南京圖書館讀者決策采購模式的應用探索

孫華

關鍵詞：項目管理;讀者決策采購;圖書館

摘 要：文章以南京圖書館的“陶風采”為例，基于項目管理的視角剖析了讀者決策采購模式應用中存在的問題，并提出了相應的解決方法，以期為其他圖書館的讀者決策采購應用提供參考。

中圖分類號：G258.2文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2020）07-0084-04

近年來，讀者決策采購（Patron-Driven?Acquisitions，以下簡稱PDA）在我國圖書館界得到了推廣和應用。由于受不同供應商、圖書館、實施方案及PDA模型等因素的影響，導致PDA在具體的實施過程中存在諸多問題。圖書館應用PDA模式不僅需要內部各個部門的協作，還需要加強與讀者的溝通，因此，圖書館可基于項目管理的視角，采取科學的管理方法，指導PDA模式的應用，解決PDA應用過程中存在的問題，以實現經濟效益與社會效益的最大化。項目管理是項目負責人和項目組織者為了實現項目目標，運用系統的理論和方法，對項目進行全過程和全方位的策劃、組織、控制、協調的總稱，包括項目的整體管理、范圍管理、時間管理、費用管理、采購管理、風險管理、人力資源管理、溝通管理和質量管理。

1 南京圖書館讀者決策采購的基本概況

為了響應十九大號召，落實江蘇省文化廳的“文化惠民，精準服務”的政策，南京圖書館（以下簡稱“南圖”）在借鑒其他圖書館讀者決策采購經驗的基礎上，聯合江蘇新華發行集團于2016年4月23日“世界讀書日”推出了具有本館特色的PDA模式品牌項目——“陶風采”，將南圖的“惠風書堂”、新街口新華書店和湖南路鳳凰書城作為該項目的首批試營點，提出了“你選書，我買單”的宣傳口號，獲得了廣大讀者的積極響應和媒體的跟蹤報道。統計結果顯示，“陶風采”項目的三處試點每月采購圖書10，000余冊，每年支出碼洋500多萬元，滿足了讀者的多元化需求，實現了經濟效益與社會效益的最大化。

1.1 “陶風采”的工作流程

“陶風采”的實施改變了南圖單一的館員采購圖書方式，讀者需求與圖書采購實現了有效對接，具體工作流程如圖1所示：讀者在“陶風采”試營點選擇所需圖書，將圖書和讀者證交給書店工作人員;工作人員采集讀取讀者信息，并將符合采購規則的圖書貼上條碼和RFID芯片，錄入“陶風采”平臺系統，完成圖書信息錄入和外借手續;在規定期限內讀者通過自助借還機將圖書歸還圖書館;圖書館工作人員收到圖書后進行再加工，補充錄入書目信息，并貼書標上架流通。

1.2 平臺架構和后臺系統

“陶風采”涉及南圖和新華書店兩套獨立的系統，因此，南圖需要對兩套業務管理系統進行整合，構建安全獨立、功能強大和操作便捷的云服務平臺系統。該系統基于典型的云計算分層架構，包括底層的IaaS基礎設施、中間的PaaS平臺和上層的SaaS軟件。在此基礎上，南圖還開發和添加了面向讀者的各種終端軟件，如“陶風采”App、微信客服端及PC瀏覽器等。底層IaaS是“陶風采”管理系統運行的基礎，包括硬件設備和服務設備。中間的PaaS是“陶風采”管理系統運行的軟件環境，涉及身份認證、數據共享交換和安全服務等?！疤诊L采”管理系統的核心層是上層的SaaS軟件，包括4個業務系統：一是圖書館業務管理系統，主要功能是對采購的圖書、讀者信息、財務信息進行管理和統計。二是RFID自助借還系統。RFID是一種射頻識別通信技術，目前已在圖書館領域得到廣泛應用，主要功能包括讀者身份識別、圖書定位和自助借還等。RFID是連接信息和實物的載體，在“陶風采”管理系統的運行過程中起著關鍵的“紐帶”作用，負責連接圖書館、書店和讀者。三是書店圖書信息管理系統，包括新華書店的圖書信息管理系統和銷售信息管理系統。南圖需要開發數據接口，將云服務平臺上的各種信息系統與書店圖書信息管理系統進行有效對接。四是智慧云服務系統。該系統是云服務平臺上各種信息系統之間的橋梁，負責連接圖書館業務系統、書店業務系統和讀者信息系統，以實現實時的數據交換和共享。

1.3 “陶風采”采購規則

“陶風采”不僅轉變了采購主體，還提高了館藏資源的利用率。為了進一步增強圖書采購的規范性和館藏資源的合理性，南圖制定了一些采購規則：一是薦購圖書的范圍。教輔、20頁以下的繪本、50頁以下的成人書籍、64開以下尺寸圖書、異型書、填色書、漫畫、影印書籍、標準、字帖、字典、辭典、地圖、掛圖、兒童貼畫及超過4冊的多卷本圖書都不在薦購范圍內。二是薦購圖書的借閱期為30天。讀者須在規定時間內到一層還書處或自助還書處歸還所薦購的圖書。三是薦購圖書的副本量、冊數和賠償金額等。讀者每次最多薦購2冊圖書，每月不超過12冊圖書;讀者薦購圖書的單價不能超過100元;同一種圖書不超過2個復本;2冊以下的多卷本圖書須整套薦購;少兒證僅能借閱少兒圖書;讀者須遵守南圖的借閱規則。

2 主要問題分析

“陶風采”雖然吸引了眾多讀者積極參與，受到了讀者的一致好評，取得了顯著的效果，但仍存在一些需要正視的問題。筆者基于項目管理的視角對南圖PDA應用中存在的問題進行了分析。

2.1 項目實施中的問題

2.1.1 項目質量：文獻結構不合理。統計結果顯示，讀者薦購的圖書大多是文學小說類，影響了館藏資源建設和“陶風采”項目的質量。

2.1.2 項目范圍：采購圖書類型單一。國外圖書館PDA采購的圖書一般分為紙質圖書和電子圖書兩種類型，甚至有的圖書館更傾向于采購電子圖書。“陶風采”項目主要采購讀者薦購的紙質圖書，并沒有涉及電子圖書的采購，降低了讀者參與PDA的積極性。

2.1.3 項目溝通：采購方式不便利。采購方式主要有以下三點不便利：一是地點不便利，“陶風采”的采購地點僅有3處。二是采購手段不便利，僅支持書店現場采購。三是還書地點不便利，讀者必須到圖書館還書。

2.1.4 項目成本：成本控制較難。“陶風采”的成本控制存在以下兩個問題：一是圖書館平衡各類圖書采購經費的問題，二是PDA經費持續性的問題?！疤诊L采”項目能否得以長期運行并不斷發展完善，不僅需要巨額的經費維持，還需要高素養的人員支持。因此，南圖的PDA成本控制是項目持續運行的關鍵。

2.2 項目實施問題的分析

2.2.1 圖書館。筆者從圖書館角度對項目實施中出現的問題進行了分析：一是采購渠道單一?！疤诊L采”僅提供書店現場選書，雖然提供了舒適自由的決策采購空間，但缺乏更多的采購終端，如手機App和微信等采購終端。此外，讀者在書店現場薦購的圖書種類有限，采購效率不高。二是預設文檔較難把握?！疤诊L采”僅限定了不適合館藏的圖書，并沒有對書商書目文檔進行預設，缺少書目的篩選環節。預設采購文檔是一把雙刃劍，合理的采購文檔有利于增強館藏資源建設的合理性，反之，不合理的采購文檔將降低讀者的參與積極性。三是輻射面有限。讀者薦購圖書的書店僅有3個，僅能覆蓋周邊地區的人群，無法滿足更多民眾的閱讀需求。四是項目成本控制較難。一方面，PDA由讀者按自身需求采購圖書，由于采購內容無法提前預測，致使圖書館很難平衡各類圖書采購經費的比例;另一方面，如果出現PDA經費被提前用完的情況，就會影響讀者的薦購感受，降低讀者的參與積極性。

2.2.2 讀者。筆者從讀者角度分析了項目實施中出現的問題：一是讀者沒有專業的圖書采購背景和經驗。讀者薦購圖書一般從自身的現實需求出發，具有較強的隨機性。二是讀者薦購的圖書缺乏代表性，不能充分發揮PDA的優勢。以上兩個因素都影響了圖書采購的質量，在項目實施中也影響了館藏資源建設的質量。

2.2.3 書商。書商是項目的重要參與者，在南圖館藏資源建設過程中扮演著重要角色。該項目的圖書供應商是江蘇新華書店集團，因此筆者從書商角度分析了存在的問題：一是圖書類型單一。傳統書商主要負責銷售紙質圖書，如新華書店等。電子圖書供應商一般采用數據庫打包的方式銷售電子圖書資源，屬于賣方市場，圖書館的話語權較低。二是市場的逐利化。書商追求利潤和市場的最大化，因此，不論是紙質圖書書商還是數據庫供應商，通常會將利潤高的圖書打包銷售。讀者決策采購方式與傳統的打包銷售方式相背離，書商看不到有利的銷售前景，不愿意配合。

3 基于項目管理的南圖讀者決策采購應用研究

3.1 加強項目質量管理

PDA實施的質量不僅關系到圖書館的館藏資源建設質量，還影響著圖書館的服務質量。圖書館在應用PDA的過程中可借鑒國外圖書館的經驗，制訂質量管理方案，合理預設文檔，進而提升館藏資源建設的合理性和完整性，提高采購經費的使用效率。雖然“陶風采”印證了PDA實施的有效性，但南圖過于寬松的采購規則會影響館藏資源建設的合理性。因此，南圖可采取以下兩點措施：一是根據館藏規劃，合理控制各類采購書目，保障館藏各類圖書布局的合理性。二是做好PDA的數據收集、分析，為今后制訂圖書采購計劃提供參考。

3.2 擴大項目采購范圍

項目范圍是項目運行的基礎，決定項目實施階段具體工作的分解。因此，圖書館應在項目可行性報告和實施方案中將PDA模式的范圍作為基礎要素突出體現出來。為了擴大PDA模式的范圍，南圖需要拓寬采購渠道和增加采購面，具體措施如下：一是增加圖書供應商的數量，提供更多的采購渠道，為薦購者提供豐富的圖書資源，保障館藏資源建設的合理性和完整性。二是采購電子書，完善PDA模式的應用。受歷史和版權等因素的影響，我國的圖書供應商不具備同時銷售紙質圖書和電子圖書的能力。因此，南圖應選擇多個紙質圖書供應商和數據庫供應商，確保采購渠道的暢通，提升讀者參與薦購的積極性，滿足讀者的多元化閱讀需求。

3.3 加強項目的溝通管理

項目的溝通管理涉及圖書館、供應商和讀者，具體體現在以下三個方面：一是圖書館內部各部門之間的溝通。在項目實施前期，南圖內部各部門應對PDA模式進行調研，并制訂實施計劃;在項目實施中期，南圖內部各部門之間應對PDA模式的應用情況進行溝通，并形成項目實施進度報告;在項目收尾期，南圖內部各部門之間應對PDA模式的實施效果進行溝通，并形成項目實施效果報告。二是圖書館與供應商的溝通。在項目招標期，南圖應與供應商進行資源內容及價格方面的溝通，形成合同文本;在項目實施期，南圖應與供應商進行業務流程和數據內容等方面的溝通;在項目收尾期，南圖應與供應商進行財務和質量效果等方面的溝通。三是圖書館與讀者的溝通。讀者是PDA模式正常運行的關鍵因素之一，因此，南圖應建立功能強大、使用便捷的溝通平臺，加強與讀者的溝通交流，為讀者提供更多的書目信息，滿足讀者的多元化閱讀需求。南圖還應開發更多的薦購終端，充分發揮PDA模式的優勢，提高讀者的參與積極性，提升讀者選書的效率，降低圖書采購成本。

3.4 加強項目的成本管理

項目的成本管理是項目實施的核心內容之一。PDA模式的成本管理主要有以下兩點：一是項目投入成本管理。南圖應制訂科學的采購計劃，確定館員采購經費與讀者采購經費的分配比例，不僅要保證館藏資源建設的合理性和完整性，還要滿足讀者的多元化閱讀需求。二是項目申請資金。近年來，我國不斷提升文化在國民建設中的地位，出臺了若干重要的文化發展政策，加大了政策傾斜力度。因此，南圖應深入研究PDA模式與這些政策的契合點，不僅要爭取上級單位的資金支持，還要加強與社會機構的合作，拓寬資金獲取渠道，吸引社會力量參與，為PDA模式的持續運行提供資金保障。

3.5 注重項目的評價工作

評價是項目運行不可缺少的一部分，圖書館應及時收集、分析數據，總結經驗，為今后的項目實施提供參考。PDA模式的項目評價工作主要體現在以下三個方面：一是讀者需求評價。南圖應對薦購圖書的種類、采購經費、讀者信息、參與記錄及使用感受等數據進行收集分析，獲取讀者的薦購意見，及時調整措施，滿足讀者的實際需求。二是服務質量評價，主要包括圖書借還服務評價、圖書加工上架速度評價、圖書質量評價及工作人員服務質量評價。三是館藏效益評價，主要包括館藏資源利用率的評價和館藏資源建設合理性和完整性的評價。

4 結語

項目管理的科學性和系統性已被各行各業接受，并被當作項目的指導思想和管理工具，以不同的形式和內容呈現。圖書館作為公益性文化服務機構，應基于項目管理視角開展各項業務。PDA是新興的圖書采購模式，圖書館基于項目管理視角應用PDA模式，不僅可提高采購和服務的效率，還能實現讀者需求與信息服務的有效對接。因此，圖書館基于項目管理視角開展PDA模式的應用研究，是一個值得繼續深入探討、實踐的課題。

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（編校：孫新梅）

收稿日期：2020-06-06

作者簡介：孫 華（1980— ），南京圖書館館員。