談ERP系統環境下民營企業的內部控制

摘要：隨著計算機的普及，信息化、大數據、云技術等新產業的興起，ERP系統已成為實現企業經營戰略不可缺少的重要工具。民營企業大部分都實施了ERP系統或者正在開展ERP系統建設，但很多民營企業只應用了整個ERP系統的部分模塊，如銷售系統模塊、成品庫管理模塊、原材料倉庫管理模塊、工資管理模塊、財務記賬模塊等;其他如工資管理模塊、原材料倉庫模塊、生產制造系統模塊、人事管理模塊、研發管理模塊等均未上線，嚴重影響了ERP系統的使用效果。本文闡述了民營企業實施ERP系統的前提條件，分析了實施ERP系統對內部控制的重要意義，探討了實施ERP系統加強內部控制過程中存在的問題，并給出了解決對策。

關鍵詞：民營企業;ERP系統;內部控制

一、概述

（一）內部控制的概念

現代企業管理中的內部控制是由內部牽引發展而來，其在對企業內外部環境進行評估的基礎上制定規章制度，并采取相關措施保證規章制度執行，以保證企業合法健康發展和資產安全，促進企業發展戰略目標實現，是企業管理的重要工具之一。

（二）ERP系統的概念

ERP系統建立在信息技術基礎上，以企業的相關內部控制制度為基礎，是一種集銷售、采購、制造、成本、財務、服務和質量等管理功能為一體，以市場需求為導向，各業務流程為紐帶進行搭建的管理系統，該系統在建設過程中，能夠健全企業內部控制制度，優化企業各項信息流、業務流、資金流等，最終為企業發展服務。

（三）實施ERP系統的前提條件

我國大部分民營企業帶有家族企業的特點，隨著企業的不斷發展，其缺點也日益突出，有些甚至成為企業發展的瓶頸。民營企業不重視企業的內部管理制度建設，內部的控制監督制度更不健全，有的民營企業雖然請專家制訂了相關的內部管理制度及內部控制制度，但沒有強化落實，形同虛設。在這種背景下盲目實施ERP系統，只能停留在操作層面，無法真正使ERP系統為內部管理控制服務。

管理規范是實施ERP系統的必要條件，也是企業管理改革的重要內容。民營企業在實施ERP系統之前，需要全面調研企業經營管理的真實情況，以計劃與控制為主線，以系統化的管理思想為核心，結合本行業市場環境以及企業產品經營特點，消除生產經營管理中人為的無效的勞動和資源，重點篩選出適合本企業經營管理、和內部控制的模型，重新梳理設計企業的信息流、物流、資金流、內部控制點，構建出適合本企業發展的ERP系統模型。只有這樣再付諸實施的ERP系統才能真正起到優化流程，快速反應風險警示的作用，才能服務于提高企業競爭力的目標。

二、實施ERP系統對完善民營企業內部控制制度的重要意義

在實施ERP系統的過程中可以重新整理企業的組織結構，使企業的組織結構趨于扁平化、標準化、固定化，原有的手工作業流程被高度自動化取代，相應冗余的手工內控環節被刪減，隨之也杜絕了人為的主觀因素對內控制度的影響，限制了民營企業家族式管理控制的主要弊端。

ERP系統將企業的整個生產經營管理活動分解為若干管理功能模塊，全面貫穿企業供應鏈、信息鏈和價值鏈等;ERP管理系統建立在信息技術上，具有信息共享功能，且能夠多途徑查詢，這樣使企業數據傳遞便捷高效;具有大數據批量統計、分析功能，能為快速準確地為高級管理層的決策提供有價值的數據支持;專業人員能夠從ERP系統及時提供的各種復雜的、大量的數字中挖掘企業潛在的風險點控制點，就內部控制中存在的問題，開展風險評估，實現科學監督，制定防控措施，有效規避風險，進而修整完善內部控制制度。ERP系統能真正將企業財務處理與業務處理有機結合起來，成為內部管理及控制制度與人交流的界面。

ERP系統實施過程中，可以依據內部控制找出生產經營管理各個環節的控制點、設置好控制方法，通過對業務流程的關鍵控制點的權限授權，實現了不相容職務相分離等內部控制制度，所以說ERP系統是企業內部管理、控制制度實現的載體;逐步成熟的ERP系統會不斷地融入企業內部管理控制度中，從而實現內部控制的作用與價值。

ERP系統的成功實施，有利于對企業整個業務流程的所有環節進行有效管理，實現對企業動態控制和各種資源的集成，能更加完善優化管理，同時也為電子商務奠定了基礎，只有信息化的管理才能實現真正意義上的決策科學化。

三、實施ERP系統加強內部控制過程中存在的問題

（一）企業工作流程尚未規范，員工的崗位權限設計不完善

企業實施ERP系統時，企業的組織架構與人工操作時期會略有變化，但很多企業事先未重視對組織架構進行系統化地調整，使得企業實施ERP時的工作流程及工作方式與組織架構不匹配，導致部分員工產生不適應心理，甚至是抵觸情緒;工作流程未按組織機構做標準化的調整，使得某些相同數據產生多重來源，需浪費更多的時間核對數據。由于工作流程的變化引起內控需求也會發生變化，但內控相關人員的操作權限未進行科學嚴謹地重授權，出現不相容職務未分離的問題，甚至給不具有數據修改、刪除權限的人員賦予了修改、刪除的權限，讓不具有訪問數據權利的人員可以進行數據訪問，導致公司數據外泄，且容易滋生企業員工舞弊現象。

（二）企業缺乏防范意識，內部控制風險增加

ERP系統環境下信息技術的運用雖然大大提高了工作的時效性和準確性，但企業仍不能在內部管理上放松對ERP系統會產生新風險的警惕，不能諸事依賴于ERP系統。雖然ERP系統是建立在信息系統基礎上的先進的管理控制平臺，其最終還是要通過企業管理者來規劃、操控，需企業員工操作而完成的;ERP系統并不能自動地識別出系統以外的虛假信息，所以如果防范意識減弱，會讓企業面臨經營風險。

（三）網絡系統的固有風險引發了新的信息安全問題

由于ERP系統是通過軟件和互聯網技術來實現的，而互聯網、計算機軟件都存在可能遭受黑客攻擊、病毒的侵害、非法的訪問等網絡風險，容易造成信息資料泄露。且網絡偶爾會出現瞬間的故障，如果沒有紙質的憑證可能會造成數據的丟失，即使有紙質的憑證，如果數據丟失，也會使相關人員承擔重新補錄的繁重工作。以上任何一種情況的發生都會給企業造成嚴重損失。

四、ERP環境下民營企業加強內部控制的對策

（一）規范業務流程，明確權限責任

在實施ERP系統前，應遵循企業內控制度，針對企業內部業務的真實情況，按照ERP系統信息技術的特點對業務流程進行必要的合理的標準化調整，只有規范化的業務流程才能確保科學地劃分各個部門的工作崗位，分清每個崗位的主體責任人、執行人等，明確主體責任人、執行人的義務、權利及其安全風險防控;避免業務重疊，保證不相容職位相分離。企業還應把每個崗位的工作職責和權限整理成小冊子，并落實到每位員工的操作過程中，最后在日常的人機交流中不斷完善企業業務流程和崗位權限責任。

用戶的權限設置的科學與否直接關系到整個系統能否高速嚴謹地運，因此，崗位職責明確后，應根據各個控制點的要求，在ERP系統里合理地設置每個用戶的操作權限。首先要設置每個用戶的操作范圍，在一定的操作范圍內再設置錄入、查詢、修改權限及審核、刪除等權限。應規定所有的單據都要審核才能轉到下道流程，審核過的單據不能修改，已經生成憑證的原始單據不能撤銷審核等。只有科學嚴謹的權限設置才能杜絕企業信息的泄露和人為的舞弊行為。

（二）提高ERP風險意識，制定風險的應對措施

首先，通過學習與培訓，提高操作人員專業知識，使人為信息采集錯誤降到最低，使審核人員對數據信息的核實更專業更精準，保證初始資料的真實性、唯一性，以免出現信息漏洞，給企業造成不必要的損失。

其次，通過多渠道的講座、交流培訓，提高關鍵崗位人員的綜合業務素質及專業水平，提高員工風險防范意識，通過專業手段監督保證賬實相符、賬賬相符、賬表相符，保證數據正確、完整、合理、合法，為內部控制制度的執行提供堅實的基礎。

最后，企業管理者要樹立與時俱進的概念，ERP系統、內部控制制度都是不斷發展完善的，要不斷地發現問題、解決問題，以發揮ERP系統在內部控制中的作用。

（三）健全網絡風險控制制度

通過設置有效物理防火墻、安裝殺毒軟件，起到攔截源頭病毒入侵，嚴格保護初始數據錄入電腦安全的作用，如果需要可以對操作員電腦進行內、外網隔離，以有效的控制病毒入侵。每天做好數據的備份留存，每月再進行硬盤數據備份。定時、不定時地對服務器系統及系統數據庫進行檢測、查詢，以便及時發現問題并解決問題，杜絕網絡風險的發生。

五、結束語

企業內部控制管理制度是ERP系統開發建設的基礎，ERP系統是內部管理控制的具體表現形式。兩者密切聯系，具有相互協同、相輔相成的關系。ERP系統提高了內部管理控制數字化程度，優化了企業內部控制環境，同時ERP系統作為計算機軟件也有自身固有的風險。企業應該在遵守企業內部控制制度前提下充分發揮ERP系統在企業發展過程中的作用，以實現企業的價值最大化。

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作者簡介：

王賽琴，樂清一線會計代理有限公司。