檔案精細化管理模式構建思路

趙哲

【摘要】本文從檔案的精細化管理模式構建意義展開分析，并以此為依據，提出創新精細化管理理念、明確崗位設計與流程設計、建立數據庫、提升檔案管理人員的綜合能力等措施。希望事業單位能夠編制長遠的發展目標，加強檔案的精細化管理和人員約束力，以提升檔案管理效率。

【關鍵詞】檔案;精細化管理;數據庫;崗位設計

事業單位檔案是在生產運行過程中，形成的資料、信息與數據記錄，能夠將事業單位的發展現狀展現出來。對于檔案管理工作來說，其不僅能夠記錄單位的各方面工作情況，還能夠為經營決策提供依據。相關領導與檔案管理人員要摒除傳統的管理理念，構建精細化的檔案管理模式。在融入先進信息化技術手段的同時，加快數據的傳遞與共享速度，避免不必要的風險問題發生，進而推動事業單位穩定發展。

一、檔案的精細化管理模式構建意義

（一）實現單位服務效能最大化。首先，精細化管理屬于現代化的管理理念，對事業單位的發展有重要的促進作用。但是，要想將精細化管理思想落到實處，就要利用事業單位的文化進行引導，保證單位內部思想與價值觀的統一。在強化文化建設工作的同時，建立高素質的人才隊伍，并且創設良好的工作氛圍，使員工能夠直觀了解自身的不足之處，明確檔案管理工作的使命，并且遵循和認同精細化管理思想，以不斷提升自身的綜合素質，積極將精細化管理思想融入其中，增強單位的向心力。

（二）促進事業單位可持續發展。事業單位在開展各項經營活動的同時，效益不僅僅是事業單位生存的關鍵部分，也是許多事業單位發展的核心。在競爭環境愈發激烈的背景下，事業單位要想獲得更多的發展機遇，就要從內部管理工作入手，逐步引入、強化精細化的運作模式，以提升檔案管理的效率。在事業單位的檔案建立和完善過程中，對事業單位的發展過程進行了客觀翔實的記錄，包括了大量的原始文件或過程性資料。因此，檔案管理人員能從檔案資料中獲取有價值的信息，并通過檔案價值理念進行解讀，服務于單位發展實際，從而進一步明確自身基本職責，最大限度地發揮檔案管理工作效能。

二、檔案的精細化管理模式構建思路

（一）創新精細化管理理念，明確崗位設計與流程設計。從事業單位的檔案管理工作分析，每一個管理環節都需要創新。因此，在事業單位的檔案管理創新過程中，要將精細化管理置于首要位置，并保證檔案管理創新工作的實施。現階段，事業單位在開展傳統檔案管理工作的同時，逐步向著網絡化與知識化的方向發展，體現著現代化、精細化的管理理念。我們通過對檔案管理精細化理論進行探究，還可以搭建具有鮮明特色的工作經驗交流平臺，從中發現工作中存在的問題。此外，由于事業單位檔案管理的業務流程比較復雜，檔案管理人員需要做大量的收集、整理、分類與編目、核對等工作。在形成檔案之后，逐步加強安全管理力度，為后續的檔案查詢提供方便。所以，應根據檔案管理的業務流程，做好崗位與流程設計工作。結合各個崗位的設計角色與任務，賦予員工相應的工作職責，并實施合理的績效評價。流程設計的主要含義就是將制度形式作為基礎內容，并利用信息化的管理模式，對各個檔案崗位的關系進行評估，強化過程控制工作，實行多個崗位之間的交流與溝通，逐步規范化檔案管理工作。

（二）創新管理模式，建立數據庫。事業單位在創新精細化檔案管理模式的同時，應當將建立檔案室作為核心內容，并且建立資料庫與治理庫等，實現電子檔案與實物檔案的融合。單位要明確檔案管理重點，采取多元化的管理方式。如組織檔案管理人員開展業務培訓，可以邀請行業專家舉辦講座或集中上網課，還可以采取集體專訪、培訓等形式，借鑒其他單位的優秀經驗和管理理念。在建立信息化檔案管理平臺的同時，要更加注重信息資源與材料的獲取，并且對檔案資源進行合理的利用，避免本末倒置，逐步實現規范化的管理目標。要創新檔案檢查評價機制，嚴格評估制度，設計專門量表，及時推廣先進的做法，把檔案管理中存在的問題上報單位領導，解決管理制度中的某些關鍵問題。在促進檔案管理模式創新的基礎上，需要將重心放在規范化檔案管理的過程中，結合現代化管理制度的需求，保障必要的管理資金。只有將必要的資金投入到檔案的數據完善與信息化研發過程中，才能有效發揮事業單位資金使用效益，逐步規范檔案管理制度。

（三）提升檔案管理人員的綜合能力，實現檔案信息資源精細化管理。事業單位的服務性、公益性屬性決定了它日常業務的非商業化運行模式，但作為社會主義市場經濟中的經營活動單元，必然反映市場經濟發展的基本特點和規律，集中體現社會發展過程中某領域內的內容。首先，為了凸顯檔案價值、實現單位職能市場化運行目標，需要在單位運營的價值體系中有計劃地將檔案信息進行透明化處理，通過各類媒體渠道合作，使更多受眾能夠了解社會進步與發展的情況，逐步實現事業單位的基本服務職能。實現此目標，就必須重視提升檔案管理人員的綜合能力，開發檔案應用課題，不斷拓展檔案管理人員的職業視界。其次，對事業單位的檔案管理工作進行研究分析，檔案管理人員就可以結合信息化檔案管理的內容，合理利用信息化技術與傳播技術，了解不同檔案管理崗位的基本工作特點。在此基礎上，了解檔案信息化管理的重心，明確各個崗位的基本職責，實現對員工工作行為的約束，并貫徹精細化的管理標準。檔案管理人員要不斷提升綜合能力，還要定期開展專項培訓，并明確員工的日常工作表現力。此外，還可以開展網絡安全管理能力、硬件監督與監察能力等方面的研究。最后，通過在事業單位內部建立局域網的形式，合理利用檔案信息化資源，可以使系統更加完善，突破各個部門之間各自為政的局限。還能增強業務部門與檔案管理部門的溝通與聯系，實現資源的共享互補與精細化管理，有效提升工作效率。

三、結束語

總而言之，新時代背景下，檔案的精細化管理工作逐漸成為事業單位的檔案管理需求。因此，相關的檔案管理人員要更加注重檔案精細化管理，提升自身的管理與服務意識，根據檔案管理的業務特點，做好崗位設計與流程設計工作，并立足于事業單位的實際發展情況，全面開展分析與調研工作，并形成健全的檔案管理體系。只有將事業單位檔案信息資源的效用發揮出來，才能為經營決策提供依據，進而提升事業單位的核心競爭力，使其能夠在多變的市場環境中站穩腳跟。

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