高校科研經費報銷相關問題探討

李維維

摘要：隨著高校科研經費報銷業務量的與日俱增，在科研經費報銷過程中也出現了諸多問題，本文列舉了實際工作中遇到的問題，并提出了相應的對策建議，以期能優化高校科研經費報銷管理水平。

關鍵詞：高校科研經費;報銷;問題

引言

在信息化、人工智能的時代大背景下，科技創新日益活躍，各個國家都加大了科研經費的投入力度，我國科研經費增長了8.9%，在高校科研經費的投入上位列世界第二，大量資金的流入促成了我國高等教育科研事業的蓬勃發展。與此同時，作為科研經費核算體系基礎工作的財務報銷環節卻出現了諸多問題，科研人員普遍反映科研經費管理中存在“報銷繁”“報銷難”的問題，甚至一度成為兩會部分代表們熱議的話題。國家高度重視甚至把科研經費管理改革作為高等學校進一步做好科研領域簡政放權、規范管理、優化服務的重要切入點，先后出臺《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》《國務院關于優化科研管理提升科研績效若干措施的通知》《國務院辦公廳關于抓好賦予科研機構和人員更大自主權有關文件貫徹落實工作的通知》等一系列文件，致力解決科研經費管理過程中遇到的問題，以期激發科研人員創造熱情，保證高校科學研究事業的健康發展，努力實現科技興國戰略。

一、存在的問題

（一）預算編制不科學

在實際工作中，科研項目經費需要項目負責人申請，科研經費預算也由項目負責人填制完成。有些負責人就此認為經費歸自己所有，對項目經費規范化管理的重要性認識不足，預算意識不強，憑借經驗編制預算，隨意性大。此外，缺乏財務人員的專業指導，不能進行科學評估和準確判斷，造成項目預算不科學、不全面、流于形式。在實際執行中，簡單地按實際發生做支出，不嚴格執行前期申報的預算方案，造成有的預算分項超支，有的預算分項存在大量結余。等到結題結賬時，為了編制預算執行表，只好進行大規模調賬，大大降低了學校財務核算的嚴肅性，同時項目預算與實際支出相脫節的問題也必然產生報銷障礙。

（二）報銷過程繁雜

高校現執行的報銷規定中，對原始憑證的審簽規定很多，簽字環節過多。例如，針對項目負責人參與的經濟事項產生的借款業務、差旅費電話費報銷等，報銷單上除了項目負責人簽字外還需要所在院系領導作為單位負責人審批，當報銷單達到一定數額時，需要財務處長和分管校領導多級審批，當報銷單涉及某個職能部門的職責范圍，又要科研管理部門等分管職能部門審批。如果簽字的人都在，特別順利的話，也因不在一個地方耗費一定時間，如果有人不在，科研人員可能就要“跑斷腿”。此外，科研項目需要接受越來越多的審計或檢查，如中期審計、結題審計、專項檢查等，科研人員不得不填寫各種表格，做出各種說明，檢查審計頻繁，資料準備繁雜，也是讓科研人員認為經費報銷繁的一個原因。

（三）報銷規定多

《中華人民共和國現金管理規定條例》《單位公務卡管理（試行）》《公務機票政府采購管理改革有關事項的通知》《中央和國家機關差旅費管理辦法》等財經法規制度不斷出臺，規范著我國經濟業務的方方面面。各高校審計檢查增多，審計傳遞的整改信息，也讓會計對原始憑證要求近乎苛刻，會計只能從緊要求報賬老師提供所需的各種材料，以降低工作風險。例如，超過5000元的發票要求查詢發票真偽，電子發票要求驗證有無重復報銷情況，市內交通費要求注明事由、乘車人、起止地點，發票數量為批，要求另附清單等，讓科研人員提供的證明材料越多，從科研人員的角度看，可能就是對他們的信任不夠、尊重不夠，從而產生報銷繁報銷難的認識。

（四）信息化系統效能低下

近年來，高校財務管理信息化水平提升很快，網絡預約報賬、銀校直聯、銀行來款查詢等新系統不斷嵌入，會計業務處理效率有了大幅提升，但信息化系統還有許多問題。一是系統親和度不夠，用戶體驗差。例如，手工填單只填一張小小的報銷單，對于大部分人來說都沒有難度，轉換為網上填制報銷單就需要經過很多步很多界面，才能最終提交，如果中間有一步卡了，就不能進入下一步，反而費時費力。二是上了系統后，手續及所屬附件非但不減少反而增加網上生成的憑單。例如，外專領勞務費業務，除了要附經辦人、外專簽字的領款單，還需附上系統生成的領款表。三是開發的系統智能程度不高。以前，科研人員報銷時只需填寫項目號，現在還要填寫經濟分類、功能預算、經濟來源等，這就要求科研人員具有一定的財務知識儲備，必然會耗費科研人員部分時間和精力。

二、問題解決對策思考

（一）增強科研人員的預算管理意識

預算編制是科研經費管理的核心環節，高校財務管理部門應該不斷完善預算管理制度。首先，制定一套合理可行的預算編制方法，對科研經費預算編制做出具體要求，所有的經費預算包括直接費用和間接費用，都要納入全額成本支出，每一項支出都應有詳細的計算依據和理由。其次，為了科研預算工作落到實處，財務人員應指導項目負責人在項目申報時科學地編制預算，明晰支出標準和具體細則，為項目負責人提供財務服務。最后，適應現實情況的多變性，需要將預算調劑權下放。例如，會議費、差旅費、國際合作交流費等同類支出不分項控制，只控制支出預算總額，從而減輕預算編制工作量，也會減少結題時的調賬，為嚴格執行預算，規范科研經費報銷打下堅實基礎。

（二）切實實現科研經費減負增效

“提升科技支撐能力，進一步提高基礎研究項目間接經費開展項目經費使用包干制改革試點，不設科目比例限制，由科研團隊自主決定使用。”是新時期的新要求如何把這項改革精神落到實處？首先應該清理不符合改革要求的“陳規舊章、繁文縟節”，實行流程再造。例如，按照《關于實施公務機票購買管理改革有關事項的通知》，報銷非政府采購機票需要與經濟艙全價比較，按較小者報銷，如果允許事業單位參照黨政機關國內公務接待管理規定自行制定適合本單位情況的接待管理辦法，就能減少不知情的學生乘坐非政府采購機票回來報銷再提供資料的情況。除了項目負責人本人參與的經濟事項需院系領導正常審批外，對項目負責人不參與的特殊事項、又難以取得外部有效憑證的，可由經辦人填寫情況說明后，負責人簽字審批即可，無須再找院系領導甚至校領導審批，從而減少了審批手續。如果就此理解為對科研人員的一味放任，對科研人員不合理的需要都要加以滿足，那肯定是誤解了國家政策法規，最終損害的會是大部分人利益和健康的科研大環境。另一方面，科研項目和經費主要是科研人員爭取來的，科研人員對項目經費規范化管理重要性認識不足，讓他們重視科研經費報銷的簡單方法是把科研人員的經費報銷工作與其收入相關聯，例如，學校制定相關的政策標準，預留一部分科研績效，用于獎勵嚴格規范報銷的科研人員，可以認為此部分收入為耗費時間、精力成本所作的相應補償，從而調動科研人員遵規守紀的積極性，一定程度上緩和了科研人員與財務人員的矛盾。與此同時，財務處、科研部、紀檢審計處等相關職能部門應實現部門聯動，對科研經費的使用要全程監督和檢查。對于勞務費套現、通信費、辦公用品等票據虛假報銷，侵吞科研經費的行為給予嚴懲，一經發現，勒令其返還報銷金額，同時處以罰款，并取消一定時間內申報科研項目和職稱評聘等一系列措施。總之，高校結合自身實際情況制定科學合理的經費報銷獎懲制度，以此提高項目管理水平和資金使用效益，為高校科學研究蓬勃發展提供有力保障。

（三）構建全方位服務體系

造成目前“報銷難”的原因有很多，但關鍵在非專業人士做相對專業的工作。作為報銷繁的另一方當事人——財務人員可以考慮以下方式解決問題：一是加大財務宣傳，為科研人員提供全方位貼身服務。可以不間斷向師生推送公眾號財務推文，在官網公示國家財經制度及校內政策文件，制作小視頻指導如何貼發票，回答現場、電話、QQ群、BBS等各種渠道的業務咨詢。現實中項目經費多的科研人員會聘用有財務背景的科研助理，來處理報銷事務，而自己不直接接觸財務。經費少的可能幾個項目組聘用一名科研助理，或者用剛入學沒什么就業升學壓力的學生辦理財務事宜，財務可以考慮學院分管科研負責人、科研人員、科研助理，學生報賬員等不同層次，開展全校性或項目型財務專題培訓，編制相應的報賬手冊，實現精準服務、精細管理。二是建立科研經費報銷聯絡機制。建立財務院系對口聯絡制度，向各大學院、實驗室委派財務專員，實行一對一溝通機制，暢通財務報銷咨詢、答疑解惑的途徑，把科研政策推向經費報銷最前端，實現業財融合。設立專門崗位處理掛單、退單，實行首問負責制，即“誰報賬，誰負責”，避免了會計解釋很清楚，但報賬人回去簡單說財務不給報，造成科研人員產生報賬難的誤解，同時避免了不同會計執行政策尺度不一致的問題。三是提高財務人員專業素質。提高財務人員的業務素質和服務水平是建立高效便捷財務服務體系的前提。高校應加強對財務人員的業務培訓，認真梳理科研經費報銷流程，科學設置業務流程，減少不必要的報銷環節，制定健全完備的科研經費管理制度，讓財務人員及時了解科研經費報銷制度上的變化，以便于開展工作。還要充分調動財務人員的工作積極性，促使其主動思考和解決提高科研經費使用效率的方式和方法。同時，財務人員要嚴格要求自己，增強服務意識，為科研人員提供熱情、耐心、周到的服務，為我國科技創新做出應有的貢獻。

（四）推進信息化建設，為經費報銷保駕護航

首先，優化已有的財務信息系統，讓師生體驗到更加方便、快捷的科研財務服務。信息查詢模塊包含賬務查詢、銀行來款查詢、網報進度、暫付款查詢、收入查詢、公務卡消費記錄等，財務助手模塊收錄各項財經規章制度，財務小工具包括收入計稅、出訪國家費用估算等。設置較為安全可靠的身份認證方式，如物理身份認證、生物特征識別認證等，利用數字簽名系統進行無紙化審簽，節約了審批環節耗費的人力、時間。其次，實行人工智能替代部分人工。例如，外籍專家領勞務費填免稅領款單，則必須輸入或上傳稅務機關出具的減免稅憑據，否則只能按正常扣稅。市內交通費報銷沒有填寫事由、出差人、起止地點的系統不允許進入下一步。避免了單子送到財務后會計才提出各種整改問題，把問題解決在最前端，有效減少科研人員與財務的摩擦。最后，進一步推動科研經費管理的大數據共享。財務、科研、資產等職能部門實現信息共享、互聯互通，避免“信息孤島”現象，促進項目管理、預算編制、經費報銷、結題審計等一體化管理，實行科研經費管理“一站式”服務。

結語

高校科研經費管理是高校財務管理的重要內容，而且目前存在著不少突出的問題，只有高校管理層、財務部門、科研人員各方共同努力對其優化，才能提高科研經費使用效能，營造出更優良的科研工作環境。

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