簡(jiǎn)論機(jī)要文書檔案管理工作的優(yōu)化策略

黃蓓

摘要：機(jī)要文書檔案是機(jī)關(guān)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作，也是機(jī)關(guān)單位重要的信息資源，因此為了發(fā)揮機(jī)要文書檔案的功能作用，本文闡述了機(jī)要文書檔案管理的基本原則，對(duì)機(jī)要文書檔案管理存在的主要問(wèn)題及其優(yōu)化策略進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：機(jī)要文書檔案;管理工作;原則;問(wèn)題;優(yōu)化策略

機(jī)要文書檔案管理對(duì)于提升機(jī)關(guān)單位管理能力具有重要作用，但是由于各種原因的影響，導(dǎo)致其存在諸多問(wèn)題，因此為了保障機(jī)要文書檔案管理的有效性，以下機(jī)要文書檔案管理工作的優(yōu)化策略進(jìn)行了探討分析。

一、機(jī)要文書檔案管理工作的基本原則

機(jī)關(guān)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的組成部分，其檔案是機(jī)關(guān)單位所有信息的匯聚地，其中機(jī)要文書檔案管理工作非常重要，因此必須在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進(jìn)行管理：一是規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即機(jī)要文書檔案管理方法應(yīng)該規(guī)范、靈活，在遵循相關(guān)規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實(shí)用性;二是職責(zé)、權(quán)益兼顧原則，即機(jī)要文書檔案管理制度中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及工作人員的工作職責(zé)及權(quán)益都有明確的范圍確定，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理的紕漏問(wèn)題，能公平處理和責(zé)任到人;三是靜態(tài)、動(dòng)態(tài)相結(jié)合原則，即機(jī)要文書檔案管理要在保持其科學(xué)穩(wěn)定的同時(shí)與時(shí)俱進(jìn)，與國(guó)際接軌，在時(shí)代發(fā)展的大背景下創(chuàng)新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

二、機(jī)要文書檔案管理工作存在的主要問(wèn)題分析

1.管理質(zhì)量問(wèn)題。由于機(jī)關(guān)單位管理者和決策者存在對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的不足，特別在機(jī)要文書檔案隊(duì)伍建設(shè)上和檔案管理體系完善上還存在顯著的問(wèn)題，這既不能確保機(jī)要文書檔案工作的有序進(jìn)行，也制約了機(jī)要文書檔案管理質(zhì)量。并且在檔案管理工作中還存在考核不嚴(yán)、考評(píng)不系統(tǒng)、管理鏈條缺乏等一系列問(wèn)題，導(dǎo)致機(jī)要文書檔案管理工作失去質(zhì)量體系的評(píng)價(jià)，難以實(shí)現(xiàn)機(jī)要文書檔案管理工作的質(zhì)量目標(biāo)。

2.安全性問(wèn)題。機(jī)要文書檔案存在大量的涉密信息，在國(guó)家檔案法和信息安全法上都有著對(duì)檔案安全的嚴(yán)格規(guī)范和準(zhǔn)確定義，但是由于機(jī)要文書檔案管理上的疏失，機(jī)要文書檔案工作存在安全性問(wèn)題。一方面在機(jī)要文書檔案信息涉密環(huán)節(jié)沒(méi)有系統(tǒng)地檢查、分類和判定，導(dǎo)致機(jī)要文書檔案涉密信息的泄露;另一方面在機(jī)要文書檔案管理總沒(méi)有規(guī)范進(jìn)行解密工作，不能全面地發(fā)揮出機(jī)要文書檔案資料的資源和優(yōu)勢(shì)進(jìn)而產(chǎn)生檔案工作的遲滯、低效和延誤。

3.利用問(wèn)題。傳統(tǒng)機(jī)要文書檔案管理工作只講求工作的規(guī)范、環(huán)節(jié)和要求，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)要文書檔案資源的深度開(kāi)發(fā)和系統(tǒng)利用，出現(xiàn)了機(jī)要文書檔案資料劃分粗略、信息分類模糊、管理工作落后、數(shù)字資料和信息安全性不足等一系列問(wèn)題，不能形成新時(shí)期機(jī)要文書檔案管理的新基礎(chǔ)和新平臺(tái)，嚴(yán)重影響機(jī)要文書檔案工作基礎(chǔ)性地位的體現(xiàn)，甚至可能在資源開(kāi)發(fā)和利用中形成了阻礙和遲滯作用。

三、機(jī)要文書檔案管理工作的優(yōu)化策略

1.提高機(jī)要文書檔案管理質(zhì)量水平。從質(zhì)量生成、評(píng)價(jià)和監(jiān)督方面上看，新時(shí)期機(jī)關(guān)單位要強(qiáng)化檔案管理的質(zhì)量意識(shí)和質(zhì)量水平。要在組織層面進(jìn)行機(jī)要文書檔案管理結(jié)構(gòu)的調(diào)整，真正協(xié)調(diào)相關(guān)部門和相關(guān)資源將建設(shè)高質(zhì)量機(jī)要文書檔案管理工作體系落實(shí)在實(shí)實(shí)在在的工作至上。同時(shí)要以質(zhì)量管理作為前提，以提升機(jī)要文書檔案管理品質(zhì)為目標(biāo)建立起管理質(zhì)量體系，覆蓋機(jī)要文書檔案管理的方方面面，為管理質(zhì)量的提升提供組織和管理基礎(chǔ)。在管理工作中要形成質(zhì)量控制體系，從考核與考評(píng)、反饋與激勵(lì)等主要環(huán)節(jié)入手，全方位確保機(jī)要文書檔案管理實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值、質(zhì)量目標(biāo)。

2.保障機(jī)要文書檔案管理的安全性。機(jī)要文書檔案管理首先要從保密法、檔案法、信息安全法的層面入手，準(zhǔn)確而全面地理解機(jī)要文書檔案安全的定義、范圍和要求，要立足于機(jī)要文書檔案管理的實(shí)際進(jìn)行安全教育和普及工作，現(xiàn)實(shí)性地提升機(jī)要文書檔案管理的安全性。一方面，要強(qiáng)化機(jī)要文書檔案資料的審查工作，嚴(yán)格實(shí)施檔案信息的判定、分類、控制和使用，形成更大范圍和更多維度的機(jī)要文書檔案安全保證機(jī)制和優(yōu)化途徑，確保機(jī)要文書檔案資料和信息的安全。另一方面，要妥善做好機(jī)要文書檔案資料和信息的解密工作，以保密法和檔案法的相關(guān)規(guī)定為前提，遵從機(jī)要文書檔案資料保密的時(shí)限要求，在合理合法的前提下準(zhǔn)確地將過(guò)涉密期的機(jī)要文書檔案信息予以公開(kāi)，進(jìn)而利用好機(jī)要文書檔案資料的價(jià)值和功能。

3.做好機(jī)要文書檔案的利用工作。新時(shí)期機(jī)要文書檔案管理工作必須要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)資源的開(kāi)發(fā)和利用，要立足于機(jī)要文書檔案管理傳統(tǒng)工作模式和組織體系進(jìn)行變革，從檔案信息分類、組卷形式劃分、編目系統(tǒng)調(diào)整等方面入手，開(kāi)發(fā)出機(jī)要文書檔案管理的新時(shí)期新方法和新優(yōu)化途徑，做到對(duì)機(jī)要文書檔案資源的有效開(kāi)發(fā)，形成機(jī)要文書檔案資料新的功能和作用。此外，在加工和利用檔案資源的過(guò)程中要借用數(shù)字化技術(shù)，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全和實(shí)質(zhì)安全的需要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的歸類、存儲(chǔ)和加工在提升機(jī)要文書檔案安全性的前提下進(jìn)一步增加機(jī)要文書檔案資源的利用效率。

4.合理運(yùn)用信息化管理手段。機(jī)要文書檔案管理要立足于方式、手段、體系的創(chuàng)新，要以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的全面應(yīng)用作為平臺(tái)，通過(guò)信息化建設(shè)不斷提升機(jī)要文書檔案管理的工作效率和強(qiáng)化機(jī)要文書檔案管理的工作質(zhì)量。機(jī)關(guān)單位要建立數(shù)字化的檔案信息收集和整理管理平臺(tái)，通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)提升機(jī)要文書檔案資料的全面性、系統(tǒng)性和實(shí)效性。機(jī)要文書檔案工作和管理環(huán)節(jié)中應(yīng)該廣泛引入計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等高新科技信息設(shè)備，力爭(zhēng)早日實(shí)現(xiàn)機(jī)要文書檔案的數(shù)字化，進(jìn)而建立起高效率的機(jī)要文書檔案管理平臺(tái)和載體。機(jī)關(guān)單位還應(yīng)該著眼數(shù)字社會(huì)和信息社會(huì)建設(shè)的大目標(biāo)在檔案管理工作中應(yīng)不斷提升資料和信息的共享性，推進(jìn)機(jī)要文書檔案管理實(shí)現(xiàn)更全面、更系統(tǒng)、更有效的目標(biāo)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，機(jī)要檔案管理作為機(jī)關(guān)單位管理工作的重要內(nèi)容，其不僅與機(jī)關(guān)單位內(nèi)部高效運(yùn)行之間有著密切聯(lián)系，同時(shí)還直接決定了機(jī)關(guān)單位的高效發(fā)展，因此對(duì)機(jī)要文書檔案管理工作的優(yōu)化策略進(jìn)行分析具有重要意義。

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