化工現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)探究

李翠蘭

關(guān)鍵詞：化工現(xiàn)代化企業(yè);檔案;管理數(shù)字化

在電子商務(wù)、計算機輔助管理等技術(shù)應(yīng)用范圍不斷拓展的背景下，企業(yè)內(nèi)部管理數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗日益豐富，為化工現(xiàn)代化企業(yè)紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換提供了充足的可借鑒經(jīng)驗。這種情況下，作為管理“化工現(xiàn)代化企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的具有考察價值的原始記錄”的檔案部門，就需要主動邁進數(shù)字化時代，開展紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

1 化工現(xiàn)代化企業(yè)紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的目的

化工現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理數(shù)字化主要指檔案的電子化、信息化。即依托現(xiàn)代高科技手段，以檔案信息資源的開發(fā)利用為核心的檔案信息資源高效利用過程[1]。這種情況下，化工現(xiàn)代化企業(yè)紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的目的就為：通過計算機管理軟件，在各個環(huán)節(jié)，將存儲在紙質(zhì)載體上的檔案信息部分轉(zhuǎn)移到磁性介質(zhì)上，如磁盤、光盤、磁帶等，便于計算機管理軟件識別處理，且可以在化工現(xiàn)代化企業(yè)內(nèi)網(wǎng)上高速共享可供識別利用的代碼序列。

2 化工現(xiàn)代化企業(yè)紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的原則

2.1 安全真實

安全真實是化工現(xiàn)代化企業(yè)紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的首要原則。化工現(xiàn)代化企業(yè)不僅需要保證數(shù)字化建設(shè)過程中檔案原件安全，數(shù)字化副本可以全方位展現(xiàn)原件內(nèi)容，而且需要盡可能避免對檔案內(nèi)容進行額外刪除、添加處理，保持檔案原始面貌。

2.2 全員參與

化工現(xiàn)代化企業(yè)內(nèi)的每一位員工都是紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的重要個體，也是紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量的重要保障。因此，在紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，企業(yè)應(yīng)創(chuàng)造一個安全、平等、和諧的環(huán)境，充分認(rèn)可每一位員工的創(chuàng)造價值。并通過教育、宣貫等手段，逐步提高內(nèi)部職工對檔案管理數(shù)字化的重視。

2.3 規(guī)范高效

化工現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理數(shù)字化需要遵循國內(nèi)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以數(shù)字化副本技術(shù)參數(shù)、工作流程及分辨率為重點，規(guī)范開展作業(yè)。同時對紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換投入必要性進行評估，結(jié)合企業(yè)實際情況，均衡效益、進度、質(zhì)量，選擇最優(yōu)方案。

3 化工現(xiàn)代化企業(yè)紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的措施

3.1 注重前期規(guī)劃

在信息化時代，化工現(xiàn)代化企業(yè)內(nèi)部各個部門對于檔案利用的需求也處于時刻變化狀態(tài)，為了保證紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換效益，化工現(xiàn)代化企業(yè)應(yīng)強化調(diào)研，突出重點，分步驟開展，以各部門對檔案資源利用需求為引導(dǎo)，結(jié)合企業(yè)實際利用需求、檔案室內(nèi)部館藏情況，進行紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換范圍的合理劃定。針對化工現(xiàn)代化企業(yè)各科室檔案利用實際情況，在企業(yè)內(nèi)生產(chǎn)檔案、文書檔案、基本建設(shè)檔案、財務(wù)檔案等類別中，可以優(yōu)先選擇生產(chǎn)檔案作為數(shù)字化建設(shè)對象，優(yōu)先選擇利用頻率較高的具體項目，將其數(shù)字化掛載到檔案系統(tǒng)內(nèi)，提高生產(chǎn)檔案利用效率。

在紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換對象確定后，化工現(xiàn)代化企業(yè)可以跨部門合作的方式，獲得企業(yè)內(nèi)生產(chǎn)檔案數(shù)字化相關(guān)資料，對現(xiàn)階段生產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中累積的質(zhì)量問題進行匯總分類，主要為圖像外斜損壞、文件模糊、缺頁漏頁、著錄信息不全、掛接錯誤、檔案原件破壞等。隨后針對相關(guān)問題表現(xiàn)，從規(guī)范、人員、管理幾個方面入手，明確化工現(xiàn)代化企業(yè)紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量影響因素。其中規(guī)范主要指在化工現(xiàn)代化企業(yè)紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中需要兼顧國家、行業(yè)、本企業(yè)等多個方面標(biāo)準(zhǔn)要求及安全保密規(guī)范;人員主要指人員配備情況、素質(zhì)高低對化工現(xiàn)代化企業(yè)紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量具有直接的影響;管理主要指化工現(xiàn)代化企業(yè)紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中方案選擇、組織機構(gòu)建立、目標(biāo)設(shè)置對建設(shè)效率具有直接的影響[2]。在紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換影響因素明確后，化工現(xiàn)代化企業(yè)可以進行對應(yīng)管理對策的制定，如參照國家標(biāo)準(zhǔn)確定數(shù)字化建設(shè)參數(shù)、采取雙崗雙控負(fù)責(zé)機制、加強文件偏差檢查校正等。

3.2 搭建安全環(huán)境

安全的環(huán)境是化工現(xiàn)代化企業(yè)紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程順利推進的保障。化工現(xiàn)代化企業(yè)可以優(yōu)先選擇具有原檔案庫房較近、具備完善保密安防措施、便于檔案管理人員進出的區(qū)域，進行數(shù)字化檔案基地建設(shè)，以便檔案管理人員在原檔案文件數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中可以兼顧日常辦公，保證紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換效率[3]。同時依據(jù)檔案保護標(biāo)準(zhǔn)，做好防水、防火、遮陽工作，配備門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)，禁止人員將U盤、移動硬盤及手機帶入檔案數(shù)字化工作基地。必要情況下，可在燈管上安裝遮蔽紫外線的裝置，避免紫外線對暫存檔案質(zhì)量造成不利影響。

在紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換基地建設(shè)完畢后，化工現(xiàn)代化企業(yè)可以選擇恰當(dāng)?shù)臋n案數(shù)字化建設(shè)設(shè)備，如平板式掃描儀、溫濕度控制設(shè)備等。其中掃描儀主要選擇DS60000高速兩用型掃描儀，可以通過自動送稿器進行高質(zhì)量檔案、不平整檔案的自動批量掃描，并對掃描后圖像進行自動糾偏、翻轉(zhuǎn)、去污處理。在掃描設(shè)備準(zhǔn)備完畢后，根據(jù)相關(guān)文件要求，結(jié)合化工現(xiàn)代化企業(yè)檔案借閱的需求、設(shè)備性能，可以設(shè)定掃描分辨率在一定標(biāo)準(zhǔn)以上，存儲格式則可選擇PDF格式。

3.3 加強質(zhì)量控制

首先，在檔案管理數(shù)字化成果保存標(biāo)準(zhǔn)確定之后，化工現(xiàn)代化企業(yè)應(yīng)從前端質(zhì)量控制入手，進行紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量保障方案制定，明確檔案管理數(shù)字化副本完整性、私密性保障措施，保證紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換工程規(guī)范開展[4]。同時考慮到現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)具有多種類型檔案，為證明數(shù)字副本來源可信性，化工現(xiàn)代化企業(yè)應(yīng)制定詳細(xì)的數(shù)字化任務(wù)、對象的書面授權(quán)、審批流程，規(guī)范驗收報告、質(zhì)檢結(jié)果憑證、數(shù)字化成果移交單等不同類型歸檔保存工作文檔證據(jù)鏈證明。

其次，化工現(xiàn)代化企業(yè)應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換成果進行檢查，如圖像是否偏斜、缺失或模糊等。若發(fā)現(xiàn)檔案圖像偏斜，應(yīng)及時進行糾偏，以檔案副本中文字，或者表格下劃線為參照物，對方向不正確圖像進行旋轉(zhuǎn)，保證偏斜度在1.0%以下;而在發(fā)現(xiàn)檔案副本出現(xiàn)部分信息缺失、模糊時，應(yīng)對源文件進行重復(fù)掃描，保證掃描件灰度在100dpi以上（彩色圖掃描要求在300dpi以上），分辨率在200dpi以上。

最后，在確定圖像質(zhì)量無誤后，化工現(xiàn)代化企業(yè)可以對圖像全文進行逐一識別，并有選擇的開展人工校對[5]。同時全方位檢驗檔案掃描、拆分、去污、插圖、文本圖像匹配情況，并對文本錄入、文件頁數(shù)、頁號及文本錄入標(biāo)引進行對比分析，保證加工后數(shù)字化檔案在清晰度、總數(shù)量、完整性方面與源文件一致。隨后采用磁盤陳列存儲與光盤存儲相結(jié)合的方式，進行數(shù)據(jù)備份、登記，并將數(shù)字化圖像上傳至數(shù)據(jù)庫，與目標(biāo)數(shù)據(jù)進行掛接。掛接后在線打開再次核查頁碼、頁數(shù)、內(nèi)容，便于后期檔案管理、使用。

4 總結(jié)

綜上所述，化工現(xiàn)代化企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜度較高的系統(tǒng)工程，也是工業(yè)行業(yè)企業(yè)邁入新階段的重要標(biāo)志。因此，化工現(xiàn)代化企業(yè)應(yīng)從檔案管理數(shù)字化內(nèi)涵入手，結(jié)合本企業(yè)內(nèi)部管理數(shù)字化建設(shè)情況，積極開展紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換規(guī)劃，搭建更加安全的檔案管理數(shù)字化環(huán)境，嚴(yán)格把控紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量，保證紙質(zhì)檔案管控向數(shù)字化轉(zhuǎn)換效率。

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