火電項(xiàng)目檔案信息化管理分析

董慶利

【摘 要】檔案管理是組織生產(chǎn)與建設(shè)的基礎(chǔ)資料，當(dāng)前，在國有企業(yè)管理制度改革背景下，信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于企業(yè)管理中。作為企業(yè)重要的管理內(nèi)容，推動火電項(xiàng)目檔案信息化管理十分重要。本文首先探討了火電項(xiàng)目檔案信息化管理的優(yōu)勢，在此基礎(chǔ)上提出了檔案信息化管理的策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息技術(shù);火電項(xiàng)目

引言

在火電工程建設(shè)以及管理活動中產(chǎn)生的各種圖紙、數(shù)據(jù)、照片等資料是火電項(xiàng)目檔案，火電項(xiàng)目檔案數(shù)量眾多、內(nèi)容復(fù)雜，對檔案管理工作提出了更高的要求。在互聯(lián)網(wǎng)時代下，火電項(xiàng)目檔案管理思路與方法也應(yīng)該與時俱進(jìn)，引入信息化的管理方式?；痣婍?xiàng)目檔案信息化管理可以為今后同類別的檔案管理工作提供參考，以提高檔案管理水平。

1.火電項(xiàng)目檔案信息化管理的優(yōu)勢

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，火電項(xiàng)目檔案信息化管理具有明顯的優(yōu)勢，具體包括以下兩份昂面。

一方面，火電項(xiàng)目檔案管理信息化可以提高檔案管理的經(jīng)濟(jì)性。火電項(xiàng)目檔案信息化管理改變了以往以紙質(zhì)載體檔案為管理對象的方式，而是將檔案信息保存于計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫內(nèi)，很大程度上節(jié)約了保管紙質(zhì)檔案的空間。同時，在查找檔案時，管理人員通過現(xiàn)代信息技術(shù)可以快速搜索到需要查找的檔案內(nèi)容，而且還可以根據(jù)實(shí)際工作需要考慮是否需要打印，這樣就極大地節(jié)約了管理人員查找檔案的時間，也減少了紙張浪費(fèi)，節(jié)約了人力與物力，檔案管理的整體成本大大下降，提高了檔案管理的經(jīng)濟(jì)性。

另一方面，火電項(xiàng)目檔案管理信息化提高了安全性與辦公效率。將火電項(xiàng)目紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案儲存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫內(nèi)，這樣可以有效地避免紙質(zhì)檔案污損問題，而且檔案信息也不容易發(fā)生丟失的情況[1]。同時，檔案管理信息化使檔案的儲存、查找、借閱等更為便捷，如需借閱檔案只需要借助計(jì)算機(jī)完成電子審批流程即可，無需要多個部門跑腿，不需要浪費(fèi)時間和精力，很大程度上提高了辦公效率。

2.火電項(xiàng)目檔案信息化管理策略

2.1加強(qiáng)火電項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

良好、安全的管理信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)火電項(xiàng)目檔案信息化管理的前提，信息技術(shù)部門應(yīng)該積極與檔案管理部門進(jìn)行溝通，主動地了解檔案信息化管理的需求以及各項(xiàng)工作的流程，例如借閱檔案的流程等，然后綜合這些信息去進(jìn)一步設(shè)計(jì)與優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)。對于現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，可以將系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化和合理調(diào)整，比如可以分為數(shù)據(jù)加工、系統(tǒng)維護(hù)、用戶權(quán)限、檔案信息查找、其他五大模塊，其中的數(shù)據(jù)加工主要是包括電子檔案錄入、審核、更改等;系統(tǒng)維護(hù)包括火電項(xiàng)目電子檔案的再次審核、信息系統(tǒng)漏洞檢測等;用戶權(quán)限主要是系統(tǒng)管理員分配本部門、其他部門人員登入系統(tǒng)、查找檔案資料的權(quán)限，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)實(shí)際工作需要去調(diào)整所分配的權(quán)限，各人員只能在權(quán)限允許范圍內(nèi)利用檔案管理信息系統(tǒng)開展工作;檔案信息查找模塊中檔案管理人員可以根據(jù)檔案的標(biāo)題、內(nèi)容、日期對電子檔案進(jìn)行查找，并提供下載、打印等服務(wù);其他模塊包括常見問題指導(dǎo)、系統(tǒng)維護(hù)公告等。將該系統(tǒng)用于火電項(xiàng)目信息化管理中可以使檔案管理人員實(shí)時對項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理，可以根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度及時更新檔案信息，這對后續(xù)的火電項(xiàng)目建設(shè)也有著重要的指導(dǎo)作用。

考慮到火電項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)是依靠大數(shù)據(jù)等技術(shù)成立數(shù)據(jù)庫的，信息系統(tǒng)有可能遭受外部攻擊出現(xiàn)檔案信息泄露的情況，因此需要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)安全建設(shè)，利用防火墻、網(wǎng)絡(luò)密鑰等加密技術(shù)提高電子檔案信息的安全性，保證檔案信息不被泄露[2]。

2.2提高檔案管理人員服務(wù)意識

當(dāng)前，火電廠改革對檔案管理工作也造成了不小的影響，火電項(xiàng)目檔案的數(shù)量會降低，檔案管理工作也容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視，為了提高領(lǐng)導(dǎo)以及各部門人員對檔案管理工作的重視程度，提高配合度，檔案管理人員就需要重視宣傳工作，利用部門文娛活動、宣傳手冊、宣傳圖等方式進(jìn)行宣傳。檔案管理人員還應(yīng)該做好檔案信息課題研究工作，向領(lǐng)導(dǎo)、其他部門人員論述火電項(xiàng)目檔案信息化管理的優(yōu)勢及對企業(yè)的價(jià)值，提高創(chuàng)新與服務(wù)意識。

新時期檔案管理人員還應(yīng)該積極關(guān)注國家檔案工作的最新進(jìn)展與要求，就火電項(xiàng)目檔案工作改革以及信息化管理積極與同行探討，利用網(wǎng)絡(luò)論壇等渠道交流與學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，在檔案信息化管理中能夠根據(jù)火電項(xiàng)目檔案管理需要以及企業(yè)實(shí)際情況采用合適的管理方式，更好地提供檔案管理、借閱、查詢等服務(wù)，在實(shí)踐過程中不斷發(fā)現(xiàn)與解決問題。

2.3提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

當(dāng)前，火電項(xiàng)目檔案管理人員還是比較習(xí)慣傳統(tǒng)檔案管理方式，因自身信息素養(yǎng)不高，所以對火電項(xiàng)目檔案信息化管理容易有不適應(yīng)的情況。針對這一情況，需要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，尤其是信息意識與信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，可以邀請信息技術(shù)人員對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，有條件的還可以邀請經(jīng)驗(yàn)豐富、檔案信息化管理這一方面的專家前來指導(dǎo)，提高信息管理人員的信息技術(shù)水平。在培訓(xùn)過程中，要求檔案管理人員撰寫學(xué)習(xí)報(bào)告，培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考核，使檔案管理人員可以認(rèn)真學(xué)習(xí)。同時，在培訓(xùn)中也應(yīng)該重視信息系統(tǒng)安全技術(shù)的講解，增強(qiáng)檔案管理人員安全意識，在檔案信息化管理過程中可以嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定操作，防止病毒入侵系統(tǒng)以及信息泄露，提高檔案信息化管理的安全性與質(zhì)量。

3.結(jié)語

火電項(xiàng)目檔案信息化管理是檔案管理工作改革以及時代所趨，檔案管理人員應(yīng)該與時俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理思路，提高自身服務(wù)意識與創(chuàng)新意識，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力。單位也應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)火電項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，使管理人員可以借助系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度及時更新檔案信息，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，使火電項(xiàng)目檔案信息化管理可以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]李晶，董志乾，張聰. 660MW火電項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)實(shí)踐[J]. 熱電技術(shù)，2020（3）：28-29.

[2]曾皓. 工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的措施與保障分析[J]. 信息記錄材料，2019，020（001）：36-37.