高校外事管理內設機構檔案工作研究

陳亮 王芳

摘 要：隨著國內高校開放辦學理念的形成以及國際化辦學層次水平的提升，國內外高校間聯絡互通、人員往來、學術科研交流日益增多。與此同時，部分高校的外事管理部門設立了專項承擔管理學校與某一國家或地區開展外事工作的內部機構以提高工作效率。筆者分析高校外事管理內設機構檔案管理的內容，探討該類內設機構檔案管理工作的特點并提出工作建議。

關鍵詞：高校;外事;內設機構;檔案;管理

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 18-0-02

隨著我國對外開放水平的快速提升，高校國際合作交流業務日漸增多，涉外管理工作總量隨之增加。在高校機構改革的背景下，高校外事工作管理機構和模式也面臨新的調整。為更有效、更符合學校外事管理工作的實際需要，許多高校在外事管理部門主導下設置了專項外事工作管理機構，大多承擔面向某一國家或地區的外事管理事務，如中德事務中心、中非事務中心等，業務涉及教育、學術、科研及文化交流合作管理，推進了實現高效化、系統化、深入化外事專項管理水平。該類內設機構的檔案管理內容及特點均具有一定的特殊性。

一、高校外事管理內設機構檔案管理的內容

高校外事檔案具體是指國內高校與國外高等院校、國際組織、國外學術機構或個人間涉及交流互訪、聯合辦學、科研合作、人員往來等外事活動中形成的文字、影像、音頻、視頻等具有歸檔價值的文件資料。外事檔案是高校檔案管理工作的重要組成部分，根據《高等學校檔案實體分類法》，隸屬于外事檔案范疇內WS11類別。具體分類包含外事綜合檔案、教師及學生因公出國業務檔案、外籍專家工作檔案、國際會議工作檔案、來華留學生檔案、中外合作辦學工作檔案等諸多方面內容。

該類機構所涉及的外事檔案管理內容一般包含所承擔的多方面管理業務內容。一般主要包含綜合業務檔案、教師及學生因公出國業務檔案及來華留學生檔案。綜合業務檔案主要包含內設機構開展國別或區域外事工作所涉及的相關規章制度文件、工作計劃總結、工作數據報表、日常管理中的工作記錄以及外事工作會議材料等。因公出國檔案包括通過內設機構所派出的高校教職員工及學生因公出訪國外高校或教育機構、赴國外長短期訪問交流學習、參與國際學術會議、開展國際教學科研學術交流等相關活動中形成的出國前審批、回國后管理等審批流程單、報表、日程安排、審核表、批復說明、公示報告等過程文件。來華留學生檔案主要包括內設機構所對應管理國別或地區留學生來校學習過程中形成的包括身份證明、各類申請表格證明類資料、錄取類文件、注冊文件以及畢結業證書證明類等文件在內的具有參考價值的紙質及多媒體影音資料。

二、高校外事管理內設機構檔案管理的特點

一是管理范疇寬。有別于高校外事管理部門的某一科室單純負責某一類外事檔案具體的收整管理工作，特定外事國別或區域內設管理機構由于承擔綜合外事、因公教師及學生派出、來華留學接待等多種類工作業務內容，其所對應的檔案管理范疇也相應寬泛，種類涉及多類外事管理檔案的細分類別，是外事類檔案的管理縮影。二是管理綜合要求強。高校的外事內設機構檔案工作綜合了多種類型細分檔案種類，除要求具體操作人員具備檔案收整方面的基本技能，學習檔案學的基本知識之外還需具備較強的外事多類型檔案綜合收整操作能力，熟悉不同類別檔案的收整要求、流程與方法技巧。三是管理專業性強。特定國別及區域的檔案來源具體指向性要求工作人員具備相應的國別或區域所使用的通用語言能力以及相關外事文化知識，以便與源檔案外方提供對象開展交流并收整、識別、篩選及整理收集相關基礎性外文文件資料。四是管理嚴謹度高。該類檔案管理具備外事檔案管理對于外事檔案收整工作的一般性要求。要求檔案管理工作人員具備外事工作所要求的敏銳性與辨識力，具備嚴謹的工作態度，形成精細的工作習慣，能夠妥善、安全地完成文件歸檔工作，確保收整的實效性與完整性。同時通過收整的過程控制，確保歸檔的安全性與保密性。

三、高校外事管理內設機構檔案管理工作建議

針對高校外事管理內設機構檔案的特點，對于該類檔案管理工作提出如下建議：

（1） 梳理工作流程與機制，將外事管理內設機構檔案管理工作納入學校檔案管理及外事檔案管理制度體系之中。學校層面上應完善總體外事檔案管理工作協調體系。將外事檔案工作納入全校外事工作內容之中。將檔案管理部門作為成員之一納入全校外事工作領導機構的同時將外事管理部門作為成員之一納入全校檔案工作領導機構，以實現外事檔案管理工作的統籌與落實。形成檔案管理部門牽頭，外事管理部門具體管理，職能部門評價的工作協調體系。同時部門層面上應明確外事管理部門內部外事檔案管理工作的具體責任人與具體工作人員，理順工作方案。內設機構的相關責任人和具體工作人員均應納入部門外事檔案管理工作小組之中。部門應整理本校外事檔案工作指南與分工細則，明確部門總體及內設部門的外事檔案的歸檔范圍內容和時效要求。建立本部門檔案管理工作考評方法，對于內設機構相關工作定期檢驗與考評，確保該機構相關檔案收整符合部門整體檔案管理工作要求。

（2） 加強該類檔案收整工作人員的選拔及培訓。多數設置外事管理內設機構的高校通常采用兩塊招牌，一套人馬開展工作。即內設機構的負責人通常由外事管理部門領導兼任，工作人員通常由外事管理部門的工作人員兼任。這就造成了現有的工作人員可能之前不負責或是僅負責某一類外事檔案的收整工作，對于多類型外事檔案的收整工作缺乏相關的經驗、知識與技能。同時由于在選拔內設機構的工作人員的過程中對于特殊語種語言能力的明確要求，檔案管理技能要求往往被忽視。這種人員的選用方式最終影響到該類檔案收整過程中的規范性與時效性。學校可以在人員選拔過程中，適當將檔案收整能力納入考量范疇。應積極吸納掌握現代檔案管理技能并具備外事管理能力的優秀人才充實到外事檔案管理團隊之中。可以采取組織檔案理論知識與技能集中培訓、部門內部業務研討、校外專題研修班學習等多種方式提升外事內設部門檔案管理工作人員的相關知識與素養。以確保工作人員能夠勝任相關管理工作。同時可通過定向開展外事政策法規及外事知識的學習培訓，強化相關工作人員的政治覺悟度與敏感性，提升管理工作的嚴謹度與責任感。

四、結語

綜上所述，高校外事管理內設機構檔案管理是高校整體外事檔案管理工作的重要組成部分。該項工作在具備外事檔案一般性管理內容與特性的基礎上有著自身的特殊性。高校尤其是外事管理部門應重視該類檔案的管理工作。從管理機制及人力資源方面積極開展工作，提升管理水平，為推進高校外事管理提供參考與依據，進而提升高校的國際化辦學能力與水平。

參考文獻：

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其他作者簡介：

王芳，女，漢族，山東濱州人，碩士，館員。研究方向：檔案管理。