淺議事業單位人事檔案管理現狀及對策

馬琳

【摘要】在事業單位的經營管理過程中，檔案管理工作是涵蓋政治、服務以及管理的綜合性工作，在日常的工作中占據著重要的位置，同時也是事業單位各項工作開展的前提。事業單位檔案管理工作主要特點是保密性很強，政策性作為主導，專業要求很高。本文就事業單位人事檔案管理工作進行探討。

【關鍵詞】事業單位;檔案工作;人性化管理

目前，隨著社會經濟的進步，檔案在種類上明顯增多，同時也給事業單位檔案管理工作提出了更高的標準和要求，現代管理體制給檔案管理工作提出了一些新的思路，需要檔案工作人員在日后的設施和工作環境構建上不斷完善和改進，檔案管理工作的效率才能得到提升，檔案事業才能起到推動作用。在事業單位中，由于有大量的資料和文件需要妥善管理，若有丟失的情況會給事業單位造成很大的影響，為此，政府和相關部門要對檔案管理工作加以重視。本文針對事業單位檔案工作中的人性化管理進行分析，提出相應的解決措施，供日后參考。

一、檔案工作中的人性化管理分析

在檔案管理過程中，人性化管理是動態的，是一種全新的理念以及新的管理模式，主要的作用是調動工作人員的積極性。事業單位檔案管理工作，要體現尊重及信任，重點體現在三個方面：檔案工作人員的綜合素養、服務的質量以及獎懲制度。

事業單位檔案管理工作需要采用人性化的管理模式，不但能夠把各部門之間的關系有效促進，同時順應現代化的發展。另外，需要強化檔案干部的管理能力，提升整體的綜合素質，對檔案管理工作起到推進作用。現階段，事業單位不斷進行改革和創新，要體現以人為本的原則。尤其是檔案管理過程中，人性化的管理工作要堅持以人為核心，需要使用創新的管理模式，改革傳統的管理模式，實現管理目標。與此同時，需要構建檔案管理體系的獎懲制度，更好地約束檔案管理工作人員，在管理工作中提高工作的積極性。另外，人性化管理也稱柔性管理，管理模式主要是結合檔案干部的心理素質，要增加主觀的意識，按照具體的工作細分。檔案管理工作人員要提高個人素質，事業單位要結合具體的情況，針對上崗前以及業務進行培訓，要定期進行外出學習等，讓所有的檔案管理人員都有全新的服務理念，從說話辦事到業務能力都有所提升，要具備親和力，和群眾溝通起來更加沒有距離，才能從根源處將服務質量進行整體提升，讓檔案管理工作人員的綜合素質和專業業務都有所發揮，不但符合當下的發展，同時提升事業單位檔案管理創新力度。

二、事業單位檔案管理存在的現狀

（一）管理觀念落后。從檔案管理工作的發展現狀來看，存在較為嚴重的觀念落后問題，很多管理人員對檔案管理工作不夠了解，認識不到工作開展的重要性。這不僅限制了事業單位的發展，甚至對國家的經濟發展造成了不良影響。工作人員在檔案管理時，認為這一工作就是對單位文件進行保管，避免丟失即可，不能有效掌握這一工作的概念。在面臨單位領導檢查時，才不得不加強檔案管理設備和設施的運行管理。在這種情況下，事業單位的檔案管理工作變得效率低下，難以充分發揮自身的作用效能。

（二）管理技術落后。現階段，絕大多數事業單位在檔案管理工作中，沒有采用先進的技術，增加了工作量。主要的原因如下：第一，事業單位管理人員沒有加以重視，尤其在資金方面投入很少。第二，管理人員的專業技能相對落后，先進的設備和技術沒有掌握。

（三）事業單位檔案管理人員知識欠缺。目前，很多事業單位沒有專門負責檔案的管理人員，都是一些兼職的檔案工作人員，之前沒有接觸過檔案管理工作，對檔案管理工作的認識程度不高，都是零基礎，一些檔案管理工作的相關規章制度了解不透徹。針對事業單位派下來的檔案管理工作人員，之前沒有接手過正規或者系統的檔案管理知識點的培訓和學習，都是通過在工作中不斷學習，導致管理工作出現了很多的不規范，檔案管理的標準沒有按照國家的相關規定收集、保管和存檔等，給日后檔案管理工作帶來不利的影響，給后續信息化和檔案管理工作帶來不少的困難。

（四）事業單位檔案管理設備陳舊。現階段，很多事業單位管理層針對檔案管理工作有所忽視，不太關注，造成檔案管理在設備上非常落后，有的地區在設備方面只有電腦、打印機等基礎設備。另外，絕大多數事業單位在檔案的保存環境上沒有達到標準，傳統的紙質檔案存放出現了很大的問題，大量的紙質檔案在收集和整理的過程中出現了材料丟失、信息不完整、紙面破損等情況。

三、事業單位檔案工作中的人性化管理方法

（一）改變管理理念。檔案管理過程中，要將管理觀念進行改變，這是目前事業單位檔案管理最需要創新的一項內容，要將傳統的檔案管理進行分析和研究，同時要按照實際情況針對檔案進行管理。利用人性化管理后，管理的重心要以人為本，讓檔案管理工作真正落地。

（二）優化工作環境。檔案管理工作中，最重要的一項工作就是針對工作環境采取有效優化。在舒適、健康的環境下進行工作，不僅使工作人員身心愉悅，同時工作效率大大提高。工作環境的優化有兩個方面：內部環境以及外部環境。一般情況下，內部環境主要是思想上改變，外部環境是指工作環境的改善，同時需要加入先進的設備等，更好地服務檔案管理工作。

（三）改進歸檔方式。檔案管理工作的有序開展，主要是受歸檔方式的好壞所影響的。人性化檔案管理工作中，針對歸檔的方式要進行完善和改進。由于事業單位信息在內容和形式上都比較多，同時比較豐富，如果在工作中還使用傳統的歸檔方式，不但歸檔效率大大降低，同時給檔案的管理工作帶來一定的影響。采用人性化管理模式，大大降低了歸檔工作的難度。例如，針對人事檔案管理，要將個人的信息進行完善，保證員工所填寫的內容都是準確的，要讓人事檔案的作用發揮出來，推進檔案管理工作有效進行。

四、結語

本文對事業單位檔案工作中人性化管理的方法進行解析，在信息時代背景下，檔案管理工作和人們生活有著十分緊密的關系，但是檔案管理存在很多問題，為此，要想將檔案管理中存在的問題有效處理和解決，需要將檔案管理工作理念不斷進行創新和改進，在人性化的前提下，營造一個科學合理的檔案管理觀念，同時要在管理模式上進行調整，要根據實際的工作環境進行改變，管理人員的思想也要調整，保障事業單位檔案管理工作有序開展。

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