教育部門檔案管理人員應具備的基本素質

摘 要：當前時代是信息化大數據的社會，社會各個行業和企事業單位都需要對自身大量的數據信息和員工信息進行科學管理，由此才能夠促進工作的高效開展。檔案管理作為各個行業中的重要信息管理工作，在行業內部的整體發展中也占據著關鍵地位。對于教育部門而言，良好的檔案管理工作可以使其更加有效地促進教育工作的進一步發展。由此，本文對教育部門檔案管理人員應具備的基本素質進行了簡要概述，并指出了當前我國教育部門檔案管理工作當中所存在的問題，進而提出了進一步促進教育部門檔案管理人員素質和檔案管理水平提高的相應對策。

關鍵詞：教育部門;檔案管理;工作人員;基本素質

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 14-0-02

隨著國家經濟政治的不斷發展，我國教育行業在社會整體發展當中占據著越來越重要的地位，促進教育行業的發展對于國家經濟科技發展水平的提高和社會的和諧穩定發展都具有著重要意義。教育檔案涉及到重要的教育文獻資源，對于教育水平的提高和教育行業的進一步發展起著重要作用，因此重視教育檔案管理工作是關鍵。在教育部門的檔案管理工作中，與之聯系最為密切、影響最大的就是檔案管理工作人員，因此促進教育部門檔案管理工作的進行需要重視檔案管理工作人員專業素養的提高。明確教育部門檔案管理工作人員所需要的基本素質，切實分析當前在工作人員素質培養方面存在的不足，以制定出相應對策不斷提高教育部門檔案管理工作人員的基本素質。

一、教育部門檔案管理工作人員所需要具備的基本素質

對于教育部門檔案管理人員而言，做好本職工作不僅需要具備一定的專業工作能力，還需要懂法守法、按規章制度工作、遵守職業道德并不斷提高自身的專業技能。

（一）遵規守法素質

檔案管理工作包括一系列的檔案收集整理、檔案保管編輯以及統計等工作環節，在當前的教育部門檔案管理工作中所涉及到的工作內容更為繁雜，而且檔案管理所涉及到的機密信息較多，如果無法對檔案進行有效的保管則容易給教育部門自身和社會造成一定的消極影響。因此對于教育部門檔案管理工作人員而言，首先需要具備的基本素質就是法律素質，檔案管理人員在切實投入到工作之前要對檔案管理的相關法律法規進行透徹學習，明確法律要求和在工作當中所需要遵循的法律內容，由此才能夠保障檔案管理的合法性。除此之外，教育部門檔案管理人員還需要重視對實事政治的學習了解，具備良好的黨性工作意識，同時嚴格遵守檔案管理的相關工作規定，確保自己的工作行為合法合規才能夠在日后進行更高效率的工作。

（二）職業道德素質

職業道德素養是各個行業的工作人員都必須具備的基本素質。所以，在具備基本的法律法規知識和相關素質之后，教育部門的檔案管理人員還需要具備合格的職業道德素質，由此才能夠確保教育部門檔案管理工作的有效開展。熱愛自己的本職工作不僅有利于培養自己更多的專業工作能力，同時，也有利于促進工作效率的提高，所以首先檔案管理人員需要真心熱愛檔案管理這份工作，由此，才能夠在實際的工作當中持有良好的工作積極性和工作興趣，以便為檔案管理工作創造出更大的價值來。教育部門的檔案管理工作內容較多而且工作量較大，所以教育部門檔案管理人員還需要有認真負責的工作態度，對于檔案管理的各個環節都要予以足夠的重視，并不斷提高自己工作的嚴謹性來認真對待檔案管理工作，在進行檔案管理工作時如果遇到工作問題也需要積極應對，及時解決問題。

（三）專業技能素質

對于教育部門檔案管理工作人員而言，意識方面的提升是無法完全應對繁雜的檔案管理工作的，由此教育部門檔案管理人員還需要具備基本的專業技能素質。教育部門涉及到的檔案較多，在管理的各個環節當中都有著不同的工作標準和工作內容，所以，如果教育部門檔案管理人員缺乏良好的專業技能和學習新興管理技術的能力，則會導致無法及時有效地應對各種工作內容，從而使得檔案管理工作效率不高。所以，作為教育部門的檔案管理人員，首先，需要具備專業知識，了解檔案管理工作的內容和目標等。其次，檔案管理人員還需要有著一定的文字功力，由此才能夠對各類檔案信息進行相應的編輯工作。

除此之外，在信息化高速發展的今天，檔案管理人員還需要具備一定的計算機技能，充分借助互聯網技術來進行檔案管理工作，可以有效準確地統計分類檔案信息，從而促進檔案管理工作效率的有效提高，節約工作時間以促進教育部門檔案管理工作水平的進一步提高。

二、當前教育部門檔案管理人員基本素質培養所存在的不足

（一）意識落后

當前教育部門的檔案管理人員多數都是從事這一行業多年的工作人員，所以其在實際的檔案管理當中多以傳統的檔案管理工作思維和方式方法進行，使得當前的教育部門檔案管理工作可能存在著技術和方式落后的情況，由此不利于提高檔案管理工作效率。除此之外，教育部門對檔案管理人員基本素質培養的不重視也使得管理人員缺乏與時俱進的專業素質。

（二）缺乏現代化技能

信息技術在社會各個行業中的應用促使各類行業的工作效率都有所提升，對于教育部門檔案管理工作來講，合理利用信息技術能夠促進檔案管理工作中各個環節的高效進行，從而促使信息儲備和編輯管理不斷優化。但當前教育部門檔案管理人員由于意識不夠先進，使得其缺乏相關的現代化技能知識。

三、培養教育部門檔案管理人員良好基本素質的對策

促進教育部門檔案管理人員基本素質的培養，對于社會整體教育事業的發展都有一定的幫助作用，所以重視這一問題是當前教育部門發展的關鍵內容。

（一）工作人員自我審視

對于教育部門檔案管理人員來講，需要有著一定的工作熱情和良好的職業操守才能夠確保檔案管理工作的良好開展。所以檔案管理人員在選擇工作時首先要明確自己對這份工作的接受程度和熱愛程度，切實了解工作內容和需求，而后來審視自己是否具備勝任這份工作的能力。此外，對于部分從事檔案管理時間較長的工作人員而言，也需要定期反思自己的工作表現和工作態度，如果缺乏良好的職業道德或對對工作的積極性下降，則需要及時調整自己的心態和工作態度，解決相關的問題并在最快時間內以最為飽滿的態度來開展工作。

（二）完善績效考核制度

部分教育部門的檔案管理人員隨著工作時間的推移，會存在喪失工作熱情和工作積極性的情況，這時不僅需要工作人員自身調整工作狀態，同時也需要借助部門內部的激勵制度來提高工作積極性。由此教育部門的檔案管理工作部門和相關領導需要根據工作的實際情況，來制訂出有效的績效考核制度，首先明確各部分工作內容的權責，而后根據不同的工作內容來制定工作標準和要求，對于高效完成工作指標的員工，需要對其進行一定的薪資或其他獎勵;對于工作中出現較大失誤的工作人員也要予以明確的處罰，以切實提高工作人員的積極性和嚴謹性。

（三）定期進行專業培訓

教育部門檔案管理人員的專業知識和專業能力對于檔案管理工作而言起著重要的影響作用，因此，教育部門需要重視培養檔案管理人員的專業知識與能力。在日常工作當中，檔案管理人員需要及時掌握最新的檔案管理技能，充分了解目前行業環境和相關的先進技術。此外，教育部門也可以對檔案管理工作人員進行定期的專業培訓，通過集體講座、培訓和實踐操作檢測等方式，來培養工作人員的專業工作意識和專業技能，同時重點加強信息技術能力的培訓，引導工作人員多借助信息技術來進行檔案管理工作。

四、結語

總而言之，教育部門的檔案管理工作內容繁雜，需要檔案管理人員具有良好的專業素養。培養工作熱情、提高法律法規意識、加強專業技能的學習等，對于檔案管理人員而言都屬于基本素質，因此教育部門需要重視培養檔案管理人員良好的基本素質，通過對當前檔案管理工作現狀的分析來發現工作當中所存在的不足，尤其是檔案管理人員在自身素質方面所缺乏的專業性。切實培養教育部門檔案管理人員基本素質，以促進教育部門檔案管理工作水平的不斷提高，從而為我國教育事業的進一步發展做出貢獻。

參考文獻：

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作者簡介：張恒花，女，漢族，山東鄒城人，中級會計師。研究方向：檔案為教育督導服務。