公司科技檔案收集方法研究

朱津橋

【摘要】本文闡述了公司科技檔案的概念，提出了科技檔案與科技檔案收集之間的關系，分析了科技檔案收集的要求。筆者結合所在公司，就科技檔案的收集方法進行深入探討和研究，為提升科技檔案的收集質量，對科技活動中的重要環節和關鍵階段進行了梳理。

【關鍵詞】科技檔案;收集;要求;方法

公司科技檔案是公司科學技術檔案的簡稱，是公司全部科學技術研究活動的記錄和反映，是公司檔案的重要組成部分，在科學技術管理中占有重要地位，具有涉及范圍廣、數量大的特點，是公司的寶貴財富。科技檔案的收集是公司進行科技檔案管理的前提和基礎，如果沒有收集工作或收集工作不完善，就沒有完整的科技檔案和健全的科技檔案工作，所以公司要依法強化科技檔案收集工作，為科技檔案工作的發展奠定基礎。

一、科技檔案收集要求

科技檔案收集工作的基本要求是遵循科技檔案的形成規律，維護科技檔案的完整、準確、系統。這三者不僅是對科技檔案質量的一般要求，而且是整個科技檔案管理一系列工作的前提條件。沒有這個條件，一切工作都無法開展。

要想保證科技檔案的完整、準確、系統，僅靠喊口號是不夠的，必須有相應的、具體的措施。

二、科技檔案收集方法

（一）按照制度對科技檔案進行收集。以創業環保為例，公司在2016年修訂《檔案管理制度》，增加科技文件歸檔要求;2018年根據集團科技檔案管理及公司發展、機構設置等情況，再次修訂《檔案管理制度》，對科技檔案中基建項目檔案、建設項目設備檔案、科研課題檔案的卷內文件排列次序進行了規定。按照科技文件材料歸檔制度接收科技檔案，是公司檔案室收集科技檔案的基本方法。在通常情況下，科技管理部門，在一項科技活動告一段落或結束之后，應按照科技程序和歸檔制度，對科技文件材料進行組織整理或系統整理，如果公司規模較大、管理層次較多，建議由科技管理部門組織基層單位或相關部門按要求整理，如果公司規模較小，則可由科技管理部門按要求完成整理，并向檔案室移交。

（二）緊跟科技項目定方式、定內容進行收集。公司檔案室在收集工作中，應抓住科技項目不放，緊跟科技項目的進度。根據事先商定的歸檔方式和內容，適時進行收集工作，是公司檔案室收集科技檔案的重要方法之一。緊跟科技項目，是在了解和掌握本公司的科技工作計劃的基礎上確定的。為正確主動，要求公司檔案室走出去，提前同科技管理部門或計劃部門聯系，了解科技項目的安排情況，然后選定目標，緊跟不舍。定方式、定內容，即具體確定由誰負責歸檔，歸檔哪些科技文件材料，事先都要確定下來，落實到人。承擔一個科技項目，往往涉及幾個部門，他們分工各負其責，完成任務后，把形成的科技文件材料分別整理歸檔，故科技檔案的收集工作，所針對的收集對象不能是籠統的，而必須是把收集方式和內容落實到具體的部門及具體的人員身上，才有可能保證收集工作不落空。

（三）抓住重要環節和關鍵階段進行收集。為保證科技檔案收集工作的質量，只是按項目定方式、定內容仍是不夠的，還必須抓住科技項目的重要環節，即收集工作的最佳時機，才能為做好科技檔案收集工作提供保障。天津創業環保集團股份有限公司是一家擁有近30年污水處理專業運營經歷、強大科技研發能力及豐富建設管理經驗的上市公司。現以該公司為例：1.抓工程設計檔案。工程設計，由于工程項目規模大小不同，復雜程度不同，因而設計周期有長有短。對于中、小型工程設計文件，一般可以在設計工作結束之后一次收集歸檔。對于大型工程設計文件的收集，一般抓兩個階段：一是抓初步設計完成階段。工程的初步設計是在完成工作前期一切準備工作之后進行的。工程前期準備形成的科技文件，諸如工程項目立項有關文件、可行性研究報告、計劃任務書、工程選址文件及有關的批復文件等已經形成。當工程初步設計完成報經批準之后，公司檔案室應抓住這一時機，督促建設管理部門把初步設計及以前形成的所有科技文件材料及時收集歸檔。二是抓設計結束和總結階段。工程設計結束特別是進入設計總結階段，該項工程設計工作中該形成的科技文件材料已全部形成，這就為科技文件材料的收集歸檔工作提供了良好的條件。公司檔案室應充分利用這一條件，督促建設管理部門及時將應收集歸檔的科技文件材料全部收集起來。2.工程建設檔案。工程建設檔案，主要是指工程施工階段產生的與工程有直接關系的科技文件材料。如施工合同或協議、開工交工文件、工程質量保證性文件（各種施工記錄）、施工總結、竣工報告、工程決算、竣工圖及工程驗收文件等。對于這些科技文件材料的收集歸檔，最好的時機是抓住工程竣工報驗階段。因為，這時上述科技文件均已形成，可以一次收集齊全。3.設備檔案。設備檔案有幾種情況，應根據它們的特點，抓住關鍵環節，做好設備檔案的收集工作。一是同土建連在一起的設備。污水處理、石油工業等公司的設備，是隨土建工程施工進行安裝的，土建工程結束，生產設備也安裝完畢，并試車成功。當工程驗收時，連同設備安裝一并驗收，合格后一并交付使用。這些設備的檔案應同土建工程檔案一起整理，隨工程竣工文件一起收集歸檔。二是外購設備。外購設備檔案材料的收集主要抓兩個環節：（1）設備開箱驗收。設備開箱驗收，是對隨機文件材料收集歸檔的關鍵環節。經驗證明，這個環節抓不住，隨機文件就會散失。具體做法：設備開箱必須有檔案人員參加，由檔案人員按“裝箱單”逐一點收隨機文件，進行登記。然后，再借給設備管理部門使用。如果是外文文件，應由科技管理部門組織翻譯后，再行借出。（2）抓設備安裝、調試完畢階段。安裝、調試工作會產生安裝、調試記錄性文件和驗收文件，對這些文件，要在安裝、調試驗收合格并交付使用時，一次收集歸檔。這時借出的隨機文件也應一并收回。三是自制設備。自制設備是專用的非標設備。一般是自行設計，自行制造。對自制設備檔案的收集，不論開發研制如何復雜，周期如何長，關鍵抓住兩個環節：（1）抓樣機鑒定。樣機鑒定是新產品試制成功的標志。此時，新產品設計基本定型，該形成的產品設計文件及有關資料也已齊全完整，因此，合適科技文件材料整理歸檔和開展科技檔案收集工作的大好時機，一定要下力量切實抓好。（2）抓小批試制。在樣機試制成功的基礎上，安排小批試制，主要是完善工藝設計，進行工藝定型，形成新產品制造的全部工藝文件，同時，也起到進一步檢驗產品設計的作用，所以小批試制階段是收集生產工藝文件和產品設計修改文件歸檔的又一個重要時刻，也必須抓住不放。4.科研課題檔案。科研課題檔案在收集工作中應抓住以下兩個環節：一是抓年度總結。研究周期較長的科研課題，有時需要數年，因此，在進程中每年都制定科研計劃，而且每年都出階段性成果，所以，抓住年度總結這個環節，收集科研檔案是十分有利的。二是抓科研成果鑒定階段。科研成果鑒定階段，是收集科研的重要環節，一定要抓住不放。科研成果提交鑒定，說明此課題研究工作已經結束，該形成的科技文件均已形成，而且在科研成果提交鑒定時，其成套的科技文件均已經過系統整理，所以，科研成果鑒定階段是收集科技檔案的最佳時機。5.其他科技檔案。對于其他科技活動形成科技檔案的收集工作，可以根據每項科技活動及其科技文件形成的具體情況，選定收集工作的關鍵階段和最佳工作環節，做好科技檔案的收集工作。

三、結語

綜上所述，公司檔案管理部門應及時了解科技動向和動態，與科技管理部門、建設管理部門加強溝通，熱情地協助和指導相關部門做好科技文件材料的管理工作，盡量優化工作環境，對于搞好科技檔案收集工作是非常有利的。

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