教育局檔案收集工作中存在的問題及對策研究

摘 要：近年來，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，檔案管理與收集工作的創(chuàng)新發(fā)展受到了社會各界的廣泛關(guān)注。檔案收集工作是檔案管理的重要前提，教育局作為我國教育事業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，做好教育局檔案收集工作對于提高教育局工作效率、促進(jìn)我國教育事業(yè)發(fā)展質(zhì)量的提升等方面具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文即立足于現(xiàn)階段教育局檔案收集工作的發(fā)展現(xiàn)狀，對其中存在的問題和有效解決對策兩個方面作出了簡單的分析和探討，希望能為教育局檔案收集工作質(zhì)量的提高提供一定借鑒。

關(guān)鍵詞：教育局;檔案收集工作;問題;對策分析

中圖分類號：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 14-0-02

檔案收集工作作為教育局檔案工作的重要內(nèi)容，在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)、科技等快速發(fā)展的背景下對教育局檔案收集工作的規(guī)范化提出了更高的要求。檔案收集工作即遵循教育局工作指導(dǎo)，將國內(nèi)各學(xué)校的教師及學(xué)生的檔案收集起來進(jìn)行統(tǒng)一管理。由于檔案數(shù)量較多、分布范圍較廣以及缺少統(tǒng)一高效的檔案接收系統(tǒng)等因素的影響，當(dāng)前教育局檔案收集工作的難度較大，且存在較多明顯問題，嚴(yán)重影響了檔案收集工作的整體效率。因此，必須加大對檔案收集過程中現(xiàn)存問題的重視力度，有力推動檔案收集工作的發(fā)展。

一、教育局檔案收集工作中存在的問題

（一）檔案收集體制尚不健全，工作水平較低

從當(dāng)前教育局檔案收集工作的開展?fàn)顩r來看，檔案收集與管理體制尚不健全，導(dǎo)致工作水平較低，是當(dāng)前檔案收集工作面臨的主要問題。首先，教育局的檔案收集，涉及到各地區(qū)及各學(xué)校的師生檔案工作范圍較大、內(nèi)容較多，導(dǎo)致當(dāng)然收集工作難度較大。缺少嚴(yán)格且系統(tǒng)的檔案收集與管理體制，在具體的檔案收集工作，實(shí)踐中則表現(xiàn)為檔案移交時間不規(guī)范，導(dǎo)致檔案拖延移交等現(xiàn)象，進(jìn)而影響檔案整理、編目等其他環(huán)節(jié)的順利開展。其次，對于所收集的檔案，在內(nèi)容規(guī)范性、格式標(biāo)準(zhǔn)性等方面缺少嚴(yán)格的體制要求，直接導(dǎo)致教育局收集上來的檔案資料與原始性內(nèi)容存在較大差距，不僅不符合教育局檔案收集與歸檔的相關(guān)要求，同時也影響了教職工職稱評定及學(xué)生學(xué)習(xí)等各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)。

（二）檔案收集工作隊(duì)伍培訓(xùn)不到位，收集質(zhì)量較差

教育局檔案收集工作隊(duì)伍培訓(xùn)不到位及專業(yè)人才的缺失，導(dǎo)致收集工作質(zhì)量較差，是其面臨的另一問題。較為明顯的，是當(dāng)前檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展對人才提出了更高的要求，而當(dāng)前，大多數(shù)教育局在開展檔案收集工作中，往往是下文到各地區(qū)、學(xué)校，告知檔案的歸檔范圍，收集時間等內(nèi)容，缺少對收集標(biāo)準(zhǔn)的針對性和專業(yè)性。而各學(xué)校在職的檔案收集工作人員大多缺少對專業(yè)化檔案收集與管理技能的熟練掌握和應(yīng)用，甚至缺少良好的檔案意識，不能正確理解檔案收集工作的意義和價(jià)值，進(jìn)而導(dǎo)致在檔案收集工作中往往沿襲傳統(tǒng)的單一收集方法，收集效率較低且在檔案內(nèi)容上也表現(xiàn)出了較多限制，影響了檔案收集工作的整體質(zhì)量。

（三）對教育局檔案收集工作的宣傳力度不足

基于現(xiàn)階段教育局檔案收集工作的開展現(xiàn)狀，教育局對檔案收集工作的宣傳力度不足是影響其工作效率的另一問題。首先，檔案收集與管理工作對教育局自身來說并沒有直接的效益顯現(xiàn)，因此檔案收集工作往往處于被忽視的位置。在檔案收集工作的開展過程中，對于收集檔案的目的、途徑、所需條件、作用和價(jià)值意義等內(nèi)容，大多數(shù)人員并未有清晰的了解和認(rèn)知，進(jìn)而導(dǎo)致但收集工作開展過程拖沓，效率較低。另一方面，對檔案收集工作的宣傳力度不足及忽視，進(jìn)一步限制了檔案收集工作在人員培訓(xùn)、收集工作手段更新等工作上的發(fā)展，進(jìn)而影響了檔案，整理及后續(xù)環(huán)節(jié)的開展。

（四）缺少強(qiáng)有力的檔案收集意識，收集工作效率較低

缺少強(qiáng)有力的答案收集意識，導(dǎo)致收集工作效率較低，是當(dāng)前教育局在檔案收集工作中面臨的重要問題。檔案收集意識作為現(xiàn)階段檔案管理工作中的重要理念，對于提升檔案工作效率具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案意識主要是指在檔案工作中工作人員對檔案性質(zhì)、價(jià)值及檔案工作作用的認(rèn)知。若在檔案收集工作中，相關(guān)工作人員缺少對其工作的正確認(rèn)識，極易導(dǎo)致不重視、不了解檔案或想占有檔案的心理，進(jìn)而導(dǎo)致貪圖自身工作方便而扣留重要核心檔案等問題的出現(xiàn)，不僅影響了檔案收集工作的完整性，同時也進(jìn)步影響了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

二、教育局檔案收集工作問題的解決對策

（一）加大對檔案收集體制的完善與強(qiáng)化

針對當(dāng)前教育局在檔案收集工作中出現(xiàn)的檔案收集與管理體制不健全等問題，不斷加大和強(qiáng)化對檔案收集工作體制的完善，是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的有效策略。首先，教育局自身及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理部門要加大對檔案收集工作的重視力度，針對收集工作中所需要的交接時間、檔案收集標(biāo)準(zhǔn)及格式要求等具體內(nèi)容作出嚴(yán)格規(guī)定，并以規(guī)范化體制的形式應(yīng)在檔案收集工作的各個階段，有效保證所收集到的檔案的完整性和規(guī)范性。同時，針對原有檔案收集工作中出現(xiàn)的檔案缺失等問題可制定規(guī)范的獎懲制度和懲罰措施，比如對于按規(guī)定時間移交檔案，且檔案收集質(zhì)量較高的單位可予以表揚(yáng)。而對于未按約定時間移交檔案或出現(xiàn)核心檔案缺失等重大問題的單位相關(guān)部門要給予通報(bào)批評。或可建立嚴(yán)格的規(guī)則制度一旦發(fā)生問題，嚴(yán)格追責(zé)到人，然有效確保檔案收集工作的規(guī)范性和時效性。

（二）強(qiáng)化教育局檔案收集工作的培訓(xùn)與人才引進(jìn)工作

重視并強(qiáng)化教育局檔案收集工作的培訓(xùn)人才引進(jìn)工作，是提升現(xiàn)階段教育局檔案收集工作效率的另一有效策略。首先，相關(guān)部門要充分認(rèn)識到，教育局檔案收集工作，與其他文件材料收集工作的區(qū)別性和特殊性，比如在檔案系統(tǒng)性、成套性以及完整性上的較高標(biāo)準(zhǔn)，來有效開展和提高專業(yè)檔案收集工作隊(duì)伍的培訓(xùn)。比如，針對現(xiàn)有的檔案收集工作人員，教育局自身及相關(guān)部門可通過座談會、演講會、外出培訓(xùn)或進(jìn)修等綜合性活動來有效培養(yǎng)其對檔案收集工作意義和作用的正確認(rèn)識，充分引導(dǎo)其學(xué)習(xí)并掌握專業(yè)化檔案收集手段和理念。另一方面，加大對新型專業(yè)化檔案管理人才的引進(jìn)力度，不斷規(guī)范檔案收集工作的程序和具體操作，最大程度上有效保證教育局檔案收集工作的順利開展。

（三）加大對教育局檔案收集工作的宣傳和重視力度

從當(dāng)前教育局檔案收集工作實(shí)踐中表現(xiàn)出的較多問題來看，不斷加大對教育局檔案收集工作的宣傳和重視力度，對于提高檔案收集質(zhì)量和效率也具有重要作用。比較明顯的是，當(dāng)前影響教育局檔案收集工作質(zhì)量的主要問題是收集效率慢、檔案標(biāo)準(zhǔn)化問題突出等。因此，教育局自身及相關(guān)部門要將檔案收集工作始終擺在突出位置，并通過活動展板、講座以及學(xué)習(xí)交流等途徑積極開展宣傳活動，也可通過單位內(nèi)部雜志及互聯(lián)網(wǎng)等媒體手段，引導(dǎo)各級學(xué)校或個人了解檔案收集工作的程序和重要意義。更為重要的是，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理部門要加大在資金、技術(shù)及人才等優(yōu)勢資源上的投入力度，有效改變以往檔案收集工作中工作環(huán)境差、硬件設(shè)備不健全或缺少統(tǒng)一的檔案接收系統(tǒng)等問題，為教育局檔案收集工作的順利開展提供良好的外部條件。

（四）逐步建立良好的檔案收集意識，提高收集工作效率

在教育局及各級學(xué)校內(nèi)部建立起良好的檔案收集意識對于提高檔案收集工作的效率同樣表現(xiàn)出了不可替代的重要作用。因此，在原有人才培訓(xùn)及宣傳活動的基礎(chǔ)上進(jìn)一步開展檔案意識培訓(xùn)活動，尤其注重對普通師生及相關(guān)人員的影響和學(xué)習(xí)。比如，充分利用微博、微信以及短視頻等群眾喜聞樂見的形式積極開展檔案收集知識問答、檔案收集標(biāo)準(zhǔn)調(diào)查問卷等活動，在趣味性的基礎(chǔ)上引導(dǎo)普通師生逐步建立起良好的檔案收集意識，從而有效降低在教育局檔案收集工作中各學(xué)校的抵觸和懈怠心理。更為重要的是，在良好意識的指導(dǎo)下能夠嚴(yán)格按照檔案收集標(biāo)準(zhǔn)及程序要求進(jìn)行，最大程度上提高檔案收集工作的整體效率。

三、結(jié)語

教育局檔案收集工作對于改善教育局檔案管理工作質(zhì)量、提高教育局工作效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，教育局自身及其相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理部門必須加大對現(xiàn)階段檔案收集工作人員的管理與培訓(xùn)力度，有效提高收集過程中人員協(xié)調(diào)與配合的效率，同時引導(dǎo)各級學(xué)校及教師加大對檔案收集工作的重視與支持，有效推進(jìn)檔案收集工作的順利開展。

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作者簡介：李慧敏，女，漢族，山東鄒城人，一級教師。研究方向：檔案管理。