新形勢下提高機關檔案管理工作水平探討

高佳

摘要：我國的機關單位是行使國家職能的各種部門、機構，機關單位檔案管理工作涉及各部門工作和各項活動的真實記錄、涉及一些國家機密，機關檔案管理工作至關重要。但是，現(xiàn)階段，我國機關檔案管理工作存在很多問題亟待解決。筆者就新形勢下，機關檔案管理工作的高效開展提出一些優(yōu)化措施，旨在為實踐操作提供一定借鑒價值。

關鍵詞：新形式;機關檔案;工作水平;應對策略

引言

社會的發(fā)展越來越快速和便捷，因此我們在工作中要隨著社會的變化加以整改，做好檔案管理工作是一個單位對待工作態(tài)度的體現(xiàn)。檔案管理工作最主要的內(nèi)容就是對檔案的整理和保管，并且記錄好檔案的使用情況。做好檔案管理工作關系到一個部門甚至一個單位的工作水平和整體工作效率，必須對其進行高度重視，提出具體的解決措施。

一、機關檔案管理工作的重要性

對于機關單位來說，檔案的管理和處置是一件十分重要的事情，處理檔案的方式不正確可能引起資料的泄露和文件的損毀等重要問題，檔案作為一個單位的重要存在，管理不容半點馬虎。對于機關單位的文件應該及時備份、編號、收存等，并且對于工作中產(chǎn)生的文件要及時進行翻閱、整理、分類和保存，對于文件的有序處理能夠在工作中起到事半功倍的作用，大大節(jié)約工作中不必要的準備時間，便于工作的展開和總結。從目前的機關工作來看，工作內(nèi)容是十分繁雜的，這就意味著機關單位的檔案內(nèi)容十分龐大，對于檔案的有效處理能夠使機關單位的檔案工作跟上社會的需求，工作的需要，使檔案管理工作逐漸走向現(xiàn)代化、信息化、科學化，成為機關單位工作時的得力助手，共同增強機關單位的工作效率。

二、新形勢下提高機關檔案管理水平的策略

（一）樹立科學的機關檔案管理理念

機關檔案管理工作傳統(tǒng)的理念比較墨守成規(guī)、因循守舊，缺乏科學的管理理念。隨著我國政治體制的改革、經(jīng)濟的發(fā)展、社會的進步、科技的不斷發(fā)展，機關檔案管理面臨新的種種問題，缺乏與時俱進、高度創(chuàng)新的發(fā)展理念，稍有不慎便與時代脫軌。其次，部分單位沒有正確認識機關檔案管理的重要性，沒有引起高度的重視，導致一些工作人員工作中出現(xiàn)敷衍了事、拖沓滯后的現(xiàn)象，毫無責任感可言;另外，一些行政部門開展工作時沒有高效利用機關檔案，導致工作效率長期得不到提高，最終導致國家職能部門的工作效率和工作質量難以提高。筆者認為，隨著科技的發(fā)展，信息化、電子化的發(fā)展和普及，電子文件、電子檔案管理健全制度的建立，電子檔案管理技術成為未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢。新形勢下，已有很多單位采用電子檔案管理方式，電子檔案的管理水平、管理技術也在不斷提高，眾多單位已基本實現(xiàn)文件、檔案一體化管理。

從目前的發(fā)展趨勢來看，我們能清楚地認識到電子檔案的采集、存儲、管理和歸檔等等工作必須在計算機、智能手機等電子設備上進行。因此，各單位要樹立科學的機關檔案管理工作理念，加強宣傳推廣電子檔案管理的力度，定期組織相關培訓來學習如何做好電子檔案管理工作。另外，必須補全開展電子檔案管理工作的硬件設備，途中不容有任何疏忽，導致機關檔案遭受損失。

（二）創(chuàng)新管理方法和管理技術

落后的檔案管理技術和管理方法是我國機關檔案管理工作面臨的又一個嚴重的問題，現(xiàn)階段，我國的機關檔案管理工作還是以人力管理為主，計算機等現(xiàn)代化智能設備沒有被充分利用，網(wǎng)絡化、信息化的優(yōu)勢在檔案管理工作中沒有得到充分展現(xiàn)，落后的管理技術和方法難以滿足現(xiàn)代高科技和信息化的要求，導致檔案管理工作效率和工作質量長久得不到提高，甚至還會導致一些機關檔案受損或丟失。很多機關單位供存放檔案的空間小、內(nèi)部硬件設備不夠完善、存放檔案的柜子各種各樣、不統(tǒng)一，導致機關檔案管理存在安全問題，有時可能因為一次火災、地震等災害就會導致這些檔案不復存在，造成嚴重的損失。新形勢下，機關檔案管理工作必須與時俱進、克服改正自身的缺點，以促進檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。筆者認為，必須建立健全機關檔案管理有關的法律法規(guī)和制度，規(guī)范檔案管理工作，讓檔案管理工作的開展有法可依、有法必依。

首先，成立專門的檔案管理工作部門，實行責任制、問責制，將責任落實到每個人身上，提高工作人員責任感;做到分工明確，各司其職，提高工作有效性;加強各單位組織之間的溝通與協(xié)作，及時了解掌握各單位的實際情況，提高工作效率。其次，各單位可采取激勵競爭機制，為提高工作人員之間的競爭意識，可采取相應的獎勵激勵制度，因為有競爭，才會有動力，才會有進步，才會有成果，促進高素質、高水平人才的培養(yǎng)。另外，要完善檔案管理經(jīng)費制度，上級領導部門要適當加大在機關檔案管理工作方面的資金投入，完善檔案管理工作需要的硬件、軟件設備設施。通過建立健全相關的檔案管理制度、規(guī)范各項機關工作，來提高檔案管理工作效率與工作質量。隨著科技的日新月異，信息化、網(wǎng)絡化的普及，傳統(tǒng)的以人工為主的檔案管理工作已經(jīng)滿足不了21世紀發(fā)展的需要。因此，要想做好檔案管理工作，必須加大技術、管理方式方法的創(chuàng)新力度，利用現(xiàn)代化的科研成就，結合自身的檔案管理相關制度，充分利用網(wǎng)絡化、信息化、數(shù)字化的管理手段，找出現(xiàn)階段檔案管理工作中的不足并加以改正，創(chuàng)新檔案管理方式，創(chuàng)造出一種適合自身發(fā)展需要的集現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化于一體的檔案管理方式，并不斷與時俱進。以此來大大提高檔案管理的工作效率與工作質量。

（三）重視管理團隊建設，提高工作人員綜合素質

要想做好機關檔案管理工作，工作人員的專業(yè)素質與綜合素質起到至關重要的作用。但是，現(xiàn)階段，從事機關檔案管理的工作人員普遍專業(yè)技能、綜合素質不達標，大部分工作人員缺乏先進、科學的管理理念，缺乏創(chuàng)新精神，沒有完全掌握有關檔案管理工作的法律法規(guī)，甚至很多人沒有認識到檔案管理工作的重要性，導致在工作的過程中常常沒有嚴格要求自己，敷衍了事，缺乏責任感。因此，提高檔案管理工作人員的綜合素質是提高檔案管理工作質量和效率的重要手段之一。

機關檔案管理工作要想適應現(xiàn)代化的發(fā)展，還必須重視檔案管理團隊、人才隊伍的建設，重視提高工作人員的綜合素質。因為檔案管理工作非常講究專業(yè)性、連續(xù)性、系統(tǒng)性。檔案管理工作者必須具有超強的服務意識和服務理念，堅持為本單位服務、為國家服務、為人民服務。必須要有嚴格的職業(yè)操守、較高的綜合素質，要忠于職守、愛崗敬業(yè)。其次，相關行政部門要加強工作人員的培訓，可定期組織相關的知識講座、專家座談會，組織不同省、市的機關檔案管理工作者開展工作經(jīng)驗交流會、分享工作經(jīng)驗，不斷提高工作人員的專業(yè)素質和綜合素質;另外，加強檔案管理工作團隊建設，選拔一些專業(yè)技能強、責任感強、綜合素質高的工作人員，進行相關培訓，組建優(yōu)秀的檔案管理團隊，最后，還可建立相關的薪資激勵制度，以調動工作人員的工作主動性與積極性。

三、結語

機關檔案管理工作是一項系統(tǒng)性強、多元化的綜合性工作，工作人員在了解掌握相關的理論知識的同時，必須注重社會實踐、工作實踐，還需要掌握電子計算機技術、電子檔案管理技術，遵守相關的法律法規(guī)。檔案管理工作關系到國家職能部門的正常運轉、關系到一些國家機密，所以必須引起高度重視，增強責任感。

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