新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新

謝亞非

摘 要：伴隨國家事業單位體制改革進程的有序推進，新形勢下對于事業單位辦公室檔案管理工作來說也需要緊密結合新時代的發展變化要求加強新理念、新模式、新技術的探索應用，這樣才能全面夯實檔案管理基礎，推動檔案信息成果的有效轉化。本文圍繞事業單位辦公室檔案管理工作探究了其開展的必要性，分析了目前辦公室檔案管理工作的開展現狀并針對如何加強事業單位辦公室檔案管理創新提出了具體的對策，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;形勢;信息;意義;對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 11-0-02

一、引言

隨著經濟社會發展水平不斷提高，新時期事業單位發展也面臨新的市場挑戰形勢。在激烈的市場競爭環境下加強事業單位辦公室檔案管理創新，有助于全面推動檔案信息資源的有效轉化，進而不斷夯實事業單位改革發展基礎，提高科學化管理水平。目前事業單位在辦公室檔案管理工作方面習慣于經驗管理，創新性不足，檔案信息資源開發利用深度不夠，嚴重制約了事業單位的穩定有序發展。加強新時期事業單位辦公室檔案管理創新對策探究具有重要的社會意義和現實價值。

二、加強事業單位辦公室檔案管理創新的意義及原則分析

對于事業單位來說辦公室檔案管理工作是重要的基礎工作，新時期隨著事業單位改革進程的有序推進，事業單位經營管理形勢也更為復雜。各類檔案信息等不斷變化，規模也在不斷提高，所以加強辦公室檔案管理創新，是新形勢下適應事業單位改革發展的必然選擇。加強辦公室檔案管理，一方面，可以有效推動事業單位各個領域的工作有序開展，進而為工作的開展提供重要的原始資料支撐，夯實發展基礎，提高科學決策水平。另一方面，可以更好地推動部門之間有效協同，針對各個方面的情況進行不斷溝通，強化資源共享，從而最大限度提高工作效率，減少沖突和矛盾。此外事業單位辦公室檔案管理創新也有助于提高管理者的科學化管理水平。通過對各類檔案信息等進行了解，進而對下屬等方面的情況進行全面掌握，更好地為人才招聘、人員使用與管理等提供有力的說明，也可以根據檔案信息的變化情況等開展人才選拔，加強績效管理與薪酬管理，營造公平有序的競爭環境，提高事業單位人力資源綜合管理效能。

此外，隨著事業單位發展水平不斷提高，社會化競爭形勢也越來越嚴峻，辦公室檔案管理工作可以從傳統的紙質化模式，向著電子化智能化模式轉變，這對于事業單位檔案管理人才來說可以更好地激發他們的工作積極性和挑戰欲望，進而學會應用相關的統計信息技術等進行問題的處理和資料的整合，更好地提高自身能力。

當前事業單位辦公室檔案管理創新，并不是漫無目的地隨意進行模仿，而是應當把握基本的創新原則。一是要堅持動態結合的原則，也就是說事業單位檔案管理信息并不是一成不變的，是隨著時間的推移和形勢的變化不斷進行變化的，所以需要檔案管理工作也要及時進行信息的更新，并且對相關的檔案管理制度予以完善，從而切實提高檔案管理的規范性。二是要堅持權責利明確的原則。要對涉及檔案管理的各方明確具體的責任與權力，從而確保他們在自身的崗位上履行好自身的職能，更好地提高合法權利應用水平。三是要堅持規范性與靈活性的原則。規范性體現在必須要嚴格按照國家相關的政策要求以及行業規范、事業單位自身工作實際等加強檔案管理，確保符合統一的要求。同時要結合事業單位的具體情況及發展戰略等，動態進行檔案管理內容框架和管理方式等調整，從而確保檔案管理工作靈活有序開展。

三、當前事業單位辦公室檔案管理工作開展現狀與優化對策分析

目前事業單位在辦公室檔案管理工作開展過程中主要存在的問題及建議如下：

（1） 檔案管理機制不夠完善，規范性有待提高。受到多方面因素的影響，事業單位對辦公室檔案管理工作重視程度不夠，沒有將其作為一項重要的基礎工作來進行統籌規劃和調度安排。檔案管理相關的制度也不夠完善，僅僅是按照上級的要求來進行檔案信息的采集和整理，沒有從規范性的角度全面加強辦公室檔案管理工作，相關的制度不夠完善，管理體系需要健全，以此才能保證檔案管理的規范性和系統性。此外，事業單位辦公室檔案管理工作需要加強系統規劃，針對性完善相關的資金保障機制，切實保證檔案建設工作扎實有序開展，設置專項資金來進行統籌管理，更好地推動檔案管理工作創新發展。

（2） 檔案管理隊伍建設需要加強。辦公室檔案管理工作的開展要依靠廣大人員積極參與和共同努力，在技術、方法、理念等方面不斷創新探索也需要檔案管理人員努力實踐，所以要在不斷完善相關的檔案管理制度，明確權責利分配的基礎上，細化檔案管理流程，將檔案管理知識、技能等培訓全面納入到檔案管理體系中，從而不斷提高檔案管理人員的責任意識和服務意識、規范意識，更好地結合事業單位改革發展的要求對檔案管理資料進行動態補充與維護，為檔案管理資源的開發利用等提供更多的可行性建議，切實發揮他們的聰明才智為檔案管理深度開發應用等提供重要的人力支持。此外檔案管理人員還應當加強道德素養培訓，不斷提高他們的服務意識，針對各個部門涉及到檔案管理事務等做好服務指導，并及時給予相關的支持，從而共同為檔案管理系統化建設構建合力。

（3） 檔案信息化建設需要不斷加快。目前在檔案信息化建設方面存在進度滯后，推進效果不足等方面的問題。要圍繞檔案管理信息化建設進行不斷創新探索，積極引進更多先進的檔案管理軟件，加強檔案管理信息資源的開發與集成，從數據的采集到整理、整合和共享等各個環節加強紙質化與電子化數據協同管理，完善基礎檔案，加強分類整合，并構建大數據體系，確保檔案管理信息庫完善，動態更新。要圍繞檔案管理分類開發建設等方面不斷學習更多的經驗和方法，從而實現檔案的同步更新、同步分類整合及同步開發應用。同時事業單位檔案管理人員應當樹立大局意識和宏觀理念，要將檔案管理軟件與事業單位其他業務管理軟件等進行整合，這樣既可以避免各類軟件資源等出現沖突，提高信息資源整合的統一性和規范性，同時也便于相關的信息及時進行動態維護和共享，更好地為人事決策制定等方面的政策研究提供更大的參考價值。當然檔案管理信息化建設還需要從加強檔案信息資源的保密性以及安全性等角度來進行維護升級，從而確保檔案信息資源不被泄露，做好備份管理和安全防護，最大限度保證檔案信息資源的安全性和可靠性。另外在檔案管理信息化建設方面要不斷進行軟件的升級，開發更多的功能性模塊，從而更好地提高檔案管理信息化建設的深度，推動檔案管理信息資源成果的有效轉化。

（4） 檔案信息資源可靠性不足。目前在檔案信息資源等整合方面缺乏有力的監督，導致信息資源出現漏項或者弄虛作假等情形。所以要加強檔案信息資源的質量監督。事業單位辦公室檔案管理工作，并不是單純地依靠辦公室一個部門就可以完成的，在信息的采集和形成的過程中需要各個部門緊密配合，加強聯動，所以需要對檔案管理信息進行全面的質量檢查，對每一類檔案資源入檔的及時性、規范性、真實性和系統性等各個方面制定相關的考核評價指標，加強過程監督和審查，從而及時發現檔案資料中存在的各種問題，最大限度提高檔案管理成效，更好地提高檔案信息資源的整體規范水平。

四、總結

總之，事業單位辦公室檔案管理工作的創新，需要事業單位緊密結合新形勢下的要求以及自身的實際在檔案管理制度建設、隊伍建設、資源開發管理及信息化建設等方面不斷加強謀劃，創新探索，這樣才能更好地提高檔案管理綜合成效。

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