 高校檔案數字化管理缺乏規范性

高校檔案管理是一個龐大、繁雜的系統性工程，以嚴格的標準和制度來確保管理系統的規范性建設是當前高校檔案數字化管理建設的重要內容之一。縱觀當前高校教學檔案管理的現狀，可以發現，其管理系統缺乏前瞻性、規劃性和規范性，存在管理極其混亂的現象和問題，極大地影響了高校教學檔案管理的效率。在高教教學檔案管理和檔案分類的規范性方面存在嚴重不足，導致形色各異的教學檔案記錄在管理系統中，無形中增大了管理系統的后臺運行壓力[2]。對于高校教學檔案的準入沒有嚴格的規定，導致無效的教學檔案輸入到管理系統中，增加了系統篩選的強度。同時管理系統版本、型號的不規范使用，容易造成文件輸出格式不匹配等問題。高校檔案數字化管理的不規范一定程度上影響了高校檔案管理的運行效率。

3 高校檔案管理數字化建設的措施

高校檔案管理的數字化建設是一個長期性、復雜性的系統化工作，需要不斷地探索，實現科學管理。對高校檔案管理的數字化建設，應基于現有建設情況和存在問題，從數據庫建設、管理規范建設和人才培養等方面入手，對其做相應的調整。

3.1 增強高校檔案管理數字化中的數據庫建設

數據庫是高校檔案管理數字化建設的關鍵和重要內容，從文本信息檔案向電子檔案的轉化過程中，數據庫建設已成為此階段的重中之重。借助信息化手段對數據庫進行應用和管理能夠增強對數據信息的利用程度。數據庫建設是一個持久性、循序漸進的過程：從單一數據庫向群體數據庫轉變，從低級數據庫向高級數據庫發展。在數據庫建設中應重視計算機人員與教材檔案管理人員的協作，基于檔案管理的需要，建設系統而全面的數據庫，以提升數據庫的運作效率。且定期進行數據庫的管理和升級、優化，以容納更多的數據資源，提升數據庫的承壓能力。

3.2 增強高校檔案管理數字化建設的規范性

高校檔案管理的規范性建設對數字化管理系統的平穩運行具有重要的作用，管理系統的規范性建設能夠增強檔案管理的效率。高校檔案管理的規范化建設應基于高校檔案管理的特點展開，結合管理系統的未來發展形勢，構建一套具有高度融合性和適用性的管理制度和規范。在前期規劃中就設計出嚴格的規范和體系，這種標準化體系不僅能夠有效涵蓋當前的檔案，還要求具有可變更性，保證檔案管理工作高速有效地進行，在標準化和規范化的章程中確保數字化檔案管理的良性可持續發展[3]。

3.3 培養高校檔案數字化管理的專業化人才

在信息化、數字化深度發展的時代，高校檔案數字化管理的技術性和專業性愈來愈強，專業化人才的培養已成為高校檔案管理數字化建設的一項重要內容。培養高素質、專業化、綜合能力強的檔案管理人員是檔案管理數字化建設的重要環節。檔案管理的數字化建設，主要基于計算機軟件的強大運行功能，管理人員主要發揮著設計、規劃、跟蹤、糾錯、總結的作用，為此，在數字化建設前期，管理人員就需參與到前期的建設中去，掌握基本的計算機操作技術和軟件編輯技術。基于高校檔案管理的特點，結合發展態勢進行各方面的調整。

4 結語

綜上所述，高校檔案管理是一項龐大復雜的長期性、系統化工作，運用現代化的數字技術能夠有效提升高校檔案管理的效率。當前，高校檔案管理數字化建設應基于各高校檔案管理的特點，設計出適合的數字化管理系統。

參考文獻

[1] 王艷.高校檔案數字化建設實踐與思考[J].陜西檔案，2020（1）：36-37.

[2] 郭璐.高校檔案管理數字化建設的思考[J].呂梁教育學院學報，2019（4）：83-84.

[3] 盛桂蘭.關于高校檔案管理數字化建設的思考[J].中國校外教育，2019（6）：48-48.