智能財務(wù)建設(shè)之制度設(shè)計與管理

李昕凝 劉梅玲 錢維娜 李虹

【摘 要】 智能財務(wù)是學(xué)術(shù)界和實(shí)務(wù)界當(dāng)前共同面臨的新鮮事物，智能財務(wù)的建設(shè)和運(yùn)營引發(fā)廣泛社會關(guān)注。基于中國煙草總公司云南省公司智能財務(wù)建設(shè)的理論研究和實(shí)踐探索，文章著重闡述智能財務(wù)建設(shè)與運(yùn)營過程中的制度設(shè)計和制度管理思路，包括智能財務(wù)制度的設(shè)計目標(biāo)、智能財務(wù)制度的總體框架、智能財務(wù)會計共享制度的清單和示例以及智能財務(wù)制度的管理思路，以期為企業(yè)進(jìn)行智能財務(wù)建設(shè)相關(guān)制度設(shè)計和制度管理提供有益參考。

【關(guān)鍵詞】 智能財務(wù); 制度框架; 制度清單

【中圖分類號】 F233? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2020）18-0146-04

在“大智移云物區(qū)”等新技術(shù)風(fēng)起云涌的當(dāng)前，無論理論界還是實(shí)務(wù)界，智能財務(wù)建設(shè)和運(yùn)營都是一項(xiàng)創(chuàng)新性的探索性工作。智能財務(wù)是指將以人工智能為代表的新技術(shù)運(yùn)用于財務(wù)工作，對傳統(tǒng)財務(wù)工作進(jìn)行模擬、延伸和拓展，以改善會計信息質(zhì)量，提高會計工作效率，降低會計工作成本，提升會計合規(guī)能力和價值創(chuàng)造能力，促進(jìn)企業(yè)財務(wù)在管理控制和決策支持方面作用的發(fā)揮，構(gòu)建財務(wù)管理新模式，通過財務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型推動企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程[ 1 ]。在企業(yè)實(shí)務(wù)工作中，智能財務(wù)建設(shè)體現(xiàn)為智能財務(wù)共享平臺的建設(shè)和新型財務(wù)組織的構(gòu)建，主要包括流程設(shè)計[ 2 ]、平臺設(shè)計[ 3 ]、組織規(guī)劃[ 4 ]和制度設(shè)計四項(xiàng)內(nèi)容。而智能財務(wù)運(yùn)營則體現(xiàn)為業(yè)務(wù)運(yùn)行、平臺運(yùn)轉(zhuǎn)、組織運(yùn)營和管理提升四項(xiàng)工作，主要包括與智能財務(wù)業(yè)務(wù)運(yùn)行相關(guān)的質(zhì)量管理、服務(wù)管理和信用管理，與智能財務(wù)平臺運(yùn)轉(zhuǎn)相關(guān)的系統(tǒng)管理，與智能財務(wù)組織運(yùn)營相關(guān)的目標(biāo)管理、績效管理和人員管理，以及與智能財務(wù)管理提升相關(guān)的知識管理、制度管理和創(chuàng)新管理，共計十項(xiàng)內(nèi)容。制度設(shè)計與管理是智能財務(wù)建設(shè)過程中的重點(diǎn)工作之一，本文基于中國煙草總公司云南省公司（包括省公司機(jī)關(guān)及所屬單位，以下簡稱CTYB）智能財務(wù)建設(shè)的理論研究和實(shí)踐探索，著重闡述智能財務(wù)建設(shè)與運(yùn)營過程中的制度設(shè)計和制度管理思路，包括智能財務(wù)制度的設(shè)計目標(biāo)、智能財務(wù)制度的總體框架、智能財務(wù)會計共享制度的清單和示例，以及智能財務(wù)制度的管理思路，以期為企業(yè)進(jìn)行智能財務(wù)建設(shè)和運(yùn)營提供有益參考。

一、智能財務(wù)制度設(shè)計目標(biāo)

CTYB智能財務(wù)制度的總體設(shè)計目標(biāo)為：規(guī)范CTYB智能財務(wù)運(yùn)營管理工作，明確各單位在智能財務(wù)共享中的管理原則及權(quán)責(zé)劃分，確保各單位借助智能財務(wù)共享平臺依法、合規(guī)、有序地完成會計工作，以改善會計信息質(zhì)量，提高會計工作效率，降低會計工作成本，提升會計合規(guī)能力。

二、智能財務(wù)制度總體框架

鑒于財務(wù)共享相關(guān)制度的構(gòu)建經(jīng)驗(yàn)及CTYB現(xiàn)有相關(guān)制度的實(shí)際情況，課題組建議CTYB要基于《云南煙草商業(yè)智能財務(wù)建設(shè)和運(yùn)營指導(dǎo)意見》構(gòu)建CTYB智能財務(wù)制度體系，包括財務(wù)會計制度和智能財務(wù)運(yùn)營管理制度。其中，財務(wù)會計制度包括會計核算制度和財務(wù)管理制度，區(qū)分商業(yè)企業(yè)和復(fù)烤企業(yè)。智能財務(wù)運(yùn)營管理制度總體上可區(qū)分為IFC（智能財務(wù)中心，Intelligent Finance Center）運(yùn)營管理制度和平臺運(yùn)營管理制度，平臺又可區(qū)分財務(wù)會計共享平臺和管理會計共享平臺。CTYB智能財務(wù)制度的總體框架如圖1所示。

三、智能財務(wù)會計共享制度清單

根據(jù)圖1，課題組梳理了CTYB智能財務(wù)會計共享的制度清單，如表1所示。

表1中“2.1.1IFC管理辦法”，側(cè)重管理原則、管理模式、組織架構(gòu)、崗位設(shè)置、管理流程等;“2.1.2IFC日常運(yùn)營管理辦法”，側(cè)重日常運(yùn)營管理問題（其中，現(xiàn)場管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法根據(jù)現(xiàn)場工作實(shí)際情況擬定，其他管理辦法可根據(jù)“智能財務(wù)會計共享的運(yùn)營設(shè)計”“智能財務(wù)會計共享建設(shè)和運(yùn)營的風(fēng)險管理”相關(guān)內(nèi)容擬定）;“2.1.3智能財務(wù)研究管理辦法”，側(cè)重研究目標(biāo)、研究團(tuán)隊、研究方式、研究內(nèi)容、研究結(jié)果采用等;“2.2.1智能財務(wù)會計共享運(yùn)營管理辦法”，側(cè)重管理原則、管理模式、組織架構(gòu)、崗位設(shè)置、管理流程等;“2.2.2智能財務(wù)會計共享平臺日常運(yùn)營管理辦法”，側(cè)重管理目標(biāo)、管理原則、管理流程、權(quán)責(zé)劃分等（具體核算自動化規(guī)則側(cè)重核算內(nèi)容、核算流程、賬務(wù)處理、附件要求、稽核要點(diǎn)、風(fēng)險提示等）;“2.2.3智能財務(wù)會計共享平臺操作手冊”，側(cè)重文檔目標(biāo)、操作流程、操作步驟、操作注意事項(xiàng)等。

四、智能財務(wù)會計共享制度示例

為確保制度的系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)化和實(shí)用性，CTYB成立了專門的智能財務(wù)制度建設(shè)小組，按統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)模板擬定智能財務(wù)相關(guān)制度。《云南煙草商業(yè)智能財務(wù)會計共享平臺稽核管理辦法》，是CTYB智能財務(wù)會計共享系列制度中的一個典型制度。該制度結(jié)合CTYB財務(wù)管理工作實(shí)際及智能財務(wù)會計共享平臺的建設(shè)運(yùn)行情況擬定，旨在規(guī)范CTYB智能財務(wù)會計共享平臺稽核管理工作，明確各單位稽核工作的管理原則及工作要求，確保各單位借助智能財務(wù)會計共享平臺規(guī)范會計稽核工作，嚴(yán)格落實(shí)會計稽核責(zé)任。該辦法目前為試行狀態(tài)，其章節(jié)目錄如圖2所示。

五、智能財務(wù)制度管理思路

智能財務(wù)制度管理包含對智能財務(wù)相關(guān)制度的規(guī)劃、梳理、編寫、發(fā)布和持續(xù)優(yōu)化等內(nèi)容[ 5 ]。規(guī)劃是對制度總體框架的設(shè)計，通過框架設(shè)計可以明確智能財務(wù)的制度體系;梳理是在制度體系的框架下，按照一定的邏輯列示、整理、歸納，對現(xiàn)有制度查漏補(bǔ)缺，對待修訂、待新增的制度擬定編寫計劃;編寫是按照規(guī)范統(tǒng)一的模板對待修訂、待新增的制度進(jìn)行擬定;持續(xù)優(yōu)化重在保障制度的持續(xù)更新，根據(jù)國家會計準(zhǔn)則、財稅制度的變化，以及服務(wù)對象業(yè)務(wù)的變化，對智能財務(wù)共享平臺運(yùn)營管理、智能財務(wù)中心運(yùn)營管理相關(guān)的制度進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。

智能財務(wù)制度的管理過程，可借助知識管理平臺實(shí)現(xiàn)。知識管理平臺包括知識庫平臺和問答社區(qū)平臺兩個子平臺。其中，知識庫平臺的建設(shè)重點(diǎn)在于知識庫的建立，可根據(jù)CTYB的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，以及各級財務(wù)涉及的具體工作職責(zé)，將各項(xiàng)財務(wù)業(yè)務(wù)的重點(diǎn)難點(diǎn)進(jìn)行識別、捕捉、梳理、歸類，形成知識資產(chǎn)并錄入知識庫。員工可自行在知識庫中查找搜索，尋求解答。通過將內(nèi)部知識系統(tǒng)化，使得公司每一位財務(wù)人員都能容易地從知識庫中獲取所需知識。員工通過正式渠道，諸如正式的會議、正式的教育培訓(xùn)、OA系統(tǒng)專欄推送等，分享或傳遞知識庫平臺中的系統(tǒng)化知識。問答社區(qū)平臺旨在營造一個開放、自由的討論空間。它與知識庫最大的不同在于，特別適用于非正式的知識環(huán)境，形式靈活的隱性知識容易在這里呈現(xiàn)。因?yàn)殡[性知識具有難以表述的屬性，正式的知識傳遞渠道對其不適用，必須營造一個非正式的討論空間，促進(jìn)員工分享工作經(jīng)驗(yàn)，并互相激發(fā)靈感，進(jìn)行頭腦風(fēng)暴式的討論，共同推動組織機(jī)構(gòu)知識的創(chuàng)新發(fā)展。問答社區(qū)平臺既可以設(shè)置內(nèi)部員工討論功能，也可以將專家網(wǎng)絡(luò)嵌入，同時設(shè)置外部專家釋疑功能，促進(jìn)外部知識內(nèi)部化、隱性知識顯性化。

六、結(jié)束語

在智能財務(wù)建設(shè)過程中，要完成財務(wù)組織規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程設(shè)計、共享平臺建設(shè)和財務(wù)制度建設(shè)四項(xiàng)核心工作。在這四項(xiàng)工作中，智能財務(wù)相關(guān)的財務(wù)制度建設(shè)是財務(wù)組織規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程設(shè)計、共享平臺建設(shè)和運(yùn)營的重要保障，需要企業(yè)重點(diǎn)關(guān)注和著力推進(jìn)。當(dāng)然，在智能財務(wù)相關(guān)的財務(wù)制度建設(shè)過程中，會涉及制度的規(guī)劃、梳理、編寫、發(fā)布和持續(xù)優(yōu)化等多個環(huán)節(jié)，且每個環(huán)節(jié)具有一定的周期性，這就需要企業(yè)在智能財務(wù)規(guī)劃設(shè)計方案中，及早考慮智能財務(wù)制度的設(shè)計目標(biāo)、總體框架和制度清單。鑒于智能財務(wù)建設(shè)和運(yùn)營過程中需要規(guī)范的方面較多，涉及的制度較為龐雜，而制度建設(shè)小組的時間精力有限，建議企業(yè)按制度的輕重緩急程度有序安排擬定和發(fā)布，堅持按PDCA（計劃、執(zhí)行、檢查、修正）質(zhì)量管理循環(huán)對每一項(xiàng)制度進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。

【參考文獻(xiàn)】

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[5] 陳虎，孫彥叢.財務(wù)共享服務(wù)（第二版）[M].北京：中國財政經(jīng)濟(jì)出版社，2018.