新形勢下事業單位檔案管理信息化建設策略

吳倩

【摘? 要】隨著時代的發展和經濟水平的不斷提升，當前我國科技得到高速發展，且基本進入信息化社會。大數據在社會各行各業中得到了廣泛的應用，特別是在檔案管理工作中，通過對大數據的應用，檔案管理工作的效率和質量均得到了顯著提升。事業單位中存儲了大量的檔案，所以對大數據進行科學合理的應用具有重要意義。因此，論文主要對新形勢下事業單位檔案管理信息化建設策略進行相應探索。

【Abstract】With the development of the times and the continuous improvement of economic level， at present， China's science and technology has been developing at a high speed， and China has basically entered the informatization society. Big data has been widely used in all walks of life in society， especially in archives management work. Through the application of big data， the efficiency and quality of archives management work have been significantly improved. A large number of archives are stored in public institutions， so it is of great significance to apply big data scientifically and reasonably. Therefore， the paper mainly explores the strategies of informatization construction of archives management in public institutions under the new situation.

【關鍵詞】新形勢;事業單位;檔案管理;信息化建設

【Keywords】new situation; public institutions; archives management; informatization construction

【中圖分類號】G270.7;D630? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）07-0007-02

1 引言

當前，科學技術高速發展，大數據時代隨之到來，大數據得到了越來越廣泛的應用。對于事業單位來說，對大數據進行應用，其在發展過程中能夠具有更多優勢。從實際情況來看，事業單位中的檔案管理工作能夠對各方面工作的開展產生重要影響，并且對大數據思維模式進行應用，有利于改進事業單位的檔案管理方式方法。

2 事業單位檔案管理創新的重要性

在當前大數據時代背景下，對數據進行收集及分析均具有一定的復雜性，所以開展相應的工作還需以互聯網為基礎。根據目前的情況來看，我國多個行業均已對大數據進行不同程度的應用。作為與人民群眾日常生活具有密切關聯性的組織，事業單位有必要對大數據進行充分應用，以提升工作的便捷性，從而實現檔案管理工作的優化，實現檔案管理工作效率及質量的提升，可見對大數據進行應用，有利于推動事業單位管理工作的創新及發展。

3 事業單位檔案管理工作的現狀

3.1 檔案管理制度不健全

根據事業單位檔案管理工作目前的情況來看，檔案的載體已經從傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，但是其管理模式仍然沿用傳統紙質檔案的管理標準，而傳統的管理標準只有一小部分能夠適用于當代電子檔案管理之中，所以電子檔案的各項管理標準以及法規制度的建立，是目前急需解決的重要問題。例如，在管理技術和管理方法方面，傳統的紙質檔案只要在使用結束之后進行相應的收集、整理、歸檔以及保存即可，不需注重其形成以及承辦的方式，而電子文件的歸檔工作則必須形成相應的掃描流程、配備專業的電子設備，對形成的圖片要有格式、分辨率的標準要求。同時，相關工作人員有必要對其進行管理和監督，否則無法完成電子檔案的收集、管理以及歸檔工作。由此可見，相對于傳統的紙質檔案，電子檔案從形成到最后歸檔的整個過程需要一套全新的管理模式，也就需要相關工作人員積極對檔案管理制度進行改革和創新，以促使檔案管理制度得到有效的建立和健全。

3.2 基礎設施不完善

當代的信息載體不斷多元化，管理對象逐漸實現電子數字化，同時，工作的方式也越來越現代化，受到以上各方面因素的影響，事業單位檔案館藏處于不斷發展壯大的狀態。從現代意義上來看，對事業單位檔案館進行建設，有必要以實際發展情況為基礎，對當前存在的面積不夠問題以及設備設施老化等多方面問題進行切實解決。解決途徑主要為對技術設備進行更新和完善、對檔案資源進行發掘和整合，以促使檔案信息資源盡可能地得到強化，從而能夠為社會公眾提供更加優質的文化信息服務。

3.3 信息化水平低

當前，多媒體信息技術已經得到了高速發展，檔案載體已經全面由傳統的紙質轉為電子格式，但是根據實際情況來看，事業單位沒有統一的檔案管理系統，造成檔案信息無法共享，對于工作人員的職稱評定、退休工齡核對等，只能通過調檔的方式對檔案進行查閱、審核。部分單位的檔案信息化管理工作不到位，例如，未對現代化的管理軟件進行應用，而主要依靠人工的方式進行檢索，導致檔案的利用效率難以得到提升，這對檔案管理工作的創新與發展帶來了不利影響。

3.4 檔案管理人員素質較低

目前，專業的檔案管理工作人才較為匱乏，且在一定程度上缺乏有效的工作經驗以及良好的專業技能，導致當前事業單位檔案管理工作的需求難以得到有效滿足。同時，相關工作人員對于事業單位檔案管理工作的認識不夠充分，未意識到檔案管理工作的重要性，也就不利于工作人員的工作積極性得到提升。另外，相關工作人員的計算機操作能力尚存在不足，同樣極易導致檔案管理工作難以得到發展。

3.5 檔案服務方式落后

應用傳統方法對檔案進行應用，需要于檔案部門對檔案進行閱讀，或參加檔案展覽等，而我國已經基本進入全面信息化的時代，人民群眾的工作、生活方式及環境發生了翻天覆地的變化。以此為基礎，人民群眾對于信息的時效性更加關注，且對信息進行獲取的渠道更加依賴于網絡，所以傳統意義上的手工、被動的檔案應用方式，必然會逐漸被現代化的、便捷的、高效的管理方式所取代。

4 新形勢下事業單位檔案管理信息化建設的策略

4.1 強化檔案管理的信息化建設

信息化時代對檔案進行管理的最終目標就是實現檔案信息管理的一體化，以達到資源共享的目的，使檔案管理可以將其價值和作用發揮到最大。為了能夠將這一目標實現，就一定要強化檔案管理的信息化建設。事業單位需要做的是對新型科學技術進行利用，將檔案信息自動化的處理方式實現，從而對檔案、文件等各項文件應用一體化的管理模式，這樣就可以在對檔案進行檢索的過程中，快速地找到所需要的文件。同時，要對不同類別的文件采取分類模式處理，如文字類、圖像類等，并在檔案信息處理過程中應用新型技術，針對檔案管理中大量的信息采取有效性的管理模式。

4.2 加強對檔案數據庫的管理

信息化時代人們交流的媒介主要以數字為主，通俗地講就是數據信息化。計算機在檔案管理工作中通過對數據庫的管理，可以將檔案信息進行快速傳遞，然后通過計算機平臺對其進行存儲。因此，事業單位應該加強對檔案數據庫的管理，使數據庫的檔案管理和存儲能力能夠與時俱進，滿足當今社會所需。

4.3 強化檔案信息安全保障系統

針對資源信息開展管理工作向來十分重要，尤其是在政治建設、經濟建設以及社會發展的過程中都有著非常重要的作用。在信息快速發展的當今社會更是如此，采取保障信息安全性的有效措施極為必要，只有使信息的安全性得到保障，才可以使檔案管理系統更加完善，同時，這也是最基本的前提條件，所以應該強化檔案信息安全保障系統。傳統的檔案管理模式雖然存在一些弊端，但不可否認的是，傳統檔案信息管理中依然有一部分可取之處，因此，要多加利用，如傳統檔案信息管理嚴謹、有序的方式，在今天的信息時代中仍可以被采納。因此，將信息技術和網絡技術應用到檔案信息管理中不是要將其替代，而是對傳統檔案信息管理進行升級，以此滿足當今社會的需求。

4.4 創新管理機制

傳統的事業單位檔案管理機制已經無法有效適應當前的電子化檔案管理系統，所以在大數據時代背景下，應建立與新思維下的檔案管理方式相匹配的新制度。從多角度出發，對檔案管理的信息化建設進行強化，積極完善配套的終端設備，以促使管理工作的效率得到提升，同時，保障檔案管理工作能夠協調統一，最終使檔案管理的綜合水平得到顯著提升。

4.5 強化人才培養

為了有效提升大數據時代背景下的檔案管理工作水平，有必要對檔案管理復合型人才進行積極培養，因為檔案管理工作不僅具有一定的復雜性，且專業性極強，將大數據應用于檔案管理工作之中，需要對海量的數據進行甄別和分析，為了避免數據流失和利用不充分，必須對專業水平較高的人才進行應用。由此可見，在大數據時代開展檔案管理工作，有必要對創新型管理人才進行培養。

5 結語

目前，檔案管理模式雖然在傳統管理模式下有一定的改進，但是隨著科技時代的快速發展，其已經不能滿足社會檔案管理的需求，所需要對新型科學技術進行進一步利用，使檔案管理水平進一步提升，使檔案管理更加安全。