信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新分析

蔣利明

摘?要：由于我國社會經濟的飛速發展，市場環境的不斷變化，科技對國民的生產生活都產生了巨大的影響，大數據等信息化技術的前進使得企業管理改革和發展的過程中變得更加突出。對各種信息服務（例如大數據和云計算）的運用使我們能夠更有效地將技術集成到業務運營和管理流程中，并實現企業效率的提升。使用新的信息技術工具和技術措施，可以通過資源分配優化作用更加突出來提高公司的相關工作效率，降低總體運營成本并進一步提高企業的整體管理效率。在新時代，公司文件檔案的管理模式需要隨著社會的變革進行完善的創新和改進。

關鍵詞：信息化;企業檔案管理;服務模式;創新;改革

【中圖分類號】?G271?【文獻標識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）18-0294-02

檔案信息化的管理改革是當今時代企業面對全球信息化浪潮的必然選擇。隨著信息技術和產業革命的飛速進展，檔案的管理模式勢必要進行新的信息化塑造。在現今社會環境下，檔案業務將同時帶來新的機遇和挑戰，以往傳統的檔案管理手段不適用于信息環境，因此如何進行改革和創新以積極應對新的挑戰已成為檔案等行政文職部門的重要研究課題。自2000年以來，以計算機，網絡通信為基礎的信息技術的迅猛發展使得信息資源的重要性越來越突出。檔案文獻等資料也同樣是信息數據的重要組成部分，信息革命不僅改變了檔案管理的工作方式，而且加深了檔案數據的重要性，檔案部門不再只是單純的資料儲存機構，更是信息資源的收集和交換中心。所以，要全面提升對檔案的收集，管理和存儲能力，相對應的，檔案服務也需要進一步創新，相關的人才團隊的質量需要進一步提高。在信息環境中，檔案管理與其服務模式正面臨越來越多的挑戰。在這種情況下，傳統的檔案管理方法不適用于信息環境，如何進行改革和創新以積極應對新的挑戰已成為相關機構的重要研究課題[1]。

1?信息化環境對社會產生的影響

信息產業的極大發展，對我國社會產生了深遠的影響。信息技術的廣泛應用，引發了一場全球化的產業革命，同時也是領導目前我國社會經濟進步和世界一體化進程的核心因素之一，已成為判斷一個國家或地區是否進入現代化水平的標志。目前，眾多國家都在加速信息化步伐，抓住全球信息革命所帶來的機遇，大力推行國民經濟和社會信息化，是我國加快整體綜合發展的首要選擇。信息化環境是基于信息資源和大數據技術的信息社會過渡階段，這項技術被廣泛用于生產和生活。因此，信息環境不僅對特定行業，而且對于整個人類社會都有很大影響。

1.1?信息化環境使信息資源在國民生產和生活中起著越來越重要的作用。在信息化環境下，社會越來越重視信息數據作為主要的資源，而作為具有原始信息資源的重要組成部分，各種檔案將越來越受到社會的持續發展和關注。

1.2?信息環境促進各項資源的有效整合，并改善整個社會各方面的效率。在信息時代中，人們對信息資源的需求日益迫切，并且呈現出個性化和多極化。傳統的獲取信息的方法已無法滿足各行業中人們的需求，而信息技術的普及和應用，以及云計算和大數據時代的到來要求一個龐大的數據庫來支撐，以加速資源整合，提高工作效率。

1.3?信息環境改變了人們的生活和工作方式，并極大促進了民眾整體思想意識的變化。在信息化環境中，各種科技信息產品持續被廣泛運用，并且電子產品更新速度加快，人們已經習慣了信息化所產生的便利性和高速生活。信息技術的普及和應用不僅改變了我們的工作方式，而且改善了生活質量和拓寬了獲取信息資源的時間和空間范圍[2]。

2?信息化時代企業檔案管理的重要意義

信息化對企業中的檔案管理工作有著很大的影響。在傳統的手工管理模式下，公司檔案多以紙質文件為主要介質，并具有一套長期有效的管理系統和管理方法。但是，隨著當今社會信息化的飛速發展，企業將不可避免地會管理許多電子文件。此外，各種網絡化辦公管理系統的運用使公司在生產經營中能夠通過形成眾多可可視化圖形，圖像，文本，聲音等其他多媒體信息，這些重要的電子檔案成為信息化文件管理的主題，并逐漸替代傳統紙質文件，擴大了公司文件資料的采集空間。

企業檔案信息化是實現企業整體現代化管理的重要組成部分，而網絡數字技術為檔案信息的發展提供了必要的技術支持。通過將計算機技術應用于檔案信息的管理，實現了檔案信息資源的電子化和數字化，從而可以令檔案資料做到集中化協調和管理，整體提高了全社會對檔案信息資源的有效利用。

同時，由于信息技術的穩步發展和網絡數字技術的全球化趨勢，檔案資料的信息化進程和利用成為機遇和挑戰。當前，隨著計算機網絡信息技術的發展，檔案資料的承載形式正在發生變化，檔案信息也在積極拓展數字化。對于企業來說，其檔案資料的數據和范圍是空前的龐大的，檔案資源數字化是當前企業現代化發展的必然選擇，實現檔案信息資源的開發利用的高效率是當前檔案工作的主要任務。在中國經濟體系不斷完善的過程中，國內企業的數量和規模都在穩步增長，在業務發展過程中出現的檔案資料數量也在不斷增加。企業的基本管理，信息資源和無形資產都體現在檔案中，在新的背景下，企業檔案管理業務直接影響著企業的經營管理有效性，因此信息環境下的企業檔案管理和服務模式創新可以保證運營和發展。企業檔案部門必須抓住機遇進行企業信息化配置，并根據檔案管理要求提出適合企業信息化發展和配置的檔案管理要求。

幫助提高文件管理人員的整體素質。關于信息化，計算機硬件和軟件的運用可以提高對企業文件管理人員的綜合素質的要求，使其不僅要具有文件管理方面的專業知識，而且還要為文件的收集，存儲和應用創造有利條件，因此對于員工的綜合要求比較高。

3?企業檔案管理過程中存在的問題及其不利影響分析

3.1?企業檔案管理中存在的問題

管理系統無法正常運行。文檔管理是一項相對復雜而精細的任務，在執行管理時需要高效的管理系統。但是，在實際運作當中，許多公司在執行文檔管理任務時沒有系統的制度來支撐，并且傳統的操作方法效率低下，與數字信息化背景下的文檔管理有很大差異。另外，在信息化的背景下，公司從生產和運營活動中會產生更多的信息資料，而傳統的紙質文檔造成管理效率低下，并且在存儲和查找中面臨許多挑戰，這對現代化檔案管理和服務創新非常不利，從管理體制來說，部分企業沒有進行有效的機制改革，造成檔案管理工作和相關人員缺乏工作積極性。

文檔數據資源利用率低下。檔案管理的概念對企業綜合管理質量有很大的影響。自進入信息時代后，計算機網絡技術已對所有階層產生了重大影響，企業管理也必須及時遵循現代化的管理概念。然而，許多公司在執行文件管理任務時沒有完全意識到這項工作的重要性，僅將文檔管理視為記錄信息，保存信息，無法充分利用文件資源，無法反映文件在企業發展中的效能，有些公司甚至沒有專門的檔案管理部門，僅由其他部門代管，因此在這種模式中，所謂的檔案管理人員只能執行基本任務，而對創新體制考慮不多。在這種情況下，導致企業的相關員工在使用檔案時會遇到很多問題，例如檔案不完整，檔案信息不全面，查找檔案困難等，無法為企業的經營和發展提供數據和資料上的參考。

文件管理人員的職業素養有待提升。處于信息化背景下，公司文件管理的總體要求較高。但是，許多公司沒有專業的文件管理人員，而且員工整體素養水平參差不齊，缺乏信息化培訓，對于計算機的操作能力也十分有限。部分企業對于檔案部門的重視程度不足，領導人員的管理意識欠缺，導致對其資金或其他資源的供給不足，在信息化時代的當下，設備的更新十分重要，由于資金缺乏造成設備陳舊，工作效率緩慢的問題時有發生。另外，一些企業檔案管理部門獨立性差，其領導人員權限低下，創新管理的條件不足[3]。

3.2?檔案管理中的問題對企業所造成的不利影響

當前，部分公司沒有完善的檔案評估機制，沒有妥當的服務反饋渠道，因此無法正確評檔案管理的價值，及時對檔案操作的有效性進行優化。這影響了公司對該項工作的認可，對于尋求高效率的公司而言，無法準確地評估檔案管理工作的將不可避免地影響公司的整體規劃和發展。

對于檔案管理人員來說，實現價值主要是能夠充分發揮個人能力并可以完善管理制度。但是，這一價值的實現必須取決于某些條件，其自身價值的實現是與環境因素不可分割的，就這項工作而言，檔案文件的有效管理是影響其值實現的關鍵因素。目前來看，在企業中的檔案管理員工的工作狀態不甚樂觀，即使檔案工作人員有出色的能力，他們也不會像一線員工那樣積極主動，造成檔案工作者的工作熱情受到嚴重打擊，他們無法充分實現自己的價值。在經歷了利益，穩定的薪酬和晉升渠道無法提供的事實之后，檔案人員通常對現狀和過去就會產生惰性想法，只滿足檔案工作中的基本要求，但做到職業發展規劃是不可能的，這樣不能推進檔案工作的改革，特別是在信息環境中，這項基本工作必須做到與時俱進。

在信息環境中，企業應采取積極措施對紙質或其他實物性文件進行信息化手段處理，并有效保存電子文檔，然后使用文件管理系統提供網絡瀏覽和文件信息的接收。但是，建立信息化的根本目的不是強調建立記錄信息資源管理系統，將相應檔案資源數字化，而是低估了信息資源的開發利用程度，嚴重影響了檔案信息化建立的實質目的和應用效率。

在當前信息化社會中，人們對咨詢和數據資源的需求不斷增加，獲取信息的方法也在不斷更新，信息的便利化程度在不斷提高。在這種情況下，如果檔案部門不改變服務模式，加強檔案信息資源的開發能力，將無法滿足各種用戶的需求。檔案數字化的主要目的是提供和使用，這在某種程度上超出了企業和檔案部門的原有工作狀態，導致無法進一步改善信息大數據進程。

4?提升信息化背景下企業檔案管理與服務模式創新措施

在現代社會信息化進程的環境中，數字化文件管理模式已成為社會的必然發展趨勢，為了更好地適應這種環境變化，必須認識到基于文件管理任務的文件管理的重要性，做好信息化創新。此外，基于檔案管理的合理性，需要積極建立相應的檔案管理系統，以便可以根據相關規范和依據來執行管理工作，并且可以及時分配相關責任人，在出現問題的情況下實施責任人體制。檔案文件管理系統應從分層問責制的角度出發，以詳細的方式處理任務，并為每個職位分配職責，系統的內容應包含使用文件，文件審閱，存儲和傳輸，防止管理和使用期間因管理不當導致的風險問題，例如文件丟失或信息泄漏。此外，要定期進行人員培訓，加強人員素質教育，不斷提高整體管理人員的綜合水平。對于檔案管理員，專業能力是檔案工作有效開展的關鍵。對文件管理人員的培訓主要基于信息文件管理技術和服務的概念，以提高文件管理的綜合工作水平。

在大多數企業中，檔案管理的現狀是只是作為單純的信息存儲，這樣造成了一定的資源浪費，而另一方面是信息管理系統的重復建設。檔案信息資源的質量直接影響檔案管理和服務的效率。在高新技術時代，全球高效的信息資源共享和傳輸系統正在逐步實現，用戶希望從檔案部門獲得各種信息服務。為了滿足用戶的需求，提高檔案部門的服務效率，應利用信息技術來整合企業的信息資源，為用戶節省信息搜索的時間和精力，提高利用率。集成的信息資源形成了一個龐大的數據庫，更有助于整體信息資源的開發和預測，而預測正是是大數據概念的核心要素。

在全球化市場激烈競爭的環境中，網絡技術水平十分重要，技術的支持可以及時建立理想的企業文件管理系統，并為管理員提供方便的文件管理支持。企業檔案管理的信息化實施側重于改善基礎架構，尤其是加強企業信息網絡的建立，它進一步增強了基于網絡操作的文件管理的體系。

因此，管理人員需要進一步加強基礎設施建設和升級網絡硬件條件，相關部門必須注意相應設備和人力資源的引進，以及系統維護的重要性，并最大限度完善網絡管理系統，避免出現信息丟失現象。確保在大數據背景下企業文件管理的連續和周期性發展。在信息時代，檔案和數據管理將不可避免地朝著信息化的方向發展，此時，還將衍生出許多信息化檔案。在這方面，將來有必要在檔案管理信息化中增加對資源的投資，增加對相關技術和設備的引進，保持與社會環境的同步發展。因此，檔案管理的服務工作不僅涉及信息的管理和存儲，還涉及處理和價值挖掘，提高服務終端的信息化水平，提高檔案數據的信息化和分析能力。

5?結語

總之，信息環境中的企業檔案管理和服務模型創新對企業的運營和發展具有重大影響，因此現代企業需要了解信息環境中文件管理和創新的重要性。從多方面入手，升級和優化文件管理和服務操作，然后充分實現現代化辦公和大數據應用的真正作用。

參考文獻

[1]王儒琳.淺談信息化環境下的檔案管理[J].科學技術創新，2011（17）：82-82.

[2]萬艷燕.淺談檔案信息化建設的幾點思考[J].世紀橋，2013，（1）：145.

[3]張蕾.信息化環境中事業單位檔案管理的科學化路徑[J].黑龍江科技息，2016（09）：181.