案卷在文書檔案中應用思考

劉劍杰

【摘 要】通過分析目前文書檔案管理工作發現，需要進一步改進立卷工作方式。我國目前的立卷工作依舊過于傳統，無法滿足社會的發展和文書檔案的利用。所以需要轉變案卷管理工作的觀念和方式，以有效提升工作效率，并合理利用人力、物力和財力。本文的研究內容即為案卷在文書檔案中應用。希望可以提供有用的建議。

【關鍵詞】案卷;文書檔案;應用

在信息時代背景下，計算機技術被廣泛應用到文書檔案管理工作中，尤其是在立卷管理中。文書檔案管理工作的方式也隨之有了顯著的改變，檔案的利用率更高。加之網絡的共享性使人們不再受到時間和空間的限制，所以在計算機網絡技術快速發展的當下，案卷的價值仍舊較高[1]。

1.信息時代案卷新的使命

在現代社會的發展期間，案卷的作用十分重要，除了可以將目前的文件聯系到歷史上的重要時間和政策外，還能使文件之間的固有聯系更加緊密，對相應的信息進行明確，深入了解歷史事件。所以想要對文書檔案的管理工作進行完善，就需要全面了解這些文件之間的聯系。因為文件極易被損壞，且恢復難度較高，這會嚴重影響到文書檔案的作用，所以整合好案卷對于提升文書檔案的價值十分重要[2]。

1.1保持電子文件之間的聯系

最為常見的檔案保存形式就是電子文件，因為目前電子化程度較高，所以最為重要的工作方式就是電子文件的歸檔和管理。相較于傳統的紙質文件，電子文件有更加突出的特點。但在歸檔文件時，兩種形式都有各自的優越性，也就是說，建立電子案卷符合目前的社會發展形式，在保證了案卷的物理性能外，提升了電子檔案信息的穩定性。

1.2進行電子文件的統一管理

通過分析電子檔案的管理方式發現，電子檔案文件可以提升利用者對檔案的利用率，但是與電子文件相比，紙質文件的權威性更強，這一點不管到什么時代，電子文件都無法超越。此外，電子案卷可以保證二者之間的聯系。電子文件需要在計算機硬盤中儲存，但計算機易被損壞，就會導致電子文件被破壞，此時可以利用紙質檔案信息提供原始的資料數據，所以對二者做好統一管理，可以提升信息的完整性和可靠性[3]。

1.3實現多媒體的管理方式和分類管理的有機結合

目前對于檔案信息的利用率和利用效果的要求非常高，所以檔案信息也表現出多種形式，如照片、錄音和錄像等。形式不同，信息內容也不相同，但互相之間是有一定關聯的。這就需要工作人員整理好目前的電子文件信息，對文檔的管理工作進行優化，將案卷有機結合電子文件。為了提升這項工作的整體性，需要分離整理案卷后再歸檔。期間可以大力應用先進的技術和設備完成工作。

2.案卷是開發利用檔案信息資源的重要基礎

在社會的發展期間，文書檔案占有重要地位，不僅是一種重要的信息資源，也有助于領導制定重大決策或適當調整決策。近些年，經過相關檔案管理工作人員的努力，已經建立了一種檔案信息體系，并配備了科學的檢索體系。

2.1保護電子文件的利用價值

從本質上來說，檔案就是一種信息資源，可以再現歷史，作用較大。只有在利用期間才能體現檔案信息的價值，整合好歷史文件才能保證歷史的真實性。所以在歸檔電子文件期間，需要選擇科學的整理方式，提升電子檔案的真實性。科學化管理檔案，對電子文件進行妥善保管，才能保證歷史進步，建設信息資源。

2.2電子文件開辟了一條檔案信息利用的新途徑

建設檔案信息庫的過程就是整合檔案信息資源的過程，這也是檔案信息化的基礎和核心所在。檔案信息有層次劃分，其中高層次的不含有充足的信息量，低層次的則含有大量信息。案卷屬于中間層次，其中的信息量和詳略度都處于適中狀態，可以更好地的獲取信息，對內容繁雜與需求專一之間的矛盾能進行有效解決[4]。

3.改革立卷方法，與文書檔案管理信息化發展需求相適應

檔案管理者需要管理好文書檔案，以目前發達的網絡技術為依據，采用現代化的手段管理檔案。雖然案卷有重要的作用，但在改革案卷時需要以時代的要求相符。立卷是文書檔案管理的基礎，對于開展各項檔案管理工作的意義都十分重大，檔案管理者需要分析管理不同的文件，制定對應的科學可行的管理辦法，通過科學的手段和管理模式提升檔案管理工作的效率。

3.1明確案卷概念和組卷規則

以往的案卷都是有雙重屬性的，即組合體和保管單位，而目前在多媒體時代，已經不再適用。一張光盤可以存儲成千上百的電子案卷，一個案卷的多媒體文件可能在不同的單位進行保管，所以要對電子案卷的特殊存在形式進行肯定。作為全宗內檔案分類的產物，傳統的案卷同時要聯系不同的文件和厚度，所以需要對全宗檔案進行科學、嚴謹、詳細的分類，以此作為組卷的基礎和依據。目前在機關工作中，職能管理有越來越高的地位和作用，檔案真實記錄的歷史，需要對這種情況見反映[5]。

3.2運用先進科學技術，應用計算機輔助立卷

不管是電子文件歸檔還是紙質文件的立卷工作，都需要配合高水平的文書檔案管理系統。一方面，人工是無法建立電子案卷的;另一方面，通過計算機代替手工操作，立卷工作的質量和效率都能得到顯著提升。排序案卷和卷內文件及特殊檔案并生成檔號，便于統計各種立卷，也說明了檔案信息化服務和文書檔案管理水平也在隨著時代的發展而發展。

4.小結

綜上所述，通過詳細介紹案卷在文書檔案中的作用，發現案卷和電子文件之間是對立統一的，只有將二者結合起來，才能再現歷史。分開看待兩者的作用，可以保證機關企業良好運作。在時代不斷發展的背景下，需要對文檔管理的程度不斷進行完成，縮小其局限性，使其能為社會的發展貢獻更多力量。

參考文獻：

[1]王保蓮. 論述案卷在文書檔案中應用與作用[J]. 科學與財富，2014（4）：344-344.

[2]王彩榮. 淺析案卷在文書檔案中應用與作用[J]. 赤子，2015（9）：207-207.

[3]王巍. 淺析案卷在文書檔案中的應用與作用[J]. 赤子，2014（6）：239-239.

[4]班雅靜. 論述案卷在文書檔案中應用與作用[J]. 科技致富向導，2013（22）：66.

[5]溫爽. 信息時代中文書檔案電子化應用[J]. 科技傳播，2015，7（17）：75-76.