新時期學校檔案管理存在的問題與措施

單長莉

【摘 ?要】一般情況下，學校的檔案是由教育教學活動完成后留下的原始資料構成的，在學校的檔案中詳細的記錄了學生對于教師教學情況的認同度以及教師教學的成績。同樣學校檔案管理工作在一定程度上代表著學校實際的管理水平。做好學校管理工作對于學校未來的發展具有很大的作用和意義。在日常經營和管理中，學校要不斷優化和完善檔案管理模式，充分利用檔案資源，為學校發展提供動力。教育促進社會發展和進步的主要動力之一，在教育工作中，檔案管理是重要的組成部分。做好學校檔案管理工作有利于提升教育質量，提高教學品質，增強日常教學的正確性。目前，在我國學校檔案管理工作中仍然存在的很多問題和不足，因此，相關部門和工作人員有必要采取一定的措施有效的解決。

【關鍵詞】學校檔案管理;問題;措施

引言

步入新時代以來，我國現代信息技術高速發展，對于我國居民的生活質量產生了關鍵性的影響，將現代信息技術在各個領域當中應用，都實現了行業內的發展變革，提高工作效率。在學校的檔案管理工作中應用電子信息技術，能夠生成電子檔案，不僅能夠實現學校的現代化管理，還能夠減輕相關工作人員的工作負擔。因此本文就學校檔案管理工作中的電子檔案應用展開了研究，主要描述了電子檔案應用的必要性以及提高電子檔案應用水平的措施，以供參考。

一、學校檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人員綜合素養較低

目前，有很多學校忽略了檔案管理工作，致使檔案的管理一直處于一個相對松散的狀態。檔案管理人員不僅要進行檔案管理工作，同時要兼顧著其他工作，沒有固定的時間和空間去整理檔案，有的檔案管理人員是學校直接招募的普通管理人員。如果沒有專業的檔案人員對檔案進行科學的管理，那么檔案管理工作將會一片混亂，很難有條不紊的進行。檔案管理工作不是一項簡單的信息收集工作，它涉及的內容較多，工作流程復雜，需要專業的檔案人員進行管理。如果檔案人員缺乏專業性，那么檔案管理工作就會不斷出現問題。

2.缺乏相關的硬件設施，檔案管理工作不完善

檔案管理工作不僅要求檔案人員具有較高的專業化水平和素養，而且要求學校要配備相應的、先進的硬件設備。如果想做好檔案管理工作，必須要有一個良好的外部環境的支持。現階段，我國有一部分學校對于檔案管理工作投入不足，庫房建設不夠完善，檔案硬件設施投入不足。同時，學校領導人員對于檔案管理工作沒有一個正確的、科學的認識，致使檔案管理工作相關的硬件設備過于陳舊和落后。檔案管理工作是一個要求較高的工作，如果沒有一個完善的管理工作環境，那么將會阻礙檔案管理工作的發展。

3.領導人員的檔案管理意識不足

長期以來，學校以教學為主體，缺乏對檔案管理完整性和系統性的認識，甚至有的學校會錯誤的認為，檔案管理工作僅僅是一個收集和整理資料的工作。學校的主要工作任務是做好教師教學和學生學習，嚴重忽視了在其它方面的管理工作。學校檔案管理工作表面上與學生學習、教師教學無關，并且沒有直接的聯系，因此，得不到學校領導人員足夠的重視。除此之外，學校領導人員的管理思想落后、工作過于保守、認識存在局限和不足、管理理念封閉也是檔案管理工作沒有得到應有重視的重要原因。

二、優化和調整學校檔案管理工作的具體措施

1.有效提升檔案管理工作人員的綜合素養

建立一支專業化、高水平的檔案管理人員隊伍有利于從根本上做好檔案管理工作。檔案管理不是一門簡單的學科，它對檔案人員的專業性要求較高。如果檔案人員缺乏專業知識和專業素養，那么檔案管理工作一定會出現混亂。只有專業化水平高，專業基礎知識較強的檔案管理人員可以科學的、合理的、有效的歸納和整理學校相應的檔案，促進學校檔案管理工作的順利開展。如果檔案管理人員的專業素養較高、管理意識較強，那么他們將會更加深刻的認識到檔案管理的重要意義和作用。所以為了加強學校檔案管理和建設，必須提高檔案管理人員的綜合素養。

2.增強檔案管理意識，強化檔案管理工作的重視程度

為了有效促進學校檔案管理工作的順利進行，我國相關部門出臺了《高等學校檔案管理辦法》，其中明確指出，學校領導必須親自組織學校檔案管理工作，并且在管理過程中負有一定的責任。除此之外，《高等學校檔案管理辦法》還明確規定要將學生的檔案進行科學的歸納和分類。在學校的整體發展規劃中，一定要加入檔案管理工作。學校在促進自身進步和發展的同時要增強檔案管理意識，從根本上認識到檔案管理在學校發展中的重要性，以及促進教育事業長遠、穩定發展的重要意義。增強檔案管理意識不僅是口頭說說，而且要讓相關工作人員從思想上認識到檔案管理工作的必要性。

3.加大對于電子檔案管理監督的力度

為了提高電子檔案管理工作的質量，對于電子檔案管理工作進行監督也是十分必要的。為此，學校首先就要采取不定期檢查的方式，檢查工作人員的工作情況，主要監督工作人員信息錄入方面的及時性，同時檢查工作人員對于電子檔案的分類和規章的情況，并將這些內容同工作人員的績效考核直接掛鉤，提高工作人員在主觀上的工作積極性，同時保障學校電子檔案管理的準確性與真實性，充分發揮電子檔案的作用。除此之外，學校還要針對電子檔案管理工作制定相關的獎懲措施，對于能夠及時準確完成工作的工作人員，學校要給予肯定并給予一定的物質獎勵，樹立起榜樣，激發工作人員的積極性，同時對于工作拖拉，工作質量不高的工作人員，學校要進行嚴格的懲罰，杜絕工作態度不端正的情況，提高電子檔案管理工作的質量。

結束語：

目前，在我國學校檔案管理中存在著很多問題，在這種環境和背景下，學校領導人員要增強檔案管理意識，提升檔案人員的專業水平和綜合素養，進一步完善相關的硬件設施，進而加快檔案管理工作現代化進程，推動學校的全面發展。總而言之，學校檔案管理工作是關乎到學校發展的重要工作，因此學校要給予充分的重視并采取多種手段提高電子檔案管理工作的質量。電子檔案是基于現代信息技術而提出的全新檔案管理工作方法，能夠有效提高檔案管理工作質量，因此學校要重視電子檔案管理的應用，保障學校的長遠發展。

參考文獻：

[1]田凌嫣.電子檔案管理在高職學校檔案管理中的應用探究[J].辦公室業務，2019（4）：145.

[2]秦鳳萍.學校檔案管理工作中電子檔案的應用探析[J].蘭臺世界，2016（24）：69-71.

[3]侯艷瓊.淺析電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2012（11）：91-92.