淺談高校學院辦公室行政創新管理

程特立

【摘要】學院辦公室是組成高校事務管理的基層職能機構，充分發揮著承上啟下、聯結師生的中心樞紐作用。本文總結了現階段高校學院辦公室在行政管理上存在的三大問題，并就職工素質、管理制度、信息技術、工作思維4個方面提出了創新思考，從而實現對高校學院辦公室行政管理創新的探索。

【關鍵詞】高校;學院辦公室;創新管理

高校的發展以各個學院辦公室的發展為依托，辦公室是學院和師生間交互的重要橋梁，而學院辦公室的發展需要職員間的協調和配合。隨著我國高等教育的蓬勃發展，高校對辦公室的建設和管理有了更高的期望和要求，辦公室的服務水平和工作能力與高校的綜合管理、可持續性發展息息相關。創新，是發展的重要動力來源，因此，積極尋求辦公室行政的管理創新是高校健康運作的重要出路之一。

一、高校學院辦公室行政管理存在的問題

（一）職員素質仍需提高，主觀能動性不足。高校學院辦公室行政職員的素質包含以下幾點：業務技術、工作能力、管理水平、政治素質、工作作風等。一方面，如今許多高校學院辦公室職員存在“一人多職、一職多能”的現象，涉及事務范圍廣，缺乏系統性的業務培訓和理論學習。并且，職員來源十分多樣化，非行政管理對口專業出身的占絕大部分，辦公室職員自身能力呈現良莠不齊的現象，一定程度上制約了學院辦公室行政工作的高效開展;另一方面，職員工作意識薄弱，主觀能動性不強，常常處于被動接受任務和機械完成任務的工作狀態，缺乏對工作的深層次認識，長此以往，將阻礙工作效率和服務水平的提高。

（二）缺乏健全的現代化管理制度。隨著我國教育產業的深化改革，學校、學院專業和機構的一系列整改，各項職能的不斷專業化和細化，高校學院辦公室的具體工作內容也隨之發生改變。但現下高校學院辦公室仍然在使用舊結構、舊系統、舊制度來劃分工作崗位和定位崗位職能。沿用傳統老舊的處事方法論，職員無法對辦事過程做出總結歸納，無法使之提升至管理理論水平層面，難以形成科學高效的辦公室行政管理制度。陳舊的管理制度缺乏規范性和科學性，理應引入公平合理的考核機制和激勵獎懲機制來完善對職員的高效管理。現階段，職員存在推諉扯皮的不良現象，學院辦公室管理上一刀切的管理制度，使得職員工作興致較低，不愿主動創新，滿足于“完成工作即可”的低自我要求。如此的辦公室評價標準，抑制了職員在辦公過程中發揮個人主體能動性，同時也忽視了職員的個人發展需求，造成學院辦公室工作效率無法提高、工作方法無法靈活變通的局面。時間一久，恐會危及學院各項工作的服務質量和管理水平，對學院乃至高校的健康發展產生不良影響。

（三）信息化管理水平不高，智能辦公系統使用率偏低。隨著高新科技的迅猛發展，信息化應用系統已經遍及我們生活的角角落落。信息化、自動化工作和管理乃大勢所趨，許多高校引進了智能辦公系統，并且配備了一系列先進的辦公設備。然而，目前高校學院辦公室的信息化管理在職員中仍沒有做到完全的普及，職員缺乏相應的信息化操作技術，無法擺脫對傳統人工模式的依賴，同時缺乏相應的技術培訓和智能化管理知識的深化學習，從而使得智能辦公室的使用率偏低。一方面，辦公效率沒能得到有效提高，現狀與信息化社會發展的方向仍有差距;另一方面，智能設備長期處于閑置狀態，無形中造成資源浪費，提高了辦公室隱形成本。若職員們能熟練運用智能辦公系統平臺進行工作，改變落后低效的人工模式，那么學院乃至高校的整體辦公效率、服務質量及教學科研水平都會有顯著的提高。

二、高校學院辦公室行政創新管理策略

（一）提高職員綜合素質，實現團隊創新。職員作為辦公室的主體，其整體素質和業務能力從根本上影響了辦公室的辦公效率和服務質量。要實現學院辦公室的團隊創新管理，必須要提高職員綜合素質，從而實現辦公室各方面的整體性提升。首先，在招聘辦公室職員時，應將職員專業配置情況充分考慮在內，設定職員招聘時的準入門檻，確保辦公室有較好的整體素質能力和受教育水平。其次，學院辦公室是為各個職能部門、行政干部、院內師生服務的窗口部門，管理人員應強化職員服務意識，明確服務對象和服務內容，擺正職員的心態，堅持以人為本的核心理念。職員自身也應提升服務態度，在繁雜公務中仍然堅持飽滿的工作熱情，清晰的工作思路，仔細、耐心對待各項事務，盡自身力量創造條件為廣大師生做實事。同時，職員自身應具備不斷學習的意識。在新形勢和新要求下，職員應自覺抽出時間進行學習，明確自身職責定位，加深對辦公室事務的理解，了解并吸收國內外優秀、先進的工作理念和方法，豐富理論知識，完善理論結構，從而提升自我，激發出更多的工作潛能，進一步增強業務處理和組織協調的能力。職員們互相交流和學習，打造良好學習氛圍，從而調動辦公室整體的學習積極性，使學習成為工作的一部分。而學院也應加強對職員的教育和培訓工作，樹立明確的學習導向。定期開展學習和思想教育活動，對不同的崗位進行具體的、有針對性的專業性培訓，可結合信息化系統平臺，幫助職員提高自身業務能力。通過培訓，辦公室職員應具備一些基礎的技術能力，如：各類辦公軟件的熟練運用，遇事能展現較好的溝通協調能力，撰寫公文的文字寫作能力，處理學生心理問題的能力，以及思想上的職業道德約束等，并且在日常工作中能做到理論結合實際，靈活應用學到的理論知識。系統性的理論培訓，對全面提升職員的業務水平、服務質量、組織調配、全局性分析、突發性事件的應對等素質有極大幫助，可以實現辦公室團隊創新的目的。

（二）健全辦公室規章制度，實現制度創新。一套科學先進、合理規范的辦公室管理制度，是學院辦公室高效辦公的基礎。因此，要重視辦公室的規章制度建設，并根據形勢和要求的變化不斷進行更新以及完善。制定一份科學化、規范化、程序化的規章制度時，應考慮到各個辦公室工作內容的特殊性，綜合考量各方面因素，既要明確責任義務，又要發揮職員主觀能動性和激發創新潛能，確保職員辦事有章可循，有理可依。首先，應對職員的崗位和職責進行明確劃分。學院應根據各個崗位的特殊性，合理規范地制定崗位職責，將每項工作落實到個人，確保崗位到人，責任到人，避免出現職責和實際工作內容不相符合的現象，使辦公室每個職員能夠各司其職，使各項工作能在一個科學、高效的管理模式下井然有序地完成。其次，學院應建立合理的職員考評機制，在評價指標中突顯創造性、積極性、高效性等多種指標，從辦公業績、專業能力、工作作風以及思想品德等多方面對職員進行綜合考核和評價，充分展示每位職員在其工作崗位上的日常表現，實行優能優崗、多勞多酬，從而調動職員的積極性和創新性，同時也起到監督和約束其工作行為的作用，使得辦公室上下權責明確，紀律嚴明。再次，一個有效的激勵懲罰制度，能夠營造辦公室健康的競爭氛圍，從而增強辦公室職員的工作責任感及上進心，為其持續的工作熱情提供制度支持。學院依照辦公室職員的工作內容以及工作成果，給予有出色貢獻的職員相應程度的獎勵，同時對存在工作失誤的職員進行相應程度的懲罰，做到獎懲公平公正，合情合理，并隨形勢的變化及時調整，以此激發出職員的工作潛能，提高辦公室整體工作效能。

（三）依托信息化技術，實現管理創新。智能信息技術的全方面滲透，演化出新的生活方式和工作模式。將信息技術引入辦公室行政工作中，以人工智能技術和大數據為支撐，來實現科學化、信息化、智能化的辦公室管理創新。信息化的辦公室管理不僅能高質高效服務師生，實現無紙化辦公，還能宣傳部門成果，監督、掌握學院動態。學院可通過建立辦公室信息系統來普及信息化管理。職員通過規范的渠道來聯絡和獲取信息，進行信息的多向交互，這既保證了信息的規范性和一致性，避免了上傳下達時產生的信息偏誤，也保證了信息傳遞的高效性。在此基礎上，學院應不斷豐富信息系統服務內容，獲取更多師生的認同感，使其自覺操作使用信息系統，從而實現信息系統在職員和師生中的普及，進一步加深學院職工和師生間的交互聯動。為避免信息的失真，應對系統平臺上的信息進行甄別和篩選，避免錯誤信息對師生形成誤導，確保信息平臺能發揮其真正的作用和優勢。

（四）改善工作理念，強化思維創新。繁雜瑣碎的辦公室事務，使得職員將大部分精力投放到日常事務工作上，常常被動執行工作，長此以往，易形成墨守成規、因循守舊的工作理念，十分不利于辦公室行政創新管理的進行。在新時代背景下，辦公室職員應與時俱進、開放思想，不斷學習新的工作方式方法，在實際的工作事務中不斷完善自身理念，運用和強化創新思維。常言道“資源有限，創意無限”，創新思維是創意的重要前提。強化思維創新是現下高校普遍贊同的觀念。創新思維是高校為了實現發展目標、進行管理決策所應具備的一種科學思維方式。創新思維具有變通性、直覺性、批判性和多向性的特點，是智慧的升華，是人腦智力發展和高級層次活動的表現。創新思維是一種綜合性的思維，其中囊括了如邏輯思維、靈感思維、發散思維、形象思維等思維。具備思維創新能力的職員在遇到問題時敢于思辨、富于想象、善于思考，能夠提出新方法、新觀念，這樣的職員不會過早做出定論或者倉促行動，而是會先發散思維，再結合理論、實際進行工作。學院可以通過組織專家學者開展講座，對前瞻性理論知識以及相關案例進行講解和分析，讓辦公室職員在發現問題、產生興趣、進行聯想、發揮想象、結合實際、匯總成型的過程中學習、了解、掌握、強化其創新性思維，使其學會知識的融會貫通以及思維的發散整合，并且具備一定的思維牽引和處理能力。強化職員思維上的創新，能從根本上實現辦公室管理的創新，促使辦公室從傳統的執行型轉變為科學的開拓型，進一步保證學院辦公室在高等教育改革的大背景下持續健康發展。

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