淺談檔案管理工作的創(chuàng)新

吳相楠

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)的管理工作發(fā)生變化，檔案管理工作的優(yōu)化提出了更高要求。就檔案管理而言，傳統(tǒng)的管理體系已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足多樣化要求，檔案內(nèi)容的增加、檔案信息的建設(shè)、檔案精細(xì)化查閱需求都離不開(kāi)規(guī)范化體系的保障。所以處于信息化時(shí)代，檔案管理人員需要樹(shù)立創(chuàng)新理念，主動(dòng)引入先進(jìn)的管理思想，明確檔案管理的具體規(guī)則，并在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用下建設(shè)檔案管理規(guī)范化體系。時(shí)代在發(fā)展，新的科技不斷涌現(xiàn)，給我們的檔案管理工作也帶來(lái)了創(chuàng)新的來(lái)源。我們工作創(chuàng)新的目標(biāo)在于有效利用更多有價(jià)值的檔案信息資源，提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。一個(gè)單位的檔案承載著單位發(fā)展的歷史軌跡，是對(duì)單位發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄，檔案以其所載信息的原始性、真實(shí)性、技術(shù)成果的可重復(fù)性及可考查性等使其具有更高的利用價(jià)值。因此，在新時(shí)期，通過(guò)對(duì)單位檔案管理工作創(chuàng)新的加強(qiáng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，為單位發(fā)展創(chuàng)造新的機(jī)遇與空間是十分有必要的。

1.思想意識(shí)上的創(chuàng)新

很多時(shí)候變革之所以不能發(fā)生，是因?yàn)槿藗內(nèi)狈ψ兏锏囊庾R(shí)，缺乏創(chuàng)新的動(dòng)力。作為檔案管理人員，首先要從主觀意識(shí)上做一位現(xiàn)代人，對(duì)新生事物不抵制、不反感，而應(yīng)該懷著一種熱情去擁抱這些新的事物。世界每時(shí)每刻都在發(fā)生著變化，變化的產(chǎn)生離不開(kāi)創(chuàng)新的人。因此，我們不能止步不前，傳統(tǒng)守舊，而是要勇于突破，不斷超越自己，將鮮活的人生態(tài)度和思想觀念注入到我們的檔案管理工作當(dāng)中，不斷提高我們的服務(wù)水平。

1）檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新。作為一名檔案管理人員，我們要踏實(shí)工作，敬業(yè)奉獻(xiàn)。然而，我們也要富于創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新的精神和能力。我們的腦子要靈活，眼界要放寬，要利用一切空閑時(shí)間去了解這個(gè)世界的新變化，把吸取來(lái)的新觀念和思想運(yùn)用到我們的檔案管理工作的創(chuàng)新上面。我們要通過(guò)思想觀念的創(chuàng)新和工作方法的創(chuàng)新，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會(huì)，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實(shí)實(shí)工作;另一方面也要通過(guò)檔案工作者的開(kāi)拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。

2）檔案人員要有過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能。檔案管理工作兼具業(yè)務(wù)性和管理服務(wù)的雙重屬性。從事檔案管理工作的人員需要同時(shí)具備高超的業(yè)務(wù)功底，同時(shí)也需要具備過(guò)硬的管理水平和全心全意為人民的服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技能不僅包括傳統(tǒng)的分類(lèi)、整理等工作技能，也包括由信息技術(shù)發(fā)展所帶來(lái)的新的技能。如開(kāi)展信息化檔案管理工作所需要的計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力，信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)維護(hù)能力等。伴隨著信息系統(tǒng)的生成，作為一名檔案管理工作人員，要學(xué)會(huì)熟練的對(duì)信息系統(tǒng)加以使用，讓信息系統(tǒng)真正為自己的檔案管理工作發(fā)揮實(shí)效，通過(guò)信息系統(tǒng)的輔助使得自己的管理觀念和方法都能得到創(chuàng)新提高。另外，全心全意為人民服務(wù)的意識(shí)和熱情，是檔案管理工作人員素質(zhì)不斷提高，工作水平不斷進(jìn)步的動(dòng)力源泉，如果缺乏這種意識(shí)和熱情，工作人員所表現(xiàn)出來(lái)的往往是消極懈怠，敷衍了事，這種情況需要加以避免，最好從制度上加以遏制。

3）檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識(shí)。檔案人員平時(shí)的工作比較瑣碎枯燥，因此，豐富的業(yè)余文化生活不可缺少，這將會(huì)拓寬工作人員的視野，愉悅他們的心情，同時(shí)也豐富了知識(shí)，給本職工作帶來(lái)了創(chuàng)新靈感的來(lái)源。在新思想、新理論、新技術(shù)不斷出現(xiàn)的當(dāng)今時(shí)代，每一位檔案人員都要把學(xué)習(xí)當(dāng)成一種習(xí)慣，只有不斷用好奇心去面對(duì)周?chē)囊磺?，我們的知識(shí)才能不斷豐富，才能勝任我們的檔案管理工作，也才能用我們的所學(xué)去革新我們的工作，讓我們的工作效率更高，給人民群眾帶來(lái)更多，更便捷、高效的服務(wù)。

2.通過(guò)擴(kuò)大范圍創(chuàng)新檔案管理服務(wù)

1）創(chuàng)新服務(wù)方式，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在信息化社會(huì)，從傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量，我們的工作效率有了難以想象的提高，我們不僅僅只是單純地保管檔案，而且我們要注意到自身?yè)碛械母噘Y源，在國(guó)家法規(guī)所允許的范圍內(nèi)，我們可以創(chuàng)新服務(wù)品種，通過(guò)高質(zhì)量的服務(wù)創(chuàng)辦新的檔案管理收益增長(zhǎng)點(diǎn)。如研發(fā)供人們快速查詢(xún)的手機(jī)app，為各大機(jī)關(guān)團(tuán)體事業(yè)單位以及各級(jí)給類(lèi)企業(yè)等提供精準(zhǔn)的信息化服務(wù)，類(lèi)似的創(chuàng)新可以讓我們的眼界放開(kāi)，給檔案管理事業(yè)帶來(lái)更多的利益增長(zhǎng)點(diǎn)。

2）信息服務(wù)的多元化、多主體化。在工作中，我們要實(shí)現(xiàn)將服務(wù)從單純?yōu)槠笫聵I(yè)單位內(nèi)部服務(wù)向面向全社會(huì)服務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化。在保證信息安全的情況下，檔案管理信息服務(wù)要面向社會(huì)提供更多有針對(duì)性的特定服務(wù)，這種做法將會(huì)與個(gè)人誠(chéng)信系統(tǒng)等共同為社會(huì)的有秩序可持續(xù)發(fā)展提供信息保障。

3.管理機(jī)制要?jiǎng)?chuàng)新

當(dāng)前，在傳統(tǒng)文檔和電子文檔并存的情況下，如何加強(qiáng)管理的條理性和安全性非常重要。這就需要我們不僅從技術(shù)和工作方法上進(jìn)行創(chuàng)新，也要從管理機(jī)制上加以更新。一些常規(guī)的操作規(guī)范，電子文檔的提取查看權(quán)限等都應(yīng)該制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，工作中嚴(yán)格按照規(guī)范操作。另外，對(duì)于檔案管理工作人員的規(guī)范和培訓(xùn)等，都要制度化、細(xì)化才能保證工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，零差錯(cuò)。我們可以向其他國(guó)家和單位學(xué)習(xí)他們的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，使本單位的管理機(jī)制不斷完善。

4.檔案人才管理創(chuàng)新

檔案管理事業(yè)的成熟發(fā)展，高素質(zhì)的人才是關(guān)鍵。一般來(lái)說(shuō)，從事檔案管理工作人員待遇相對(duì)較低，人們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也有偏差。因此，從人才引進(jìn)的角度來(lái)說(shuō)，很多單位無(wú)法吸引到高學(xué)歷高素質(zhì)兼?zhèn)涞娜瞬拧Ｋ裕瑸榱烁纳七@種情況，我們需要主動(dòng)提高工作人員的待遇、改善工作環(huán)境、注意安全防護(hù)。安排彈性的工作時(shí)間。使工作人員的培訓(xùn)制度化等等。在人才管理方法實(shí)行人性化管理，注意人員的心理保健，讓他們沒(méi)有后顧之憂(yōu)。

5.創(chuàng)新檔案信息工作素能

檔案信息化建設(shè)與管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，離不開(kāi)一支高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍具體執(zhí)行。加大檔案人員信息素養(yǎng)培訓(xùn)，通過(guò)定期培訓(xùn)、選派鍛煉、交流學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)競(jìng)賽等形式，有針對(duì)性 地加強(qiáng)檔案人員信息技術(shù)培育，培養(yǎng)一批既懂信息技術(shù)又熟練掌握檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。根據(jù)檔案信息化管理的實(shí)際需要，有針對(duì)性地加大信息技術(shù)人才引進(jìn)力度，將新引入的人才充實(shí)到檔案管理崗位一線(xiàn)，以滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的檔案信息化管理需要。

總之，檔案信息化建設(shè)與管理是新時(shí)代檔案發(fā)展的趨勢(shì)和方向，涉及檔案管理者、管理部門(mén)及管理平臺(tái)的方方面面，需要檔案管理部門(mén)及人員密切配合，積極參與，不斷創(chuàng)新工作方法，學(xué)習(xí)世界先進(jìn)的管理理念和方法，不斷拓寬服務(wù)工作領(lǐng)域，在信息安全的范圍內(nèi)尋找檔案管理工作的創(chuàng)收點(diǎn)，探索檔案管理工作的社會(huì)效益增值點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)、規(guī)范，通過(guò)信息技術(shù)助力檔案可持續(xù)發(fā)展。