化工企業(yè)檔案管理存在的問題及創(chuàng)新思路

賀婧

關(guān)鍵詞：化工企業(yè);檔案管理;存在的問題;創(chuàng)新思路

對檔案進行高質(zhì)量、高水平的管理，是當(dāng)前保證化工企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要手段之一。面對繁雜的檔案，對其進行分類、整理最后儲存，是化工企業(yè)檔案管理工作的主要流程。在這些環(huán)節(jié)工作進展過程中，無論是哪個環(huán)節(jié)或者是細節(jié)出現(xiàn)疏忽，就有可能釀成大禍。檔案是化工企業(yè)總結(jié)成功經(jīng)驗、失敗原因的重要依據(jù)，同時也是化工企業(yè)制定適合自身發(fā)展戰(zhàn)略性方案的重要參考依據(jù)。因此，化工企業(yè)在檔案管理工作進展過程中，需要不斷尋找自身問題，并及時制定創(chuàng)新的改進思路，從而為化工企業(yè)的穩(wěn)定、健康發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

1 化工企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.1 淡薄的檔案管理意識

淡薄的檔案管理意識是當(dāng)前化工企業(yè)檔案管理工作進行中的主要問題，不僅會導(dǎo)致檔案管理人員怠慢檔案管理工作，同時還會使檔案管理人員意識不到檔案工作對化工企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要程度，從而導(dǎo)致檔案管理工作中諸多問題的出現(xiàn)[1]。另外，化工企業(yè)檔案管理工作進展過程中，有些管理人員對檔案工作沒有充分的認識，同時企業(yè)也缺乏相應(yīng)的監(jiān)督檢查機構(gòu)，最終導(dǎo)致化工企業(yè)檔案管理工作的實際質(zhì)量及效率與理想狀態(tài)嚴重不符，嚴重限制了化工企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。

1.2 不完善的檔案管理機制

不完善的檔案管理機制，檔案人員在檔案管理工作中沒有規(guī)范的工作要求，最終導(dǎo)致檔案管理人員隨意工作。由于每位檔案管理人員的工作風(fēng)格不同，很容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)錯誤的分類，這是導(dǎo)致后期檔案“丟失”的重要原因之一。另外，有些化工企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)不符合當(dāng)前企業(yè)對檔案管理的工作要求，從而導(dǎo)致檔案管理工作水平低，常常出現(xiàn)核心檔案資料整理不全現(xiàn)象，難以為企業(yè)制定發(fā)展規(guī)劃提供正確的參考數(shù)據(jù)。

1.3 檔案歸檔質(zhì)量不達標(biāo)、整理過于單一

在檔案歸檔過程中，應(yīng)當(dāng)對每個部門及科研人員提交的檔案進行嚴格核對，隨后在進行檔案整理、分類及儲存[2]。但是，在檔案歸檔過程中，一旦不能有效控制檔案上交質(zhì)量就會導(dǎo)致諸多問題的出現(xiàn)。最常見的問題為檔案不全，內(nèi)容不準確等。另外，再加上檔案管理人員不能透徹領(lǐng)悟檔案規(guī)章制度，就會導(dǎo)致在一些檔案疑難問題處理方面出現(xiàn)模棱兩可的現(xiàn)象，這是導(dǎo)致檔案歸檔工作中，檔案不健全、缺少核心資料的主要原因。另外，化工企業(yè)在檔案歸檔過程中，對一些科研的整理過于單一，且沒有及時對其中的核心數(shù)據(jù)信息進行記錄，在后期調(diào)取檔案時，出現(xiàn)無效數(shù)據(jù)或者數(shù)據(jù)不健全問題。

2 化工企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思路分析

2.1 提升對檔案管理工作的重視程度

為加強化工企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量、提升檔案管理工作水平，首先化工企業(yè)需要詳細分析當(dāng)前在檔案管理方面出現(xiàn)的問題，并制定具有針對性的解決策略，從而為促進化工企業(yè)檔案管理工作高質(zhì)量、高標(biāo)準要求行進[3]。其次，提升化工企業(yè)檔案管理人員對檔案管理的重視程度，可以定期開展相應(yīng)的宣傳活動，讓檔案管理的質(zhì)量好壞直接決定化工企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展快慢的這一意識在檔案管理人員心中根深蒂固。最后，化工企業(yè)的檔案管理工作不僅是化工企業(yè)總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗、總結(jié)發(fā)展過程中出現(xiàn)的錯誤思想的核心參考數(shù)據(jù)，同時還是化工企業(yè)了解自身發(fā)展情況、在社會中的地位及制定戰(zhàn)略性發(fā)展目標(biāo)的核心依據(jù)。只有提升對檔案管理工作的重視程度，嚴格的管理制度及發(fā)展體系才能夠保證化工企業(yè)檔案管理工作的高質(zhì)量、高水平進展，才能更好地為化工企業(yè)的穩(wěn)定、健康、持續(xù)發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)保障。

2.2 科學(xué)、合理地設(shè)置檔案管理機制

科學(xué)、合理的檔案管理機制是保證化工企業(yè)檔案管理工作穩(wěn)定進展的核心依據(jù)，同時也是檔案管理人員規(guī)范工作的重要支撐[4]。化工企業(yè)在制定檔案管理制度時，一定要嚴格根據(jù)最新頒布的《檔案法》中的相關(guān)規(guī)章條例，結(jié)合公司的實際情況，設(shè)定專門的檔案管理監(jiān)督檢查機構(gòu)，對工作不積極、不認真的檔案管理人員給予一定的懲罰。對于多次懲罰過后仍然不改進者，考慮調(diào)部門或者將其開除。另外，高素質(zhì)、高專業(yè)能力的檔案管理人員是檔案管理工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)部分，所以化工企業(yè)需要針對檔案管理人員的綜合專業(yè)素質(zhì)水平，定期參加專業(yè)知識講座活動，也可以不斷招募專業(yè)綜合素養(yǎng)高的檔案管理人才，從而大幅度提升化工企業(yè)檔案管理部門的整體專業(yè)水平。最后，所設(shè)定的檔案管理機制，一定要保證能促進化工企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，并且符合化工企業(yè)當(dāng)前對檔案管理工作的相關(guān)要求，從而最大程度地促進化工企業(yè)經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 提高化工企業(yè)檔案歸檔的質(zhì)量標(biāo)準

提升化工企業(yè)檔案歸檔質(zhì)量，有助于促進后續(xù)檔案管理工作的穩(wěn)定。在檔案實際歸檔中，需要嚴格根據(jù)相關(guān)法律章程制度，并將檔案歸檔各個環(huán)節(jié)的細節(jié)責(zé)任進行明確劃分，做到出現(xiàn)問題能第一時間找到責(zé)任人，從而大幅度提高檔案歸檔質(zhì)量，保證檔案歸檔工作順利進行[5]。另外，針對化工企業(yè)檔案歸檔相關(guān)要求，科學(xué)、合理地制定規(guī)范的工作路程方案，從而為歸檔工作各個環(huán)節(jié)提供規(guī)范性的操作規(guī)范及注意事項，保證檔案歸檔工作具有較強的秩序性。化工企業(yè)為了最大程度地提升檔案歸檔質(zhì)量，在相關(guān)檔案收集整理之前，監(jiān)督機構(gòu)就需要介入工作，并且要將整理、分類、歸檔、儲存等環(huán)節(jié)工作分開。各工作管理人員需管理好自己的工作區(qū)域，從而為高質(zhì)量的檔案管理工作提供堅實的基礎(chǔ)保障。

2.4 檔案管理工作中科學(xué)地運用現(xiàn)代科技

化工企業(yè)在檔案管理工作進展過程中，還要做到與時俱進，科學(xué)、合理地運用現(xiàn)代高新技術(shù)，從而大幅度提升檔案管理工作質(zhì)量及工作效率。現(xiàn)代科技主要是通過將檔案轉(zhuǎn)變成為電子版，然后再針對檔案的類型進行整理、分類、儲存，這樣不僅能大幅度提高檔案調(diào)取速度，同時還能保證檔案儲存質(zhì)量[6]。另外，通過互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等高新技術(shù)，還有實現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享，從而提高化工企業(yè)高層管理人員對檔案狀態(tài)的掌握程度，對企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題，及時做出改進或者解決方案具有重要意義。另外，實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，還有助于減少化工企業(yè)檔案管理人員的工作量，有助于避免由于復(fù)雜的檔案管理工作，導(dǎo)致檔案錯誤儲存現(xiàn)象的出現(xiàn)，有助于保證檔案管理工作的精準程度，從而為化工企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為化工企業(yè)發(fā)展過程中的重要組成成分，在檔案管理工作進行中，如果缺乏完善的管理制度，就會導(dǎo)致檔案管理工作中諸多問題的出現(xiàn)，會嚴重限制化工企業(yè)經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展。因此，化工企業(yè)為提升檔案管理質(zhì)量，需要根據(jù)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及隱患，采取正確手段進行解決與防治。另外，化工企業(yè)檔案管理部門需要不斷對檔案管理思路進行創(chuàng)新，并在符合社會經(jīng)濟發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)之上，制定健全、縝密的檔案管理制度，從而為化工企業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)保障。

參考文獻：

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