簡(jiǎn)論信息時(shí)代下加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的措施

李靜

摘要：行政事業(yè)單位檔案的科學(xué)管理是適應(yīng)行政事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要。因此為了適應(yīng)信息時(shí)代的需要，本文闡述了信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理特征及其管理意義，對(duì)信息時(shí)代下加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的措施進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;行政事業(yè)單位;檔案管理;特征;意義;措施

隨著科技的進(jìn)步發(fā)展，使得檔案記錄方式也出現(xiàn)了多樣化趨勢(shì)，而且行政事業(yè)單位檔案管理對(duì)于促進(jìn)行政事業(yè)單位的健康發(fā)展非常重要，基于此，以下就信息時(shí)代下加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的措施進(jìn)行了探討分析。

一、信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理特征

（一）網(wǎng)絡(luò)化特征。信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化‘隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。基于網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上進(jìn)行行政事業(yè)單位檔案管理，不僅能夠提高行政事業(yè)單位檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省人力物力，對(duì)于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大優(yōu)勢(shì)。

（二）便捷特征。信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理具有便捷化特征。信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理就是基于信息化的基礎(chǔ)上，對(duì)各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源形式，其有利于提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，在查詢和整理環(huán)節(jié)也提供了巨大的便捷。

二、信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理意義

（一）滿足檔案使用要求。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、信息查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)分析，可以在短時(shí)間內(nèi)生成各種不一樣的表格。要想合理開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實(shí)基礎(chǔ)工作;在檔案日常工作方面盡量實(shí)行微機(jī)化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù)，確保資料信息化;建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，有利用檔案日常管理中的檔案編目、檢索及查詢統(tǒng)計(jì)等工作。保護(hù)實(shí)體檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的實(shí)效性、真實(shí)性和正確性是非常重要的，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查閱以及打印。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理，首先是在管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范信息流動(dòng)渠道，使信息中心成為信息的唯一收集和發(fā)布者。行政事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)是對(duì)信息資料的依賴，現(xiàn)代管理的信息資料信息量大，動(dòng)態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣，建立科學(xué)合理的信息庫(kù)成為急需解決的問(wèn)題。信息中心要把信息庫(kù)的建設(shè)和行政事業(yè)單位檔案管理結(jié)合起來(lái)，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息統(tǒng)一起來(lái)。要想獲取上述的目標(biāo)，就要確保擁有充足的技術(shù)工作者，而那些既了解資料，又對(duì)信息知識(shí)很熟悉的工作者是組建團(tuán)隊(duì)的首要選擇。要想真正實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，首先必須要做的就是合理使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決好信息共享問(wèn)題。

（三）提高檔案利用效率。信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理目的是借助信息技術(shù)，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實(shí)完善檔案信息，添加一些能夠體現(xiàn)個(gè)人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容，確保檔案不再像是過(guò)去一樣，過(guò)于模式化。同時(shí)還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和職工流動(dòng)速率保持一致。行政事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該對(duì)檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立相關(guān)跟蹤系統(tǒng)，不斷提升檔案的價(jià)值。

三、信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理措施

（一）充分運(yùn)用新技術(shù)推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新。信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理，只有不斷創(chuàng)新才能夠促使行政事業(yè)單位檔案管理更加的方便、快捷和安全。在相關(guān)設(shè)備運(yùn)用上需要與時(shí)俱進(jìn)，設(shè)計(jì)更加專業(yè)的行政事業(yè)單位檔案管理軟件，提高計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存效果。同時(shí)為了有效保障信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理，還需要從源頭上降低檔案出現(xiàn)的毀損率，通過(guò)提高技術(shù)降低電磁的干擾，與此同時(shí)技術(shù)人員開發(fā)專業(yè)的檔案信息管理軟件，從而提高行政事業(yè)單位檔案管理與現(xiàn)代辦公系統(tǒng)之間的融洽性，從而提升行政事業(yè)單位檔案管理效率。

（二）加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理人才建設(shè)。（1）加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)。現(xiàn)有的檔案部門工作人員是信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理的中堅(jiān)力量。因此，在信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員信息知識(shí)的教育，訓(xùn)練他們的實(shí)際操作技能。（2）引進(jìn)信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)人才。信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護(hù)等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，行政事業(yè)單位檔案管理部門有必要引進(jìn)軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中的各種技術(shù)難題。

（三）強(qiáng)化行政事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)。（1）信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理有別于傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位檔案管理方式與方法，因此行政事業(yè)單位檔案管理部門要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一套新的并適合信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理有制度的保障，實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。（2）樹立安全保密意識(shí)。信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理中一個(gè)重要的問(wèn)題即是安全問(wèn)題。電子檔案信息是通過(guò)數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問(wèn)題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存盤，正確操作計(jì)算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理不僅能滿足檔案使用，同時(shí)也能提高對(duì)于檔案信息的使用效率，并且可以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，因此為了充分發(fā)揮行政事業(yè)單位檔案的作用，必須加強(qiáng)對(duì)信息時(shí)代下的行政事業(yè)單位檔案管理措施進(jìn)行分析。

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