基于電商直采的高校采購系統平臺設計

程翔

摘要：基于電商直采的采購模式是當前高校財資管理的一個研究熱點，對提高高校零星采購資金使用效益、促進采購信息公開具有重要作用。研究從網絡信息管理技術方向出發，以符合當前服務體驗為設計基礎，設計了電商直采應用的業務流程，并探索分析了應用系統功能架構及數據交互模板，實現電商直采的從計劃、采購、入固、報銷的互聯互通，提高了高校零星采購全生命周期的數據一致性和業務便捷性，使基于電商直采的采購成為高校采購工作中一種全新有效的管理模式。

關鍵詞：電商;高校采購;平臺設計

在國家“互聯網+”“放管服”等政策引領下，通過電商平臺的建設推進工作方式的轉變成為政府采購改革的突破口[1]。與傳統模式采購相比，電商平臺作為一個公開的環境，不僅能實時跟蹤監控采購流程，還能高效快速地傳遞交易價格等相關信息，同時隨著近年電商在社會經濟活動中扮演著愈來愈重要的角色，電商采購平臺在公共采購范圍的推廣呈現出不可阻擋之勢[2]。

由于高校零星采購的多樣性和管理成本的增加[3]，基于電商直采的采購系統在高校政府采購管理的建設實施有了現實意義。一方面，基于電商直采的采購平臺使高校采購更加透明化，有效降低采購成本，同時借助大數據與云平臺等數字化技術不斷應用，簡化采購流程，提升采購效率，助力高校實現資產、采購、財務全生命周期采購管理;另一方面，用戶對電商采購理念認知的普及和對電商采購服務體驗的適應，為基于電商直采的高校采購平臺提供了業務應用基礎，隨著高校信息化發展的不斷完善[4-5]，基于電商直采的采購方式將成為高校政府采購工作的有效補充。

一、平臺設計總體思路

（一）平臺建設的核心目標

設計基于電商直采的高校采購系統平臺的主要目的是以用戶為中心，將高效、便捷的使用體驗放在第一位，在依法合規的前提下簡化高校采購流程，提高采購效率，降低采購風險，建成集網上服務、網上交易、網上監督為一體的采資財全周期不見面式采購服務和管理平臺，逐步實現節支防腐、效率導向、物有所值的價值目標。

（二）平臺設計的思路分析

基于電商直采的采購平臺總體設計架構根據本系統角色定位、模塊架構、功能應用等方面來制定。

角色定位：平臺面向高校范圍的服務對象包括經辦人、經費負責人員、職能部門人員（包含財務計劃部門、院系部處、設備管理部門等）;平臺面向社會范圍的使用對象包括平臺客服人員、供應商人員。

模塊架構：整體平臺架構分為三大部分，即商城系統部分、資產管理部分和財務結算部分。商城系統是本平臺核心建設部分，下設采購人模塊、供應商模塊、平臺維護模塊，資產管理與財務結算部分根據高校現有資產系統及財務系統與商城系統交互打造。

功能應用：面向高校滿足采購人一站式服務需求，通過電商平臺完成統一認證、采購下單、送貨驗收、智能建賬、統一結算的全采購生命周期功能。面向供應商實現發票開具、自動結算、商品物流智能同步等功能。面向系統維護管理人員實現客服支持、商品目錄維護、供應商維護、分析統計等功能。

二、電商平臺的業務功能設計

（一）商城系統的審批業務流

作為平臺的核心功能系統，面向高校業務的電子商城與傳統電商相比，需從高校采購流程、固定資產管理及財務報銷實際要求設計考慮。業務流程具體設計劃分為認證登陸、提交訂單、經費負責人審批、職能部門審批、經費凍結、到貨驗收確認等階段。

認證登陸采取平臺接入學校統一認證方式，確保用戶個人信息安全性，同時保證平臺內跨系統間的數據一致性。經辦人選定商品后，選擇付款方式，系統設計統一結算及一單一結兩種方式，同時根據選填付款經費信息驗證經費額度是否滿足訂單金額需求，校驗通過后轉至經費負責人審核，可設置經費負責人授權經辦人辦理的功能跳過此步驟。對有采購計劃、立項審批要求的可增設職能部門的審批權限，完成后正式通過商城系統庫下單，并同步向財務系統發起與訂單等額的經費凍結操作，隨后開展線下送貨收貨業務。

經辦人驗收完成后，商城系統自動推送采購信息至資產系統及財務系統并生成待建賬設備信息及待結算信息，利用中間表技術完成數據傳輸。

（二）商城、資產、財務系統交互設計

商城系統與資產系統的交互，明確商城通過驗收產品向資產系統的推送規則，比如按照產品單價或產品歸類劃分為入固建賬類和材料耗材類兩種信息推送。資產系統對從商城接收的信息設置篩選確認功能，對于滿足建賬金額（比如大于等于1 000元或1 500元）但無獨立使用功能或耗損類產品可篩選劃為材料耗材類。入固建賬類信息應包括名稱、數量、規格、產品圖片等。其中屬于統一結算情況的，資產系統根據入固建賬類和材料耗材類資產定期（如每個月一次）反饋給商城系統，商城開具建賬類和材料耗材類的大類發票并推送給資產系統。

資產系統與財務系統的交互，對于使用人已確認轉固類別及材料耗材類資產，屬于統一結算情況的每月將大票信息定期推送至財務系統進行統一結算，屬于一單一結情況的實時信息推送至財務系統進行單獨結算。

財務系統與商城系統的交互，采購下單前經費額度的凍結及報銷完成后經費解凍功能，涉及經費信息的實時傳輸與獲取，如果資產系統不承載材料耗材類記錄功能，可由商城系統與財務系統直接建立中間庫完成發票傳送及結算功能。

三、平臺應用及算法設計

（一）商城系統的應用構建

商城架構支持移動端及PC端接入，系統應用層面分為以下幾個模塊：

訪問網站：基于學校采購歸口職能部門門戶打造，支持首頁界面、信息列表、通知推送、產品展示專區、學校用戶、供應商用戶的注冊登陸等。

產品庫建設：產品的種類和數量的多樣性是電商模式的核心，高校電商產品通常包括以下類別：行政辦公類、五金勞保、科研儀器、實驗室設備、化學試劑、辦公家具、低值易耗品等，按層級區分產品目錄。

采購功能：電商采購的主要業務操作區域，包括商品瀏覽界面、購物車、訂單管理、用戶地址發票管理、信用評價及價格監測等。

定制化接口：支持傳統電商采購功能以外的模塊開發，根據高校零星采購制度流程個性化差異進行獨立開發，比如比價、競價模塊，支持需求報送、在線報價、結果成交公示、合同管理等功能。

數據分析：針對全平臺的數據管理與統計分析，包括報表工作臺、歷史價格表、供應商業績表、信用評價記錄等。

基礎數據及設施：建設平臺基礎數據庫，包括項目庫、產品庫、供應商庫、訂單庫、中間庫等，基礎設施包括服務器操作系統（Ubntu Server）、數據庫服務器（Mysql）、應用服務器（Nginx）、網絡環境、存儲系統、安全系統、備份系統等。

（二）算法設計與分析

根據電商直采模式進行特點分析和算法設計，代替采購流程中需要人工審核的節點，同時根據不同高校零星采購制度規定及運行反饋情況調整參數或模型。具體算法包括：

1.計劃管控算法：商城系統與計劃數據對接，從采購經費類別、品目和數量、總額上進行多維校驗，實時預警分拆采購行為，防止限定時間段內、同一品目商品的采購額度超過學校規定限額。

2.聚合比較算法：針對不同供應商、不同來源商品，統一標準，聚合歸一，統一數據格式，對于同型號比價，同質比價，同價比性能，同質同價比服務，而對于不同來源、不同品牌、不同型號商品重要參數可比，聚合算法的數據表關聯如圖1所示。

3.報價加權算法：在保證商品覆蓋率前提下，監測不同電商網站產品報價，建立科學算法公式按采購價、出廠價、綜合電商、行業電商的不同加權計算市場均價，從而指導本平臺商品價格上浮區間。

4.價格溢出算法：對于供應商報價進行實時動態監控，確保供應商自營價格不高于本平臺電商報價，提供市場參考價，對于相同商品在本平臺價格高于供應商自營價格時采取預警、終止下單或下架的處理模式。

5.賬票審核算法：統一結算模式下擬報銷的采購項目通過商品屬性自動分類為建賬類及耗損類，并進行后臺校驗智能協助設備管理人員及財會人員進行入固和結算。

四、結語

以高效便捷、一站式服務為根本建設目標，以零星采購個性化功能為需求基礎，以智能程序輔助、大數據分析為先進技術手段，設計高校基于電商直采方式的業務流程、數據結構和系統功能，助力高校實現公開透明、增質提效的可持續采購。從電商模式的特有品控優勢、快速響應機制、供應商自有能力等重點考慮，構建適合高校制度機制的競爭平臺，從而滿足高校一站式采購需求，持續改善高校教職工用戶的采購體驗。

參考文獻：

[1]吳愛明.突破政府采購困境：行政改革與政府采購電子商城[J].中國行政管理，2015（7）.

[2]陳怡璇.國企采購電商化大勢已成[J].上海國資，2016（9）.

[3]何磬，吳冠儀.高校小額零星采購合同全過程管理[J].實驗技術與管理，2018，35（2）.

[4]張武威，曾天山，黃宇星.我國高校教育信息化重心轉移：從硬技術向軟技術創新[J].高等工程教育研究，2014（5）.

[5]蔣東興，等.高校智慧校園技術參考模型設計[J].中國電化教育，2016（9）.

基金項目：北京市高等教育學會技術物資研究分會2019年學術研究重點課題“基于電商直采的高校采購模式研究”（JSWZ201906）。

作者簡介：程 翔（1987—），男，重慶人，助理研究員，工學碩士，北京航空航天大學校園規劃建設與資產管理處招標采購管理辦公室主任，主要從事政府采購、合同管理研究。