事業(yè)單位檔案信息資源共享問題及解決措施

金國輝

【摘要】事業(yè)單位檔案信息資源共享有著十分重要的作用，而市場經濟的迅速發(fā)展給管理工作帶來較大的挑戰(zhàn)。本文針對事業(yè)單位檔案信息資源共享的重要性以及現(xiàn)階段存在的問題進行簡要闡述，分析科學的解決措施，主要目的是為了更好地提升事業(yè)單位管理工作質量，進一步促進其發(fā)展。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案信息;資源共享

通過對檔案進行有效的分析，能夠幫助有關部門進一步了解各個行業(yè)的發(fā)展歷程，并據此對其未來的發(fā)展進行研究與探討。因此，事業(yè)單位的檔案信息管理工作十分重要，為了促進其發(fā)展，了解其實際發(fā)展中的不足并改善和提高十分重要，能夠促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案信息管理的重要性

事業(yè)單位在帶動我國經濟發(fā)展方面有著重要意義，是發(fā)展社會經濟的重要保障。事業(yè)單位檔案信息資源管理工作的重要性是不可忽視的，能夠為行業(yè)的健康發(fā)展提供有效的指引，承擔著事業(yè)發(fā)展與經濟繁榮的責任。在發(fā)展過程中，進行檔案信息的有效管理可能會碰到各種各樣的阻礙，需要事業(yè)單位運用合理的措施進行完善，從而提供更好的服務。同時該工作擁有著先進的文化精神，不僅能夠將正確的思想融入各相關部門的發(fā)展歷程中，還能夠將各部門的關系進一步拉近，發(fā)揮其社會責任。隨著社會的不斷進步，各行各業(yè)為了不被市場淘汰，逐漸針對市場環(huán)境的變化以及自身的發(fā)展情況，進行一系列的改革，事業(yè)單位檔案信息資源管理的重要性逐漸凸顯，為了適應新時期的發(fā)展需要，將其存在的不足運用科學的措施解決，實現(xiàn)管理方法上的優(yōu)化是十分必要的。

二、事業(yè)單位檔案信息共享中存在的問題

（一）缺乏完善的管理體系。最近幾年，事業(yè)單位的工作逐漸引起了廣泛關注，但相關單位尚沒有制定健全的管理制度，使我國檔案信息共享管理工作存在諸多不足，沒有產生預期的效果。尤其在實際工作過程中，由于相關人員的管理形式落后，給后面監(jiān)督、審查等工作造成困難，嚴重阻礙了事業(yè)單位檔案信息資源共享工作的開展。另外，一些管理者為了壓縮時間，減少投入，沒有合理履行其義務與責任，使檔案管理工作的質量無法得到保證。因此，對事業(yè)單位進行管理體系的完善十分必要。

（二）人員問題。人員作為企事業(yè)單位發(fā)展的主導力量，同樣需要引起足夠的重視，但是在事業(yè)單位檔案信息資源的管理過程中，存在一些與人員相關的問題。一方面，由于部分工作者在市場經濟的發(fā)展過程中對于檔案信息管理方面工作的忽視，導致越來越多的管理人員漸漸失去工作的積極性，能夠持續(xù)留在其中發(fā)揮有效作用的管理人員越來越少;另一方面，很多相關檔案信息管理人員綜合素質不高，管理水平不能滿足要求，甚至很多員工在正式上崗前沒有參加過系統(tǒng)的培訓，無論是專業(yè)知識還是工作技巧都有待提升。

（三）硬件設備落后。雖然已經進入信息化時代，但是一些事業(yè)單位在檔案信息資源管理中依舊效率不高，主要原因是信息化技術的利用水平較低，甚至一些事業(yè)單位還在沿用傳統(tǒng)落后的信息資源管理方法，沒有對新技術的運用引起足夠的重視，即使購入新型的設備也常常處于閑置的狀態(tài)。另外，在檔案信息管理中涉及打印機、掃描儀等設備，由于過于陳舊落后，不利于文件的保存。因此，硬件設備方面的改善與處理工作成為制約事業(yè)單位信息資源共享發(fā)展的因素之一。

三、事業(yè)單位檔案信息資源共享問題的解決對策

（一）完善管理制度。事業(yè)單位在進行檔案信息資源共享工作的改進過程中，要明確職責所在，并將其作為核心，進行檔案信息管理工作的完善，而不是僅僅將所有的精力用于經濟本身的提高與自身的發(fā)展，并且在完善檔案信息資源管理制度工作方面要加大重視程度。例如，可以結合時代的發(fā)展與實際情況，積極開展相關的研究活動或是講座，為相關制度的制定以及完善工作創(chuàng)造有利的條件。要根據實踐經驗，不斷進行修正與改進。通過與有經驗人員的研究與探討，能夠有效提升檔案管理工作的效率和質量。同時各相關部門要積極配合管理人員整治不嚴格遵守紀律的問題，減少和避免其對整個事業(yè)單位的不利影響，將良好形象展現(xiàn)于大眾面前，得到員工的信任與支持。另外，在完善管理制度的過程中，管理人員要以身作則，在實現(xiàn)提升管理能力的基礎上，將發(fā)展的動態(tài)與思想傳達給所有員工，從而使管理制度能夠在新時期發(fā)揮作用。對于管理制度的完善工作，需要管理人員與事業(yè)單位兩方面的共同支持才可以達到目的，才能更好地促進其發(fā)展。

（二）激發(fā)人員工作潛能。發(fā)展事業(yè)單位檔案信息資源共享工作的重點在于培養(yǎng)其主體，也就是信息管理工作的實踐者——檔案管理人員。例如，對相關工作人員進行正確的引導與教育，開設相關的培訓課程，使他們認識到檔案信息資源共享工作在自身發(fā)展過程中的重要性，增強責任意識，轉換現(xiàn)有的一些錯誤思想。同時接受正確引導，在不斷的實踐過程中完善與學習，讓信息管理人員通過學習先進的思想與發(fā)展經驗，發(fā)揮出真正的價值。同時不但要將先進的管理思想充分掌握與傳播，還要在此基礎上對其管理方面進行了解與分析，從而保證在實際工作開展過程中，實現(xiàn)信息資源共享，便于工作任務的順利落實，能夠在達到目的的基礎上，團結起來，共同為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻力量。另外，要注重提升管理人員的行動力，為了不影響工作順利開展，需要保證管理人員的工作效率。當出現(xiàn)違反相關制度與規(guī)定的行為時，要嚴格進行處理或是制裁，使管理工作能夠繼續(xù)為相關部門的發(fā)展提供正確的指引。

（三）促進基礎設施建設。檔案具有重要的研究參考價值，因此，對于檔案信息的保管工作十分重要。要想實現(xiàn)這一目的，需要具備優(yōu)良的基礎設施，才能保障檔案能夠持續(xù)發(fā)揮其作用。為了加大事業(yè)單位檔案信息基礎建設的力度，需要在經費方面進行適當?shù)目刂?，也可以通過安排專門的人員負責該方面的支出管理，使硬件的增設與完善有序合理地進行。例如，在檔案室增設空調、除濕器、消火栓等設備以備不時之需。同時提升其防火、防蛀等能力，減少和避免發(fā)生不必要的損失，從而使事業(yè)單位的檔案管理工作更加規(guī)范，滿足國家的相關標準，提升檔案信息資源共享水平的同時，促進自身的發(fā)展，為記錄各個行業(yè)的發(fā)展奠定有效的基礎。另外，提升檔案室的信息化建設也十分重要，信息技術已經在各個行業(yè)中發(fā)揮出了重要的影響，對于提升相關工作的質量與效率很有幫助，在檔案信息資源共享中進行科學的利用，將有效促進事業(yè)單位檔案管理能力的增強，從而更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的社會價值，促進檔案管理的發(fā)展。

（四）提升檔案信息資源管理工作的靈活性。事業(yè)單位要想繼續(xù)發(fā)揮其社會職能，需要結合市場經濟的實際情況，進行體制上的靈活運用。而這一過程在時間與空間方面沒有明確的要求，并且無法實現(xiàn)有效的控制，也難以保證事業(yè)單位部門管理工作的順利發(fā)展，具有一定的風險，需要謹慎應用。因此，需要在這一階段適當融入管理工作，能夠為其管理方法的改革提供科學合理的指導，并幫助其通過明確發(fā)展目標，提升服務水平。靈活改善過程中，管理工作人員要了解主要思路，而各相關部門則要適時進行協(xié)同作用的發(fā)揮，促進其健康發(fā)展。因此，增強管理工作的適應性是十分必要的。另外，由于社會性質已經逐漸發(fā)生改變，與過去相比，要更加重視以人為本。提升管理工作的靈活性能夠有效促進工作的開展，從而為事業(yè)單位的長遠發(fā)展打下良好的基礎。

四、結論

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息資源共享工作對于社會的良性發(fā)展有著重要意義。因此相關管理人員應當加強該方面的重視程度，并針對現(xiàn)階段的不足，結合實際發(fā)展情況，運用科學的改進措施，提升信息資源管理工作的質量。與各相關部門共同努力，推進社會健康發(fā)展。

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